Neste artigo, abordamos os principais desafios que os gerentes de contratos podem considerar durante 2021 e as perspectivas para abordar cada um deles.

Quais são os principais desafios para os gerentes de contratos?

A transformação digital tem o poder de transformar o modo como as empresas fazem negócios e se relacionam com seus clientes e fornecedores.

E uma coisa é clara: a maneira tradicional de gerenciar contratos simplesmente não funciona mais, visto que a necessidade de velocidade só aumenta, assim como a exigência por eficiência.

Logo, os gerentes de contratos precisam cada vez de informação, agilidade e capacidade de resposta.

Entre todos os aspectos cruciais, é necessário principalmente ter mais visibilidade de seus contratos para se manter informado e tomar melhores decisões. Portanto, os gerentes de contrato têm cada vez mais uma ampla gama de responsabilidades.

Neste sentido, os gerentes de contratos, principalmente os que atuam em cadeias de suprimento, necessitam de ferramentas que possam ajudá-los a melhorar margens, reduzir custos e gerenciar riscos. E, sobretudo, que liberem tempo para se tornarem mais estratégicos.

Neste artigo, listamos 5 desafios para os gestores de contratos e também as perspectivas que as novas tecnologias – como o software de gestão de contratos – podem oferecer.

Desafio 1 – Obter dados e informações claras

Uma das maiores dificuldades no gerenciamento de contratos é a falta de clareza e alcance dos objetivos ou resultados que ambas as partes estão celebrando.

Sem objetivos claros, ambas as partes acabam correndo o risco de assinar um contrato, sem ter informações suficientes de todas as cláusulas e termos que abrangem o contrato.

Quando isso ocorre, os contratos se tornam até mesmo responsáveis pelo vazamento de receitas e disputas.

E uma das responsabilidades dos gerentes de contratos é evitar exatamente esses riscos. E diante da exigência de gerenciar um volume cada vez maior de documentos, fica cada vez mais difícil ter controle sobre isso.

Perspectiva: Com uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, os resumos dos principais serviços e condições podem ser vistos diretamente ao lado dos contratos, facilitando a visualização de contratos mais longos ou mais complexos em um nível alto, ajudando e acelerando o processo de revisão.

Desafio 2: Colocar as partes interessadas do contrato lado a lado

Os gerentes de contrato geralmente confiam nas partes interessadas para participar de várias atividades de gerenciamento de contratos.

Isso pode variar desde fornecer orientações sobre por que e como um contrato precisa ser alterado até a validação do desempenho da prestação de serviços do fornecedor.

No entanto, é difícil manter todos os interessados na mesma página quando o processo não é automatizado.

Perspectiva: A plataforma de gestão de contratos permite que as partes envolvidas rastreiem o envolvimento de cada usuário  no processo e o progresso de cada documento. Cada pessoa com permissão de acesso tem a capacidade de visualizar as edições feitas por uma parte específica e comentar uma seção específica do contrato para responder a perguntas ou oferecer termos ou termos alternativos.

Desafio 3: Verificar a conformidade regulatória

Cada vez mais novas leis, regulamentos e políticas aplicáveis ​​a organizações de todos os tipos entram em vigor o tempo todo.

Estar sempre em conformidade com esse ambiente regulatório, exige que os gerentes de contratos estejam bem informados e estar ciente das leis. 

Portanto, é crucial que as informações utilizadas nos contratos de uma organização sejam coletadas, documentadas atualizadas e disponibilizadas facilmente para os gerentes de contrato.

Perspectiva: Com uma plataforma de gestão de contratos, por meio das ferramentas de fluxo de trabalho, os gerentes de contrato e as partes interessadas podem estabelecer mecanismos que permitam à organização cumprir as obrigações regulamentares aplicáveis ​​a cada contrato. 

Desafio 4. Gerenciar as lacunas do processo

Depois que um contrato é assinado, a transferência da equipe que gerencia o negócio para a equipe de implementação pode ser repleta de gargalos, principalmente por falhas na comunicação.

Quem recebe o contrato nem sempre tem conhecimento sobre como a transação foi negociada, o que pode levar a  confusão na entrega de um produto, serviço ou execução de uma projeto dentro de uma organização.

Perspectiva: A transparência oferecida por uma plataforma de contratos digitais aumenta a facilidade com que as informações podem ser compartilhadas, permitindo uma maneira fácil de garantir os compromissos e obrigações pela equipe de implementação.

Desafio 5 – Gerenciar riscos

Outra área importante de gerenciamento de projetos que é útil no ambiente de contratação que está a cargo do gerente de contratos é o gerenciamento de riscos no relacionamento.

Esses riscos podem estar relacionados a áreas específicas do contrato, como termos do contrato sobre responsabilidade ou indenização ou a entregas específicas do contrato, entre outras.

Entretanto,  a quantidade de tarefas nos processos de gerenciamento de contratos é alta, e sem a automação necessária é quase impossível minimizar esses riscos, mesmo com todo o esforço realizado para abordá-los e combatê-los.

Perspectiva: Uma plataforma de gestão de contratos oferece um repositório unificado para todos os seus contratos. Ter todas essas informações ajuda a rastrear todos os benefícios e valores de seus contratos, além de prever possíveis riscos que possam ocorrer.

Quer saber mais sobre o que uma solução completa de gestão de contratos pode fazer por você e a sua empresa?  Faça o seu cadastro na nossa plataforma ou fale com um dos nossos consultores no chat para uma demonstração Gratuita.

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais