O desempenho financeiro e operacional de uma empresa são medidos por diversos fatores, incluindo o controle patrimonial, o capital de giro, as porcentagens de lucratividade e rentabilidade, a margem de contribuição, entre outros. Tudo isso demanda um plano de ação detalhado e objetivo, bem como um sistema de gestão de contratos, não só para fins de organização, mas também, para evitar imprevistos e orientar medidas estratégicas.

Nesse sentido, o plano de ação aparece como recurso indispensável, pois a ferramenta faz o gerenciamento, controle e acompanhamento das atividades empresariais, com foco em atingir um determinado objetivo/resultado. Com isso, é possível executar determinadas estratégias para o cumprimento de tarefas, em um prazo aceitável.

Contudo, não somente o plano de ação se faz necessário, mas também a gestão de contratos, principalmente, para empresas que lidam diariamente com inúmeros documentos, projetos e trabalhos. Por exemplo, temos uma locadora de equipamentos para construção, que lida com contratos de aluguel. Sem uma organização eficiente, os documentos podem se perder, o que compromete a eficiência de planejamento e os resultados esperados.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos consiste em um conjunto de técnicas, medidas de controle e procedimentos que atuam na administração e organização de todas as variáveis envolvidas durante negociatas de contratação.

Ou seja, desde a proposta inicial, com a discussão do contrato, passando pelas fases de redação de cláusulas, formalização e, finalmente, o acompanhamento do negócio (se ambas as partes estão cumprindo o contrato).

Não só para contratos de aluguel, conforme mencionado anteriormente, a gestão de contratos pode ser aplicada em parcerias entre empresas, prestadores de serviço e autônomos, para garantir a eficácia do trabalho ou entrega do projeto. A técnica é muito usada também por empresas de gerenciamento de projetos de engenharia, que lidam diariamente com prazos e obrigatoriedades legislativas.

Nesse sentido, a gestão de contratos atua:

• Na fase pré-contratual;
• Na fase de elaboração contratual;
• Na celebração do documento e termo de recebimento;
• Na fase pós-contratual, com encerramento formal.

A gestão de contratos pode, ainda, abarcar questões sobre garantias, sigilo de informações e assistência técnica. Por exemplo, uma empresa responsável pela venda de peças para cadeira de rodas pode ofertar uma certa garantia, em um determinado período de tempo, aos seus clientes. Caso os componentes apresentem defeitos, a assistência ou garantia está prevista em contrato.

Assim, no setor de projetos de engenharia e industrial, alguns modelos de contratos já são comuns, como por exemplo:

• O contrato de locação de equipamentos e máquinas;
• Os trabalhos e projetos de empreitadas;
• As negociações de compra e venda;
• Os trabalhos logísticos de transporte;
• Os serviços de limpeza envolvidos;
• As trocas ou permutas de materiais;
• O empréstimo de equipamento, ferramentas, entre outros.

Os deveres pós-contratuais são de extrema importância, pois além de assegurar garantias jurídicas para o contratante e contratado, também tem valor profissional, o que influencia positivamente na imagem da empresa. Por exemplo, em um projeto de estação de tratamento de água, a contratada deve oferecer esclarecimentos e garantias para a contratante, caso o projeto apresente algum defeito. Dessa forma, tem-se uma segurança profissional, demonstrando comprometimento da empresa responsável.

Portanto, a gestão de contratos não somente atua no âmbito jurídico, mas também no marketing. Quanto mais sua empresa for reconhecida pelo cumprimento contratual e as garantias comprovadas, melhor será o desempenho no mercado.

Ademais, quando conceituada, a empresa também oferece:

• Controle de contingência e conhecimento sobre os riscos envolvidos;
• Orientação para o gestor, diante dos cuidados necessários para prevenção;
• Esclarecimentos em casos de atrasos, transtornos e imprevisto;
• Análise de prejuízos, quando ocorrer;
• Reconhecimento técnico e administrativo, com satisfação do cliente.

Vale pontuar que cada profissional deve verificar as especificações do tipo de trabalho e atividade exercida para elaboração contratual. Também é válido levar em consideração os princípios gerais da realidade do profissional e da empresa. Por exemplo, os fabricantes de equipamentos industriais devem lidar com as garantias exclusivas de cada máquina, por isso, algumas singularidades podem estar previstas em contrato.

Adaptar os contratos à cada atividade e realidade da empresa/profissional gera uma significativa economia de tempo para a sistematização de procedimentos. Com isso, tem-se melhor segurança de gestão, bem como redução de problemas relacionados à falta de organização.

