O processo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) vai além da simples criação e armazenamento de contratos de negócios. Confira como cumprir as novas etapas deste ciclo.  

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Sua empresa está usando as nove etapas essenciais da contratação?

Todo mundo sabe que um contrato precisa ser redigido, negociado e assinado, mas isso é apenas uma pequena parte de todo o processo.

Por isso, antes de saber gerenciar o ciclo de vida de seus contratos de negócios, você precisa entender exatamente o que é e como funciona esse ciclo. 

Para que uma empresa libere totalmente o valor de seus contratos, os responsáveis ou gerentes de contratos precisam conhecer e incorporar essas nove etapas essenciais em cada contrato:

• Solicitações iniciais
• Elaboração de contratos
• Negociação do contrato
• Aprovação do contrato
• Assinaturas e execução do contrato
• Armazenamento
• Gerenciamento de obrigações
• Relatório e auditoria
• Renovação do contrato

Esses estágios do gerenciamento de contratos podem ser extremamente demorados e requerem várias etapas para criar um contrato que será bem-sucedido para ambas as partes.

E o  CLM – Contratc Lifecycle Management pode transformar a maneira como as organizações gerenciam esses documentos, permitindo a redução de tempo e de todos e os custos envolvidos. 

Isso é possível porque o software CLM utiliza uma combinação de tecnologias que inclui fluxo de trabalho e de processos de negócios para criar e aprovar a execução dos contratos.

Como gerenciar cada uma das etapas do contrato de negócios?

1. Pedido

De modo geral, o ciclo de vida de qualquer contrato começa com uma solicitação da empresa, descrevendo o que eles precisam para algum projeto ou negócio.

O CLM ajuda a tornar esse processo de solicitação simples e intuitivo, coletando as informações corretas para orientar as pessoas rapidamente para a documentação apropriada.

2. Criação

Para criar novos contratos, as equipes precisam redigir um ou mais documentos com base em modelos e cláusulas aprovados. 

E a montagem automatizada de documentos pode fornecer documentos de melhor qualidade muito mais rapidamente.

3. Negociação

As negociações podem abranger termos comerciais ou legais e podem tocar muitas pessoas diferentes nos dois lados da transação.

Com o CLM, durante todo o processo, os negociadores podem alavancar uma variedade de ferramentas, incluindo manuais com posições preferenciais e substitutas, bibliotecas de cláusulas, linhas de redação e comparações de documentos.

4- Aprovação 

Durante o ciclo de vida do contrato, as equipes precisam colaborar em várias tarefas, pré e pós-execução. Isso inclui a colaboração entre vários departamentos diferentes em uma empresa para a elaboração ou aprovação de um acordo.

E dependendo do risco, valor e outros fatores, a maioria das empresas possui regras sobre quem deve aprovar cada contrato.

O CLM permite que essas regras possam ser inseridas em um processo de fluxo de trabalho que impede a liberação de documentos enquanto uma tarefa de aprovação está pendente. Igualmente, as tarefas de aprovação podem ser registradas para trilha de auditoria e conformidade. 

5 – Assinatura

Para fechar qualquer acordo, cada parte deve assinar o contrato final e o CLM pode facilitar essa etapa com as assinatura digitais em um documento eletrônico.

Quando todas as assinaturas são concluídas, o contrato final executado é compartilhado facilmente entre as partes para fins de registro.

6. Armazenamento 

Para uma visão completa do portfólio de contratos, é essencial arquivar todos os documentos. Neste ponto, uma plataforma de gestão de contratos ajuda a organizar os documentos e os dados do contrato em um repositório central. 

Assim todos sabem onde encontrar os documentos para pesquisa, contando sempre com a facilidade e segurança de um sistema robusto baseado na nuvem. 

7. Gerenciamento das obrigações

Para todo o contrato ativo há sempre diversas obrigações e compromissos contratuais que precisam ser cumpridos. 

O CLM oferece ferramentas de suporte para cumprir obrigações de desempenho, pagamento, relatório, evitando falhas que podem provocar violação contratual e resultar em algum passivo para as empresas.

Assim é possível gerenciar os direitos, renovações, alterações e relacionamentos definidos em todo o seu portfólio de contratos, por meio de rastreamento e alertas automatizados. 

8.Relatório e Auditorias 

 A automação também oferece a facilidade de relatórios e auditorias, uma das partes mais importantes do gerenciamento eficaz com clientes e fornecedores.

Dessa forma, com mais dados e uma visão aprimorada dos termos e desempenho contratuais, uma empresa pode otimizar seu portfólio para obter melhor valor e resultados com menor risco. 

9. Renovação do contrato

Caso os dados de um contrato apontem problemas e riscos e pouco desempenho é possível ajustar os termos da negociação ao renovar um contrato.

Agora que você já entende um pouco mais sobre o ciclo de vida dos contratos, você pode experimentar a solução Juridoc para gerenciar seus documentos.  Basta preencher o formulário no nosso site para testar grátis a plataforma.  

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