O empresário de hoje já não pode ignorar que estamos na época da Indústria 4.0, da Internet das Coisas e da Computação na Nuvem. Felizmente, podemos citar o sistema de gestão de contratos como parte dessa lista, onde os processos foram automatizados, revelando a necessidade de acompanhar a velocidade dessa nova era. 

Tal dinâmica inclui conhecer as inovações do mercado, que são praticamente diárias, como inclui a implementação de gestões cada vez mais eficientes em otimizar o tempo,energia e maximizar a receita e resultados.

Ou o empresário se permite uma busca constante por ganhar sempre mais com um esforço menor, o que o permitirá focar nas melhorias do produto que oferece no mercado, ou estará sempre sob o risco iminente de ser engolido pela sua concorrência.

Pois bem, neste post entenderemos por que os investimentos com TI (Tecnologia da Informação), já superam, no universo corporativo do mundo todo, a casa de 3,5 trilhões de dólares.

Os dados são da Gartner Group, empresa de pesquisa e consultoria fundada na década de 1970, nos EUA. Segundo ela, 10% desses gastos é voltado, justamente, para softwares gerenciais.

Para todos os efeitos, um bom sistema de gestão deve garantir:

• A máxima integração entre os setores;
• Tecnologia avançada e sistemas on-lines (Nuvem);
• Previsibilidade e eliminação de erros;
• Aumento geral na eficiência e assertividade;
• Conclusão de tarefa de negócios;
• Detecção e relato de atividades, etc.

Por que implementar um sistema de gestão?

Você já deve ter ouvido falar que vivemos a Era da Informação. Naturalmente, isso não inclui apenas o fato de que é preciso estar sempre em dia com as novidades, ser um up-to-date como dizem hoje.

Trata-se, também, de uma das faces mais importantes do mundo da informação: a comunicação. Se pensarmos bem, uma empresa, seja a grande corporação ou pequeno e médio negócio, nada mais é que uma rede de comunicação, que vai dos fornecedores e colaboradores aos clientes.

Agora imagine se todas as tarefas, curvas de riscos e índices de eficiência tivessem de ser analisados um a um, por alguém que trabalhasse mais ou mesmo com um bloquinho de papel nas mãos.

Claro, seria impossível o crescimento que vemos nos cases de sucesso. Se não fosse a integração dos sistemas de gestão, o controle seria impossível, e com ele a assertividade, a expansão e a segurança.

É importante deixar claro que tal demanda é fundamental para todo e qualquer negócio, independente do tamanho ou do formato do business: a grande, média ou pequena empresa, de manufatura e comércio ou serviço.

Imaginemos o caso de um despachante internacional. Obviamente, é enorme o controle de comunicação que ele precisa ter para com os parceiros, os fornecedores (dos serviços e desembaraços de que necessita) e os próprios clientes.

Por outro lado, perceba que uma simples papelaria, ou uma lanchonete, têm a mesma demanda de controle. As variáveis são muitas: os itens entregues, os fatores de estoque e logísticos, os números de saída, os funcionários, os clientes cadastrados, etc. etc.

Por isso mesmo, seja um negócio que faz a venda de automóveis ou aviões, seja uma venda de balança, nos dois casos é preciso que o negócio se torne mais eficiente e assertivo. Isso é feito por meio de softwares que, mais que facilitar a vida, permitem padronização e escala.

O que significa gestão de contratos?

É bem simples: toda relação com fornecedores ou mesmo clientes (dependendo do caso), costuma gerar um contrato. Portanto, gestão de contratos nada mais é que gestão de comunicação com terceiros, sem os quais o negócio não existiria.

Por exemplo, uma locadora de andaimes, plataformas e escoras, certamente terá empresas parceiras que prestam alguns serviços, como a manutenção das estruturas metálicas que são o core business da empresa (o núcleo do negócio), provavelmente em formato de terceirização.

Por outro lado, ainda que atenda o cliente final (sem contrato de fidelidade), certamente terá uma carteira de clientes corporativos e pessoas jurídicas. Em ambas as direções, os contratos irão intermediar a relação diária e a troca de informações.

Pode parecer simples, mas no dia a dia a tendência é a comunicação se complicar, os problemas surgirem, as dúvidas aparecerem. Então, se não houver um modo integrado de fazer a gestão de tudo isso, certamente mais hora, menos hora, a demanda será mal atendida.

Hoje um bom sistema de gestão de contratos vai desde o aspecto mais técnico até questões jurídicas. Assim, ele pode ser implementado no início dos acordos, e deve gerir/acompanhar toda a vigência até o encerramento do contrato.

