Você está revendo um contrato com um fornecedor e não tem certeza se deve encerrar a relação ou renovar? Siga estas dicas sempre que fizer a revisão de um contrato.

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Como revisar um contrato antes de encerrar ou renovar uma parceria com fornecedores? 

Em princípio, parece fácil escolher fornecedores que ofereçam os melhores preços ou a forma mais  fácil de trabalhar. Mas nem sempre uma parceria de negócios é tão simples assim.

Pelo contrário, cada vez mais a relação com fornecedores pode se tornar complexa e exigir esforços para maximizar o valor do relacionamento comercial. 

Na verdade, o gerenciamento de fornecedores passou por uma grande transição nos últimos anos em função da escola global da economia e as novas tecnologias. 

Em razão disso, um dos mais importantes indicadores de que um contrato foi bem administrado é quando a conclusão se dá de forma amigável e tranquila.

Neste contexto, mesmo quando não se pretende renovar uma parceria, o fim de um acordo exige uma revisão completa do contrato para evitar contratempos. 

Independente das motivações das partes para encerrar um contrato, uma rescisão bem conduzida pode ajudar a evitar futuros mal-entendidos e disputas.

Vale notar que uma rescisão pode deixar portas abertas para ambos os lados que negociam. Neste contexto, uma avaliação do desempenho das partes nos termos do contrato é importante para ambas as partes. 

Por isso, uma abordagem proativa ajuda as empresas a evitar situações desagradáveis ​​com os fornecedores. Quando acaba um contrato, por exemplo, é preciso analisar o desempenho do fornecedor para que a transição para um novo parceiro comercial seja aprimorada.

Do mesmo modo, quando se renova um contrato é importante descobrir como melhorar o desempenho do fornecedor para garantir alguma vantagem competitiva que o contrato anterior não oferecia.

Levando em conta as considerações acima, reunimos quatro dicas neste artigo para facilitar a revisão dos seus contratos. Vamos lá.

1 – Analise todos os termos da rescisão 

Vale notar que os contratos geralmente contêm disposições que permitem que sejam rescindidos em outras situações específicas. Tanto pode encerrar no caso de uma das partes cometer uma violação grave ou simplesmente porque o relacionamento não está funcionando.  

Em ambos os casos, algumas questões devem ser levantadas. O contrato assinado com o seu fornecedor deverá permanecer em vigor por um período fixo, após o qual terminará automaticamente? Ou existirá até que uma das partes avise a outra que deseja que o relacionamento termine? 

Então, antes de levar à rescisão aos termos, prepare-se para: 

• Ler sempre atentamente quais as disposições descritas no contrato.
• Entender o que deve ou não acontecer quando o contrato termina.
• Entender todas as restrições sobre o que você pode ou não fazer após o término do contrato.
• Compreender quais as disposições e termos o ajudará a avaliar os riscos potenciais do contrato antes de encerrar uma parceria ou renová-la.
• Averiguar se existem cláusulas de quebra ou direitos de rescisão que possam ser usados contra você.
• Descobrir se existe uma cláusula de renovação automática.

Importante: Analise realmente o quanto permanecer nesta parceria pode ser crítica para o seu negócio.

2 – Revise o escopo do contrato antes de qualquer renovação 

Ao renovar um contrato com um fornecedor, a primeira dica é revisar o escopo e analisar se sua empresa ainda precisa dos serviços ou produtos. 

Portanto, no caso de partir para a renovação, você deve:

• Analisar se o escopo atual de serviços ou produtos atende às suas necessidades atuais e futuras.
• Analisar se o fornecedor está fazendo o que deveria nos termos do contrato.
• Avalie se você tem um bom relacionamento com o fornecedor e como eles respondem as suas solicitações e reclamações.
• Confira se você está obtendo os melhores serviços ou produtos para atender às suas necessidades.
• Descubra se você poderia obter algo melhor em outro lugar.

