Aqui estão cinco dicas para gerenciar os contratos de sua pequena empresa e evitar problemas legais, fiscais e financeiros que muitas vezes atrapalham os negócios.

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Gerenciando contratos em uma pequena empresa

Mesmo em uma pequena empresa, manter relacionamentos com os clientes, fornecedores e parcerias é uma parte crucial dos negócios.

Todo proprietários de pequenas empresas precisam gerenciar as obrigações, termos e prazos de contratos para criar conexões de qualidade e estabelecer uma forte reputação para os negócios, independente do setor de atuação.

Entretanto, o gerenciamento de contratos manual pode deixar falhas no processo e torná-lo, sobretudo, ineficiente. É por isso que cada vez mais as empresas estão adotando softwares de gestão de documentos que ajudam a automatizar a criação, negociação e assinaturas.

Além disso, esses sistemas oferecem recursos como fluxo de aprovação, alertas para vencimentos, renovação e trilhas de auditoria.

Mas independente da maneira como você gerencia seus contratos, vamos dar cinco dicas para tornar o seu processo mais eficiente. Acompanhe.

1 – Crie Modelos

Embora o mesmo contrato seja usado de forma recorrente, a criação de contratos leva muito tempo – mesmo para quem redige o mesmo tipo de documento diversas vezes.

O responsável pelo contrato costuma copiar e colar daqui e dali, precisa ler várias vezes o documento e isso acaba consumindo muito tempo.

Em vista disso, trabalhar como modelos prontos e pré-aprovados ajuda a economizar tempo dos colaboradores. 

2 – Use assinaturas eletrônicas

Após a criação e aprovação do contrato, inicia-se o processo de assinatura. Mas a assinatura manual desperdiça muito tempo, visto que é necessário imprimir o documento – o que é também não é bom para o meio ambiente – e enviá-lo caso os signatários não estejam na mesma empresa, cidade ou país.  

Além disso, o documento precisa ser gerenciado, indexado e arquivado. Neste processo, as assinaturas manuais aumentam o tempo de assinatura. E quanto mais tempo é gasto, menos negócios são feitos.

Portanto, ao implementar as assinaturas eletrônicas, você reduz o tempo de negociação, assim como torna o processo mais seguro.

Se você ainda tem dúvidas sobre a segurança das assinaturas digitais, recomendamos o artigo Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica. 

3 – Fique atento a todas ações relacionadas aos seus contratos

Muitas vezes, existem ações que você precisa estar à frente. Por exemplo, todos os principais termos devem ser definidos de forma completa e clara.

De modo geral, os problemas enfrentados nos processos de contratação se originam de temos e definições incompletas ou ausentes.

Igualmente, uma definição pouco clara de “despesas gerais” no cálculo do pagamento a um contratado independente pode causar uma ação judicial.

Portanto, verifique sempre a identificação das partes, valor e condições de pagamento, assim como termos de renovação, prazos de término e, inclusive, cláusula de rescisão.

4 – Centralize seus contratos em um só lugar

Muitos contratos nas empresas se perdem. Na verdade, em média, dez por cento de todos os contratos em uma empresa desapareceram completamente.

O motivo é simples: os contratos geralmente estão espalhados por toda a organização. Alguns estão em pastas físicas, outros na nuvem e outros na caixa de entrada de email.

Em vista disso, as empresas precisam de um sistema para armazenar e arquivar seus contratos.

Como os contratos geralmente são ferramentas para manter um bom relacionamento entre as partes, as consequências de um contrato perdido podem ser devastadoras para os negócios.

Logo, o arquivamento digital torna os contratos pesquisáveis ​​e fáceis de encontrar. E sempre que você procurar um  contrato, você saberá onde encontrá-lo.

Quer saber mais sobre arquivar contratos e documentos em um único lugar seguro? O artigo 5 benefícios do Armazenamento na Nuvem pode ser bastante esclarecedor para você.

5 – Automatize a sua gestão 

Ferramentas de colaboração, como sistemas de gestão de contratos, são uma daquelas soluções que ajudam nos processos comerciais diários, como a criação de contratos eletrônicos e ferramentas para executar processos eficientes e econômicos.

Por exemplo, você poderá ser quando um contrato está vencido para renovação ou período de estágio está chegando ao fim.

Ao mesmo tempo, não há necessidade de envolver a legislação toda vez que surgir a necessidade de um novo contrato. Os modelos automatizados permitem que qualquer pessoa crie contratos, mesmo sem formação jurídica. 

Em vez de gastar muito tempo em tarefas administrativas rotineiras ou envolver recursos organizacionais desnecessários, o software de gestão de contratos faz tudo isso por você.

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