Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é obrigatória para quase todas as empresas.  Mas a emissão de notas fiscais ainda gera muitas dúvidas ao empreendedor.  Este artigo pretende esclarecer as principais dúvidas sobre a NF-e.

O que é nota fiscal e quais os tipos de notas que podem ser emitidas?

Uma nota fiscal pode ser definida como um comprovante de que uma empresa realizou uma venda ou efetuou a prestação de algum serviço. Esse comprovante servirá como um registro de receita e servirá para apuração dos impostos procedentes desta venda.

Segundo a Lei 8.846/94, a  nota fiscal é obrigatória e sua emissão deve ocorrer no momento da efetivação da operação da venda de um produto ou uma prestação de serviços. De acordo com a sua atividade econômica, as empresas podem emitir diferentes tipos de nota fiscal.

Como já mencionado anteriormente, ainda existem alguns casos em que é permitida a utilização de nota fiscal no formato físico. Existem alguns municípios que ainda não aderiram a NFS-e.  Nestas cidades, a emissão também é por meio de nota fiscal de serviços no formato físico. A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, utilizada pelas empresas que não estão obrigadas ao NFC-e ou ao SAT, também ainda é emitida em papel.

A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço (relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS ).  A NFS-e substitui a Declaração de Serviço, que está relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço – ISS.  A nota fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e ) substitui os diversos modelos de documentos exigidos para se fazer o transporte de carga.

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)  é a representação gráfica da NF-e, visto que a NF-e existe apenas de forma digital. O DANFE contém os dados principais do documento fiscal e pode ser impresso. Por isso, é utilizado para a circulação das mercadorias para efeitos de fiscalização.

A implantação e a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica

O projeto da Nota Fiscal Eletrônica – (NF-e) foi desenvolvido com o intuito de modernizar o processo de emissão de nota fiscal, substituindo o modelo tradicional de papel no Brasil. Na sua primeira fase, a NF-e tornou-se obrigatória para empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Com o advento da NF-e, muitas dúvidas surgem entre os empresários, principalmente sobre a obrigatoriedade ou não de emitir a nota fiscal no novo sistema.  O cenário é bastante pontual, pois a obrigatoriedade muda nas diferentes unidades federativas do país.  No caso das empresas prestadoras de serviços, a emissão da NF-e dependerá dos municípios aderirem ao programa. 

Para saber se uma empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e, o empresário deve consultar o Portal da NF -e , e o site da Secretaria de Estado da Fazenda – Sefaz  de seu Estado. As empresas prestadoras de serviços devem se informar na Secretaria da Fazenda do município.

Um dos fatores determinantes é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa. Caso o empreendedor se formalize como Microempreendedor Individual – MEI, por exemplo, não tem a obrigatoriedade de emitir NF-e.

Alguns pontos gerais que devem ser observados pelos empresários:

– São geradas notas fiscais diferentes para cada tipo de atividade. No caso de venda de produtos, os tributos são federais e estaduais. No caso de prestação de serviços, são federais e municipais.

– Se a empresa comercializa mercadorias, quando a venda é de uma empresa para outra, a NF-e é obrigatória. Nesta situação, tudo deve ser feito de forma eletrônica.

– Quem é prestador de serviço precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica se no município em que ele estiver for obrigatório. Se a cidade tiver aparato e legislação própria obrigue a emissão de NF-e, o prestador de serviços precisa se adequar.

– Quando a empresa vende para o consumidor final, a nota fiscal pode ser eletrônica ou física.

– Qualquer empresa que tenha atividade de transformação, como indústrias e fábricas está obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica.

– As empresas contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são proibidas de emitir notas em papel.

Como emitir notas fiscais eletrônicas?

Todo o empresário, mesmo que ainda não seja obrigado a emitir notas fiscais eletrônicas, pode adquirir um certificado digital para a emissão da NF-e.  O empreendedor  pode realizar a opção junto a SEFAZ e adquirir um certificado digital para o seu CNPJ. Também é importante ter um sistema, um software para emissão das notas fiscais. A SEFAZ de cada estado também disponibiliza um software emissor gratuito de notas fiscais eletrônicas, mas este sistema é bastante limitado.

Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital. Essa assinatura servirá para confirmar a autenticidade da empresa que emitiu a nota.  A Receita Federal não emite Certificado Digital. Este serviço é realizado pela Autoridade Certificadora – AC, credenciada junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. No Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI, o empresário poderá obter informações sobre a aquisição de certificado digital e a relação das Autoridades Certificadoras.

Faça seu credenciamento na Secretaria da fazenda. Para emitir a nota fiscal eletrônica, a empresa deve estar cadastrada na Secretaria de Estado da Fazenda onde a empresa opera as suas atividades. O cadastro tem algumas variações de um estado para outro. Nesta etapa, a dica é contar com o auxílio de um contador.  O ideal é adotar um software para emissão de notas fiscais eletrônicas, o que ajuda a facilitar o processo e contribui para a gestão da empresa.

As principais vantagens de adotar a NF-e

O advento do modelo digital contribui para a ampliação do controle fiscal e o aumento da credibilidade do sistema, possibilitada pela maior troca de informações. Além do avanço tecnológico, pode se mencionar como um dos principais benefícios para o empresário a praticidade e eficácia na gestão.

 Ao abrir uma empresa,  é aconselhável que o empreendedor opte desde o início pela emissão de notas fiscais eletrônicas, mesmo quando seu modelo de negócio não se enquadra na obrigatoriedade. Desta forma já é possível adequar-se ao sistema, pois objetivo é de que a NF-e seja obrigatória para todos os tipos de empresa.   Em 2019, até mesmo todos os produtores rurais e micro produtores serão obrigados a emitir nota fiscal eletrônica em todas as suas operações.

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