Outro aspecto importante na gestão de contratos diz respeito às formas de pagamento, especialmente, nos contratos de projeto e acompanhamento de obras, conforme citado anteriormente. Para algumas atividades, é preciso ter um tratamento apropriado, ainda mais quando envolvem honorários e terceirizados.

Por exemplo, uma empresa que faz manutenção de autoclave pode ter que entrar em contato com demais fornecedores para substituição de peças. Esses gastos envolvidos devem estar dispostos no contrato e, diante do acordo, incluídos na remuneração. Tudo irá depender do tratamento jurídico correspondente e o acordo firmado entre as partes.

Como incluir a gestão de contratos no plano de ação?

Há diversas formas de gerir um contrato. Contudo, em todas elas é preciso ordenamento jurídico e compreensão dos detalhes do documento, para melhor sistematização e organização. Por isso, é importante conter os investimentos com sistemas de gerenciamento contratuais no plano de ação, como parte do desenvolvimento da empresa.

Sendo assim, alguns passos principais podem ser adotados.

1 – Contrate um profissional especializado em gestão de contratos

Fazer o gerenciamento de contratos é uma atividade que demanda tempo e, em muitos casos, conhecimento técnico acerca dos assuntos envolvidos. Por essa razão, recomenda-se contratar um gestor especializado para o serviço.

Tenha em mente que o profissional precisa ter o mínimo de informações sobre a área de atuação da empresa. Assim, em fabricantes de sistema de refrigeração industrial, por exemplo, os indicados são engenheiros de produção e formados em administração, que dominem as formas de organização contratual.

2 – Vislumbre os aspectos financeiros e físicos do contrato

Esta etapa refere-se ao acompanhamento das questões contratuais. Vale perceber se a empresa contratada e a contratante têm condições de cumprir os termos do contrato, tanto no concerne ao financeiro (pagamento e repasse de verbas), quanto aos aspectos técnicos (disponibilidade de materiais, ferramentas, etc).

Por exemplo, se ao contratar uma empresa para a manutenção de cabine primária, a contratante não tiver dinheiro suficiente para pagamento, isso significar uma quebra contratual. Portanto, o gestor deve acompanhar não somente a sistematização de contratos, mas também o plano de ações, observando todas as condições de cumprimento de contratante e contratada.

3 – Use a tecnologia na gestão de contratos

Apesar do cenário ideal pedir que as empresas tenham um profissional especializado em gestão de contratos, a realidade brasileira é muito diferente – em especial, para os micro e pequenos negócios. Por vezes, até mesmo um grande escritório não possui condições para um departamento jurídico.

Assim, para lidar com isso, a tecnologia proporcionou o desenvolvimento de sistemas de gestão de contratos, que permitem a organização e sistematização dos documentos em uma única plataforma. Outras funcionalidades incluem:

• Criação automatizada de documentos;
• Processos de assinatura automatizados;
• Proteção dos dados na plataforma;
• Controle de acesso dos usuários.

Os sistemas de gestão são um exemplo de como a tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de contratos. As plataformas são especialmente desenvolvidas para este fim, com um sistema intuitivo, fácil e altamente seguro.

Além disso, com o sistema de gestão, evitam-se erros, como por exemplo, a inserção das mesmas informações várias vezes ao longo do contrato. A economia de tempo também é um dos pontos positivos, pois com um sistema automatizado, é possível agilizar o processo de criação de documentos, a partir de modelos personalizados para cada empresa.

Outra função muito interessante no sistema de gestão de contratos está na negociação online, ou seja, sem a necessidade de enviar contratos por e-mail, com significativa demora pelo departamento jurídico. Com esses sistemas, é possível controlar, em tempo real, o progresso da negociação, com o uso de inteligência artificial.

No caso das assinaturas eletrônicas, todas estão em conformidade com o ISO 27001, sendo compatíveis com mais de 25 países. Os dados são assegurados pela criptografia SSL 256-bit, ou seja, nenhuma informação é divulgada para terceiros, aumento ainda mais a segurança na gestão de contratos.

Por fim, os sistemas de gestão de contratos inteligentes geram relatórios analíticos, que permitem a análise da empresa dos principais pontos que precisam ser melhorados, bem como os ganhos resultantes das negociações. Com isso, pode-se alterar o plano de ação, em vistas de aumentar o rendimento e a lucratividade, além do desempenho do seu negócio.

Diante disso, muitas empresas já compreenderam a importância do investimento em melhorias no que diz respeito à gestão de contratos. Por esse motivo, levar em consideração o desenvolvimento tecnológico pode ser a chave para o desempenho financeiro e operacional.

Autor convidado 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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