Um bom software ou solução SaaS  de gestão de contratos simplifica a criação, a colaboração, o armazenamento e a aprovação de contratos em toda a organização.

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Quais os principais recursos de um bom software de gestão de contratos ou SaaS?

Quando uma empresa contrata um software de gestão de contratos, ela deve esperar que o sistema ofereça a gestão completa de todo o ciclo de vida do contrato.

Os processos automatizados devem manter as empresas constantemente no topo do nível de controle de seus contratos desde a criação inicial até a renovação e expiração.

Portanto, os principais benefícios abrangem desde criação e aprovação automatizada que pode reduzir erros e aumentar a visibilidade para contratos ativos, assim como o acesso instantâneo a toda a documentação relacionada.

O software ou solução SaaS de contratos deve ajudá-lo, acima de tudo, gerenciar com eficiência contratos e fornecedores em vários locais e receber lembretes regulares para a expiração do contrato e automatizar a renovação e a rescisão.

Em resumo, deve oferecer um alto grau de sofisticação com recursos adicionais de geração de documentos, fluxo de trabalho de aprovação e assinaturas digitais.

Agora nos acompanhe até o final e descubra de forma mais detalhada como um software completo de gestão de contratos pode ajudá-lo.

O que um software de gestão de contratos pode fazer por você?

1 – Gerar seus contratos em minutos

Um software deve ajudá-lo a criar contratos online para assinatura de forma simples e rápida, utilizando seus próprios modelos e bibliotecas de cláusulas.

Além disso, deve permitir que qualquer pessoa em sua organização possa enviar uma solicitação de contrato e colaborar em tempo real para a criação de seus documentos.

2 – Configurar fluxos de trabalho de aprovação

O software de gestão de contratos deve oferecer recursos para configurar fluxos de aprovação para contratos, alterações e ordens de tarefas automatizadas.

De modo geral, os fluxos de trabalho de aprovação ajudam a economizar tempo e esforço centralizando todos os compromissos em sistema único, evitando afunilamentos em seus processos online.

Ou seja, o sistema deve envolver diretamente sua equipe e fornecedores externos, parceiros e outras partes interessadas na negociação.

3 –  Permitir assinaturas digitais

Um software de gestão de contratos, além de eliminar os processos em papel, vai ajudar a fechar negociações mais rápidas com assinaturas eletrônicas.

Essas assinaturas têm a mesma validade jurídica que as assinaturas manuscritas e também reduzem os custos associados à impressão, arquivamento e entrega de documentos.

4 –  Eliminar métodos antigos baseados em papel

Um bom software de gestão de contratos deve acabar com o antigo método baseado em papel do gerenciamento de contratos corporativos.

Portanto, essa ferramenta deve eliminar os processos com papéis e criação de documentos sem automação propensos a ineficiências, tarefas repetitivas e armazenamento físico.

5 – Organizar seus contratos em um repositório central

Antes de tudo, o sistema deve trazer ordem para o seu gerenciamento de contratos, armazenando centralmente todos os contratos de forma segura e online. Por outro lado, um bom software elimina documentos perdidos ou difíceis de encontrar.

Forneça visibilidade e acessibilidade aos contratos e elimine os arquivos de contrato em silos nos sistemas e nos e-mails com um repositório de gerenciamento de contratos que seja seguro, acessível e gerenciado.

6 – Oferecer visibilidade e acessibilidade

Como já mencionado, a centralização dos dados do contrato é o primeiro passo para melhorar a segurança, o acesso e controle.

Por conseguinte, a visibilidade dos contratos e obrigações contratuais se torna mais transparente e reduz os riscos de trabalhar com dados corretos e de desatualizados.

7 – Automatizar alertas e relatórios

A automatização também deve tornar a administração de contratos fácil e responsiva com recursos proativos, como alertas e relatórios automatizados.

Portanto, um software de alta funcionalidade vai deixá-lo sempre atualizado sobre as datas e obrigações importantes.

Igualmente, é possível reduzir as despesas gerais administrativas com a automação de alertas sobre datas, marcos, pagamentos e obrigações importantes com o software de gerenciamento de contratos online.

8 – Ajudar a manter a conformidade

Um bom software de gestão de contratos deve monitorar quanto à conformidade com desempenho e segurança. E ajudar você a não ter problemas com sua receita por problemas relacionados a não-conformidade.

Ainda mais importante, ajudará você a cumprir os termos contratuais relacionados ao desempenho, o que pode levar a um serviço de mais qualidade ao cliente e evitar processos ineficientes.

Por fim, deve oferecer uma visão completa do ciclo de vida do contrato, garantindo que você aprimore as suas relações comerciais e volte-se principalmente para a sua missão de obter processos mais organizados com menos custos.

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