Você já dimensionou como os processos baseados em documentos afetam a sua produtividade? Aqui estão 7 estatísticas que você deve conhecer.

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Qual o impacto dos processos de documentos no seu dia a dia?

Se você ainda faz a gestão seus documentos de forma tradicional, as estatísticas que listamos aqui vão mostrar para você porque é preciso repensar suas estratégias relacionadas aos seus documentos. 

Confira estas estatísticas surpreendentes sobre os desafios mais prováveis que a grande maioria das empresas enfrentam em seu dia a dia quando precisam: 

• Criar contratos
• Compartilhar documentos
• Assinar documentos
• Pesquisar versões atualizadas
• Obter informações dos contratos

Continue lendo e confira os desafios que impactam diariamente a sua gestão de contratos.

7 fatos surpreendentes sobre gerenciamento de contratos

1 – Os trabalhadores gastam em média 50% do tempo criando e preparando documentos

O estágio de criação e elaboração de contratos apresenta um dos primeiros desafios que as organizações enfrentam ao gerenciar o ciclo de vida do contrato.

Isto acontece porque a elaboração manual de contratos é um processo demorado, visto que é preciso evitar erros e  obrigações negligenciadas. Em vista disso, o processo exige muito tempo e dedicação.

2 – Funcionários de escritórios tradicionais passam em média 6 horas por semana pesquisando documentos físicos

Quando o processo de contratação é manual isso significa que os contratos são armazenados em vários locais, em gabinetes de arquivos físicos, pastas de computadores ou discos rígidos.

Ou seja, não existe um local centralizado onde todos os contratos da organização possam ser armazenados e visualizados. Com os contratos armazenados em diversos locais, o tempo gasto em pesquisa é bastante significativo.

3 – 45% das empresas dizem que assinar um contrato pode levar mais de uma semana

O tempo para assinar um contrato é outro elemento oculto que reduz a eficiência e aumenta o custo das empresa. Visto que após a revisão, a negociação é outro estágio que pode atrasar a assinatura do contrato.

Nesta etapa, tudo pode atrasar, desde a falta de visibilidade de onde os contratos estão presos no fluxo de trabalho até os e-mails perdidos, além de registro de históricos para ajudar na tomada de decisões mais rápida.

Confira aqui, como resolver essa lacuna em seu processo: Gestão de contratos online, o tempo é tudo. 

4 – 92% de profissionais ainda revisam e colaboram em documentos por email

Você envia contratos para seu colega de trabalho e espera uma resposta por e-mail por um longo tempo. E então, em vez de receber o documento preenchido, você recebe um e-mail dizendo que eles não sabem ao certo o que devem fazer com ele?

Saiba que a falta de comunicação é um problema grave que pode atrasar seriamente o processo de conclusão dos contratos. Em alguns casos, pode até causar uma falha completa no contrato.

Pois bem, essa é uma situação bastante comum que poderia ser facilmente evitada ao adotar um sistema de gestão de contratos que ofereça ferramentas de fluxo de trabalho automatizado.  

5 – 83% dos funcionários costumam recriar documentos existentes, pois não os encontram na rede da empresa

De fato, é importante verificar os contratos de tempos em tempos – e permitir que outros membros da equipe façam o mesmo – para garantir que sua empresa esteja funcionando da maneira mais econômica. Mas como fazer isso sem  tomar o tempo dos funcionários, se existe dificuldades para encontrar um documento.

6 – Os trabalhadores compartilham uma média de seis documentos diariamente

Cada contrato possui várias partes diferentes, e isso pode significar que vários departamentos ou membros da equipe precisam dar uma olhada nele para garantir que o contrato esteja de acordo.

Mas mais uma vez, compartilhar tantos documentos por e-mail ou fisicamente acaba tomando grande parte do tempo da equipe por falta das ferramentas adequadas de colaboração.

7. Os processos ineficientes de documentos podem roubar mais de 20% da produtividade geral da equipe

Com vários modelos de contrato diferentes em toda a organização e nenhuma biblioteca de cláusulas pré-aprovada, os revisores devem gastar tempo e esforço extra para garantir que os contratos estejam em conformidade.

Além disso, a estimativa é que em processos manuais 7,5% de todos os documentos são perdidos e outros 3% são arquivados incorretamente. Diante disso, é quase possível manter um processo eficiente sem automação.

Conclusão

Se você ainda manipula arquivos sem a ajuda da tecnologia, talvez os números citados acima podem ter surpreendido você  e o deixado mais inspirado para repensar a sua gestão de documentos.

Ademais, o cenário dos negócios está mudando para sempre, e isso também significa que as empresas devem tentar acompanhar essa evolução.

As empresas que estão olhando para o futuro, já estão usando a tecnologia de gerenciamento de contratos para automatizar a criação, a negociação e a execução de contratos até o vencimento.

E você? Quer fazer parte dessa transformação também? Cadastre-se na nossa plataforma e descubra como a Juridoc pode ajudar você a gerenciar melhor seus contratos e documentos jurídicos.

* Fonte das Estatísticas: Tech Crunchies, SmallBizTrends , M-Files,  PricewaterhouseCoopers, Software Advice,  e Nitro.

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