Importante: Faça com que seus fornecedores sintam que fazem parte do seu negócio. 

3 – Dê tempo para ambas as partes revisarem o contrato

Essa dica é para quem pretende encerrar a relação com o fornecedor. Aqui a recomendação é permitir que cada parte utilize algum tempo revisando o contrato original e a rescisão. 

Isso reduzirá a probabilidade  de uma alegação de que uma parte não entendeu nenhum termo ou como esses podem afetar os respectivos direitos ou obrigações.

Itens que você e o seu parceiro de negócio devem revisar:

• Verifique todas as tarefas que você precisa concluir e o seu fornecedor antes da rescisão.
• Avalie se as entregas foram atendidas de acordo com os padrões estabelecidos no contrato.
• Prepare um relatório final.
• Organize também os pagamentos finais ao fornecedor.
• Finalize a entrega de quaisquer dados relacionados à propriedade intelectual.
• Documente as lições aprendidas ao longo do contrato e compare os resultados de sua aquisição com o seu planejamento.
• Revise também o relacionamento com seu fornecedor e considere como você poderia ter melhorado a qualidade do relacionamento.

Importante: a revisão do feedback do fornecedor faz parte de um bom gerenciamento de contratos. 

4 – Inclua melhorias para a renovação

Caso você decida por renovar um contrato, considere o que as partes querem do relacionamento comercial e de quão importante é estrategicamente.

Para uma revisão adequada de quaisquer termos e condições, avalie:

• Se o fornecedor tem preços competitivos.
• Se tem capacidade e experiência para lidar com os seus pedidos.
• Se a empresa se mantém financeiramente estável. 
• Se existe a possibilidade de aumentar seus lucros obtendo um preço melhor.
• Se existe flexibilidade para negociar vantagens como pagar antes para um desconto maior ou compras maiores por um preço melhor.

Importante: os relacionamentos são importantes, mas sempre busque os serviços mais eficientes.

Bônus – Simplifique a gestão de contratos com fornecedores

Revisão do escopo, análise de desempenho, revisão financeira e legal. Como a sua empresa está lidando com essas quatro etapas do processo?

Sua organização mantém um processo interno e estruturado para evitar atrasos em pagamento, multas, juros ou rescisão de contrato por parte do fornecedor?

Dependendo do modo como você está gerenciando seus contratos, você pode estar do outro lado. Ou seja, do lado ineficiente da parceria.

Neste sentido, são seus fornecedores que podem estar buscando meios de rescindir o contrato ou escapar de uma possível renovação.

Mas quando você adota tecnologia para gerenciar seus contratos com fornecedores, você sempre se manterá no controle de toda e qualquer negociação.

Além disso, uma pesquisa da Pricewaterhouse Coopers sugere que uma empresa pode obter economias de 2% de seus custos anuais, ao eliminar erros e não conformidade com um sistema de gestão de contratos tanto do lado da compra quanto do lado da venda.

Já o grupo Goldman Sachs revelou em uma pesquisa que a automação de contratos pode acelerar os ciclos de negociação em 50%, reduzir os pagamentos errados em 75 a 90% e reduzir os custos de operação e processamento associados ao gerenciamento de contratos em 10 a 30%.

Em princípio, os percentuais citados podem até parecer altos em se tratando dos benefícios de um software. Mas  um sistema de gestão de contratos permite armazenar, compartilhar e pesquisar contratos com fornecedores em um repositório central, o que muda toda a dinâmica do início ao fim do processo.

Uma solução completa pode oferecer funcionalidades que rastreiam datas, gastos e riscos de forma rápida e fácil, beneficiando toda a cadeia de suprimentos.

Portanto, se o seu objetivo é focar no processo de contratação de seus fornecedores e revisar contratos com mais facilidade, sugerimos para você a leitura do artigo 5 benefícios do sistema de gestão de contratos para gerenciar fornecedores.

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