Sua gestão de contratos precisa ser capaz de ter sob controle a definição e otimização de processos, a qualidade dos contratos e a mitigação de riscos. Você tem controle sobre isso?

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Por que é essencial ter controle sobre o processo de gestão de contratos?

Um dos principais objetivos da gestão de contratos é obter os serviços que foram acordados e gerenciar a relação com fornecedores, clientes, colaboradores, prestadores de serviços, entre outras parcerias importantes para o os negócios.

Esse gerenciamento é necessário para obter informações de desempenho dos fornecedores, estar ciente das responsabilidades do contrato, rastrear temos e condições, assim como controlar escopo de custos, entre outros benefícios que podem ser obtidos com uma gestão de contratos organizada.

Mas  se você percebe cada vez mais que não tem controle dos processos de contratos em seus negócios, seja por falta de planejamento ou por sobrecarga de tarefas, saiba que é possível superar esse problema antes que cause prejuízo aos seus planos de crescimento.

Para ajudá-lo, listamos 10 coisas que você pode manter sob controle no seu processo de gestão de contratos que trará benefícios imediatos, como economia de custos, redução de penalidades por quebra de contratos, menos tempo dedicado a tarefas operacionais e resolução de problemas.

Como assumir o controle do gerenciamento de contratos

Com certeza, existe mais de uma razão pela qual você está considerando melhorar seu processo de gestão de contratos. Entretanto, o primeiro passo para torná-lo mais eficaz é revisar seu programa atual.

Documente em detalhes para descobrir o que está funcionando e o que não está. Isso lhe dará uma visão exata de como você poderia e deveria estar melhorando.

A saber, os estágios do processo de gestão de contratos incluem:

• Elaboração e reformulação de contratos;
• Aprovações internas;
• Negociação das contrapartes;
• Execução de contrato;
• Armazenamento;
• Gerenciamento;

Portanto, se você estiver lidando com gerenciamento de contratos desorganizado que depende de diferentes sistemas, processos, pessoal e departamentos, provavelmente terá dificuldades em administrar seus negócios.

Mas se você acha que pode mudar isso e manter um processo coeso, confira a lista que elaboramos para você criar consistência e obter os melhores resultados.

10 itens para controlar no seu processo de gestão de contratos

# 1  – Categorias 

Mantenha os seus contratos organizados por categoria. Exemplos: contratos de seguro, contratos de locação, contratos de clientes (classifique por perfis), contratos com fornecedores, contratos com prestadores de serviços, contratos de colaboradores, entre outros.

# 2 – Termos padrão

Mantenha uma lista de quaisquer termos de contrato padrão que devem ser atendidos para cada categoria de contrato e facilite a criação e revisão de seus documentos jurídicos.

# 3 – Estatutos e legislação

Assim como termos padrões importantes para os seus negócios, elabore uma lista dos estatutos ou leis sob os quais cada categoria de contrato se enquadra, para que as atualizações legais possam ser seguidas e os modelos alterados de acordo.

# 4 – Modelos de contratos

Que tal ter modelos contratuais que podem ser usados ​​sem aprovação prévia à disposição de sua equipe? O uso de modelos de contrato, com linguagem padronizada permitem um maior entendimento das obrigações contratuais, bem como uma menor necessidade de vários ciclos de negociação.

# 5 – Revisão 

Crie um plano para revisar continuamente seu processo. Elabore e siga  políticas para quando devem ser realizadas as revisões de contratos, o que é de extrema importância para manter seu portfólio de contratos em conformidade.

# 6 – Aprovação

Identifique os responsáveis para aprovação. Mantenha um registro de todas as pessoas com autoridade ou delegações apropriadas para aprovação, isso reduz as chances de alguém aprovar algo sobre o qual não tem autoridade.

# 7 –  Assinaturas 

Mantenha um fluxo organizado que precisa ser seguido para as assinaturas. Dessa forma, os envolvidos podem ver visualmente onde estão no processo a qualquer momento, o que aumenta o controle sobre o andamento da contratação.

# 8 –  Negociação da contraparte

Para cada negociação, mantenha um registro sobre sua experiência em interagir com a contraparte, quanto tempo levaram para retornar a você, quantas cláusulas foram alteradas e quantas vezes elas foram alteradas.

# 9 –  Execução 

Crie um diagrama de fluxo de trabalho do processo de execução do contrato. Assim, os envolvidos podem ver visualmente onde estão no processo a qualquer momento, dando a eles uma maior sensação de controle sobre todo o processo;

# 10 – Determine um fluxo de trabalho

Crie uma lista de todas as pessoas que precisam executar tarefas no processo de execução do contrato. Dessa maneira, você pode ver rapidamente quem é responsável por todos os resultados e que incorpore marcos importantes que precisam ser cumpridos em determinadas datas e por indivíduos específicos.

A automação é a chave para aproveitar o valor do seu contrato

Como a quantidade de tarefas nos processos de gestão de contratos é alta, a automação é a chave para obter um  gerenciamento  mais eficiente.

Para começar, você precisa de um repositório unificado para todos os seus contratos, para armazenar e acessar  facilmente todos os seus contratos em uma plataforma unificada.

⌈Ter todas as suas informações em um único lugar ajuda a rastrear todos os benefícios e valores de seus contratos, além de prever possíveis riscos que possam ocorrer.⌉

Com um hub centralizado para gerenciar todos os contratos assinados é possível armazená-los, acessá-los e visualizá-los facilmente sempre que necessário.

Diante disso, investir em software de gestão de contratos é uma solução eficaz para seus desafios e permitirá uma melhor organização, processos mais simplificados, menos tempo perdido, menos erros e maior produtividade.

Ou seja, com a automação você pode obter uma visão de 360 ​​graus de todos os seus contratos, o que mesmo com muito esforço é praticamente impossível com um processo manual.

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