Gestão de contratos on-line: o tempo é tudo

O gerenciamento de contratos on-line é uma inovação cada vez mais adaptada pelas empresas que buscam fazer mais, em menos tempo e com menor custo.

Gestão de contratos on-line: menos tempo e mais eficiência

Os valores dos negócios estão mudando, forçando as empresas a perceber e identificar versões cada vez mais eficazes que superem as dificuldades dos modelos tradicionais.

Neste cenário cada vez mais digitalizado, o tempo se torna um bem hiper valioso, visto que ninguém quer ou pode perder tempo com tarefas que podem ser simplificadas pela automação.

E o gerenciamento de contratos on-line é uma das mais recentes invenções baseadas em tecnologia que permite às empresas gerenciarem suas interações da melhor maneira com seus funcionários, clientes, fornecedores, investidores e parcerias.

Mas como fazer uma gestão de contratos on-line? Em primeiro lugar, é preciso saber que a gestão on-line é a automação de todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação do documento à sua revisão, passando pela assinatura e negociação.

Em resumo, o uso de uma plataforma ou software digital aumenta a velocidade do contrato, reduzindo os riscos e garantindo a conformidade regulatória. Todos esses aspectos acabam contribuindo para otimizar as relações comerciais.

Além disso, as empresas maximizam a receita e reduzem os custos e, sobretudo, liberam tempo para se concentrar em atividades fins e estratégicas.

Agora que você já sabe o que é gestão de contratos on-line, acompanhe os próximos tópicos e descobre porque ao invés de ativos, os contratos passam a ser um passivo quando estão sujeitos ao gerenciamento manual.

E, se você quer entender melhor o que é gestão de contratos, sugerimos a leitura do artigo Gestão de Contratos: o que é, etapas e benefícios. 

Por que mudar para uma gestão de contratos on-line?

O primeiro motivo talvez já esteja descrito no título deste artigo: tempo é tudo. E a gestão de contratos on-line em toda e qualquer empresa pode reduzir a quantidade de tempo que você gasta do início ao fim em contratos e quaisquer outros documentos legais.

Essa redução pode ser de até 80%. Tempo que você e sua equipe podem usar para concentrar-se no que interessa.

Por exemplo, sobra mais tempo para focar no treinamento de funcionários no caso de um departamento de Recursos Humanos, no fechamento de mais negócios se a ferramenta for utilizada por uma equipe de vendas. Ou ainda na prospecção de novos clientes, no caso de uma solução adotada em um escritório jurídico.

Se levar em conta a estimativa do Gartner de que as transações comerciais são regidas entre 60% e 80% por contratos, pode-se concluir facilmente que um processo simplificado de contratos é uma necessidade para empresas de qualquer setor.

Aqui está uma lista de benefícios que podem convencê-lo em apenas alguns minutos a mudar para uma gestão on-line:

  • A gestão de contratos on-line melhorara a renovação de vendas a uma taxa de 25%.
  • Aumenta a receita em 1-2%.
  • Reduz o tempo de ciclo do contrato pela metade.
  • Aumenta consideravelmente a eficiência de vendas para permitir que a equipe de vendas atinja ou ultrapasse as suas metas.
  • As equipes se concentram mais em suas tarefas-fins em vez de se preocupar com as tarefas que envolvem todo o ciclo de contratação.
  • O gerenciamento mais eficiente fortalece as parcerias comerciais.
  • A automação aumenta a visibilidade e facilita o acesso a relatórios e auditorias.
  • É possível exercer um controle mais rígido dos dados que entram e saem da sua empresa.
  • Com mais informações em mãos, sempre é possível aumentar o poder de negociação.
  • A renovação de contratos se torna um processo mais hábil e tranquilo, sem contratempos de perder prazos ou renovar automaticamente um contrato que não vai ao encontro dos interesses da empresa.

De fato, essa lista não esvazia todos os benefícios e vantagens de uma gestão de contratos on-line, mas mostra como você pode manter o controle e levar a sua empresa a um nível mais alto de organização, conformidade e relações comerciais bem-sucedidas.

Igualmente, aponta como a tarefa de manter o controle de todos os aspectos dos contratos, da criação ao fechamento e às renovações pode ser mais suave e menos desafiadora. Confira a seguir como reduzir o tempo de todas as etapas do ciclo de vida do contrato.

Como cumprir todas as etapas da gestão de contratos em menos tempo

Para uma gestão eficiente, você deve acompanhar todas as negociações e todas as alterações de partes externas e internas. E mesmo quando o contrato é finalizado e assinado, o gerenciamento ainda não acabou.

Existem os prazos acordados para cumprir e a renovação, certo? Como você acompanha tudo isso? Se você ainda faz isso gerenciando contratos em papel, com certeza está perdendo algum dos estágios mais importantes do ciclo de vida do contrato.

Se você ainda não conhece os principais estágios de gerenciamento do contrato, recomendamos a leitura desse artigo Conheça as 9 etapas do Ciclo de Vida do Contrato. 

Foi pensando em todas as etapas do contrato, que os softwares de gestão foram projetados. Ou seja, ele mantém a integridade de todo o ciclo ao mesmo tempo em que reduz o tempo de todo o processo. Ademais, o sistema concentra e fortalece a segurança todas as informações de contratos, visto que se trata de uma tecnologia baseada em nuvem.

Então você está pronto para aprimorar a sua gestão, melhorar a sua posição como negociador e transformar os processos em sua empresa?

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