Você já deve ter percebido ao acessar sites que movimentam dados financeiros, a opção de enviar estas informações via certificado digital. Mas, o que é o certificado digital? Qual importância dele para empresas? Veremos nesse artigo.

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é uma espécie de identidade eletrônica que serve para dá idoneidade a disposição de informações comerciais e financeiras de pessoas físicas ou jurídicas. Ele protege atividades como emissão da Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, preservando dados da empresa e do cliente.

Numa simples simulação, quando uma empresa envia o balanço fiscal para o sistema da Receita Federal, este site rapidamente a identificará, minimizando qualquer problema. De pronto, uma agilidade nessa relação com sites do governo, evitando a engessada burocracia estatal.

Da mesma forma garantirá uma maior segurança para empresas que trabalham com vendas online. É possível que brevemente boa parte do público utilize chaves de segurança similares ao certificado digital.

Como funciona o certificado digital?

Ele trabalha criptografando informações no navegador do computador. Isso serve para confirmar origem de e-mails, a confiabilidade na entrega de documentos eletrônicos, codifica mensagens e outros.

Em 2016 foi promulgada a lei que torna obrigatório o uso de certificados digitais as empresas que optam pelo Simples Nacional, que tenham mais de 3 funcionários cadastrados. A partir de então, todos os procedimentos de envio de documentos tributários e trabalhistas são protegidos por tais ferramentas virtuais.

Os modelos que vigoram são:

1 – e-CPF – assinatura digital para pessoa jurídica com validade jurídica

2 – e-CNPJ – assinatura digital usado por pessoa jurídica que é ligada a Receita Federal, e tem um representante legal destinado pela empresa

3 – NF-e – utilizado por muitas empresas atualmente, é o certificado digital que garante o processo seguro na emissão de Nota fiscal eletrônica. Deve ser devidamente registrado para conseguir a autorização da Receita.

No caso das NF-e existem softwares para emissão de nota que já atrelam em sua interface o certificado digital correspondente. É importante saber que existem tipos de certificados digitais distintos em suas funções. Vejamos a seguir.

Os tipos de certificado digital

Os certificados digitais se classificam em séries e se desdobram em tipos. Os de Série A (A1, A2, A3 e A4) são usados como assinatura digital para emissão de documentos eletrônicos (como é o caso na NF-e). Já os de Série S (S1, S2, S3 e S4) codificam mensagens e documentos.

Os mais utilizados por empresas em suas atividades rotineiras são os de Série A. Eles protegem as comunicações por e-mail e a circulação de dados e documentos fiscais. Os certificados mais adquiridos dessa Série são o A1 e o A3. Vejamos as suas funções:

– Certificado A1 – é uma versão com mais atribuições. Pode ser instalado em diferentes máquinas, e usado em conexões remotas. Ele fica ligado ao sistema de navegação, então a qualquer acesso a web, ele logo entra em ação.

– Certificado A3 – é normalmente um equipamento como cartão, token ou pen drive. As informações de segurança ficam contidas nesses itens. Diferente do A1 não pode ser utilizado em outros computadores simultaneamente.

Outras diferenças entre esses 2 certificados é o custo (o A1 é mais caro) e o tempo de validade (o A1 dura 1 ano e o A3 3 anos). Caberá a empresa identificar qual tipo de investimento precisará fazer em relação a certificação digital.

Dúvidas sobre qual certificado digital escolher? Explicamos tudo que precisa saber!   

Por que sua empresa precisa de um certificado digital?

Como vimos, algumas empresas já são impostas por lei a usarem o certificado digital em suas operações. Mas, independente da obrigatoriedade, adquirir essa ferramenta de segurança, é investir na automação da empresa.

Ter práticas jurídicas aceitáveis já prepara o seu negócio para os próximos capítulos das disputas de mercado. O desafio do empresariado é encarar bem a já tão falada Quarta Revolução Industrial.

Por isso, optar por investimentos em tecnologia como programas de gestão empresarial e certificados digitais, será o passo certo para se estruturar aos novos cenários.

Outro detalhe é a praticidade que sua empresa terá na relação com os órgãos governamentais. Processos lentos para informar dados trabalhistas ou previdenciários, praticamente não existirão.

Então implante um sistema ERP online, por exemplo, e obtenha o tipo de certificado digital que se aproxime das necessidades da empresa. A segurança dos dados sigilosos de sua empresa estarão devidamente garantidas.

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