O que a gestão de contratos faz nesses casos é incrível:

• Domínio dos indicadores legais e contábeis;
• Domínio dos indicadores econômicos;
• Controle da definição dos descritivos;
• Praticidade de relatórios e consultas integradas;
• Controle de alterações realizadas no contrato;
• Vistoria de cláusulas e multas contratuais, etc.

Como dito acima, cada empresa tem seu core business. Imagine se além de tornar-se referência no ramo de manutenção hidráulica industrial você tivesse que controlar manualmente tudo isso que referimos acima.

O empresário conhece esses termos, e sabe como podem ser trabalhosos e desafiadores. Desfrutar do poder da informatização e automatização neste caso será, certamente, algo revolucionário.

A gestão horizontal e a desburocratização

De todas as vantagens mencionadas, uma das maiores é a de desburocratização. É bem conhecido o discurso que chama a burocracia de “burrocracia”, geralmente associada a serviços públicos, um problema que não é exclusivamente brasileiro.

Agora imagine se uma iniciativa privada padecesse do mesmo mal. Seria terrível, não é mesmo? E certamente a concorrência saberia como lidar com uma empresa assim, e a superar no mercado.

Um exemplo clássico é o de serviços, como no caso da manutenção industrial empresas, ou mesmo das facilities, que têm se popularizado bastante nos últimos anos.

Essa prestação de serviços promete, justamente, facilitar a vida dos empresários, vendendo soluções de atividade rotineiras, para que cada negócio possa se concentrar no seu próprio produto.

Imagine então se você contrata uma empresa dessas e ela não tem muita organização, criando mais problemas do que resolvendo. Obviamente, ela só poderá evitar isso utilizando um software eficiente de gestão de contratos.

Cada cliente tem uma demanda, nenhuma empresa é igual à outra. Por isso mesmo, uma das palavras do momento é “customização”. Hoje, cada empresa, pessoa, cliente quer ser tratada como se fosse única.

Outro exemplo: uma empresa de cabeamento estruturado, que lida com partes elétricas e, portanto, vários fatores imprevisíveis, que vão desde as concessionárias de energia (que não dependem dela) até o cuidado e a segurança do trabalho (com cada colaborador da sua linha de frente).

Recentemente esse tipo de negócio tem visto a importância de uma gestão horizontal, que dá mais espaço para a criatividade na resolução e mitigação de problemas inesperados.

Ao passo que o formato de gestão verticalizada cria hierarquias mais engessadas nas quais os colaboradores têm pouco espaço para criar e agir de modo espontâneo. No exemplo dado, mudar a data de uma instalação ou solicitar alguns cabos a mais, pode exigir assinaturas e burocracia.

A “horizontalização” é o futuro. Porém, o risco dela é o de perder o controle, dar espaço demais e acabar descaracterizando a proposta. O melhor modo e impedir que isso ocorra, sem contudo impedir a criatividade dos colabores, é por meio de softwares de gestão.

Padronização e expansão do business

Outro aspecto bastante interessante da gestão de contratos é o do horizonte ou possibilidade da escala.

Hoje em dia é bastante comum ouvir dizer que uma empresa tem boa “replicabilidade”, ou que um processo precisa ser escalável (alguns dizem “escalonável”).

Em todos esses casos, o que se quer dizer é que o processo foi tão bem criado que é possível repeti-lo mais vezes, como abrindo novas unidades da mesma empresa.

De fato, sem padronização não existe a menor possibilidade de falar em expansão, escala, réplica ou o que quer que vá nesse sentido. Um grande exemplo é o das redes de laboratórios de exame médico.

Uma clínica ultrassonografia, que lida também com outros tipos de exames, trabalha com os equipamentos mais modernos do mercado. Os custos de abertura e instalação da infraestrutura são bem grandes.

Obviamente, para chegar a ser uma rede, ela implantou uma série de soluções de gestão automatizada, sem as quais jamais teria conseguido o controle suficiente para poder atender cada vez mais clientes, e administrar cada vez mais fornecedores.

Outro exemplo que também lida com fornecedores nacionais e internacionais é o do transporte de máquinas e equipamentos. Geralmente feito por vias marítimas, esse processo inclui uma quantidade considerável de contratos e exigências, a maioria delas governamentais.

Nesses casos, a previsibilidade é fundamental, e a diferença entre automatizar ou não automatizar, pode ser a diferença entre tudo dar certo ou algo fugir do controle e a empresa perder um dos seus principais ativos, que são os equipamentos e o maquinário.

Autor convidado

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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