Saiba como e por que as obrigações perdidas de contratos estão custando caro para a sua empresa e como gerenciá-las.

Sua empresa gerencia de forma pró-ativa as obrigações contratuais?

Todos os dias, empresas de todos os setores gastam tempo e dinheiro negociando acordos e discutindo detalhes minuciosos sobre os termos e condições do contrato final. Mas o que acontece a seguir?

Então, antes de entrar nesta discussão que é o tema principal deste artigo, vamos falar brevemente sobre o conceito básico de um contrato.

Em primeiro lugar, o objetivo geral destes acordos é definir o relacionamento comercial entre as partes e os parâmetros para a condução dos negócios.

Por conta disso, o conteúdo de um contrato inclui diretrizes como termos de entrega, cláusulas para segurança de informações, prazos de vencimento e renovações, penalidades, garantias, entre outras que as partes consideram relevante para a transação.

Em suma, consiste em uma permutação de cláusulas legais, condições e obrigações que você quer que um fornecedor cumpra, ou obrigações com as quais você deve se comprometer em relação a um cliente ou terceiro.

Portanto, independente das obrigações contratuais, todas elas implicam em custos. Neste âmbito, é  necessário que as empresas rastreiam e gerenciam de forma proativa tanto as que devem aos seus clientes quanto as que têm a receber de seus fornecedores.

Do mesmo modo, ter visibilidade das próximas renovações de um acordo para aproveitar as oportunidades de reavaliar os preços ou negociar melhores condições em tempo hábil se tornam práticas indispensáveis de um bom gerenciamento de contratos. 

Dito isso, voltamos a pergunta que fizemos no primeiro parágrafo – Com que frequência, depois de assinar um acordo, você dá atenção às cláusulas?

Com certeza, você não tem como saber todas as as datas de vencimentos e renovações de todos os contratos empresariais. Mas se você ou a sua equipe de negócios acham que as assinaturas são a linha de chegada, o desafio pode ser ainda maior.

Por isso, escrevemos este post para você descobrir como as obrigações perdidas de contratos podem estar custando caro para a sua empresa. Acompanhe.

O controle de obrigações evita riscos substanciais e lucros perdidos

De modo simplificado, obrigações são requisitos declarados, isto é, compromissos vinculados na forma de diretrizes regulatórias e contratuais.

Portanto, quando se negligencia o gerenciamento das obrigações contratuais acordadas durante a fase de negociação, alguns contratempos que você pode esperar são multas, litígios dispendiosos, lacunas nos relacionamentos e perda de  clientes.

Com certeza, nenhuma das situações ou questões relacionadas acima ajudam a sua empresa a maximizar a receita e mitigar riscos.

Por conta disso, o gerenciamento das obrigações desempenha um papel crucial na vinculação legal do acordo entre duas ou mais partes. Principalmente no que se refere ao que cada uma das partes pode ou não fazer. 

Sabe-se que falta de conhecimento e visibilidade dessas obrigações podem criar riscos legais substanciais, visto que as obrigações perdidas podem levar a disputas.

Por outro lado, podem prejudicar relações comerciais importantes e causar danos à reputação. Mas quando bem gerenciadas, tornam-se um fator decisivo para manter relacionamentos positivos com seus clientes e parceiros estratégicos.

Por que você pode estar lidando com suas obrigações contratuais da maneira errada?

Em muitas empresas as obrigações contratuais ainda estão sendo gerenciadas de forma manual.

Uma grande parte ainda mantém processos demorados, como planilhas eletrônicas, documentos do Word, e-mails, armazenamento descentralizado, etc.

Esses procedimentos limitam o gerenciamento de contratos, visto que os principais dados de um contrato são mantidos em uma planilha ou documento do Word, dificultando o controle e rastreamento.

Além do mais, esse problema toma proporções ainda maiores à medida que o volume de contratos aumenta. Nestas circunstâncias, a probabilidade é que esses processos lentos e sem mecanismos adequados dificultem o crescimento de uma empresa como um todo. E sabemos que sem celeridade e conformidade, se torna quase impossível vencer a concorrência e atender clientes exigentes.

Quando não há uma política de gerenciamento adequado, pode acontecer: 

– Expiração de um contrato que poderia ser mantido; 
– Renovação automática de contratos que não são mais úteis a empresa; 
– Prazos críticos perdidos para mudanças contratuais;
– Perdas de prazos de renegociação;
– Lacunas na cadeia de suprimentos; 
– Danos  pelo não cumprimento das obrigações; 
– Não-conformidade com as políticas da empresa e/ou cláusulas regulatórias.

Como se não bastasse, a falta de gerenciamento pode levar os responsáveis pelas negociações de uma empresa à se tornarem apenas reativos, quando poderiam reunir know how e insights para atuarem de forma proativa e mais estratégica.

Neste cenário, seus contratos não estão funcionando com todo o seu potencial, isto é, como um ativo estratégico.  Para vendas, por exemplo, esse é um ponto bastante sensível, porque não contribui para a melhoria dos relacionamentos comerciais e, sobretudo, prejudica novas negociações.

Como uma empresa pode priorizar os processos de gerenciamento?

De modo geral, quando uma empresa prioriza os processos de gerenciamento de contratos, ela investe em sistemas eficazes que propiciam maior visibilidade e controle.

Dessa forma, as obrigações do contrato podem ser rastreadas e utilizadas para obter vantagens comerciais. Então, você deve estar se perguntando – devo recorrer a um software de gerenciamento de contratos?

Para responder essa pergunta, vamos explicar rapidamente o que é e o que faz um sistema de gerenciamento de contratos baseados em nuvem. Soluções de automação completas, por exemplo, podem automatizar o gerenciamento de obrigações usando Inteligência Artificial (IA). 

A tecnologia utilizadas por essas ferramentas podem extrair as obrigações de um contrato durante todo o ciclo de vida. Os usuários podem documentar o cumprimento da obrigação e configurar alertas automáticos para sinalizar termos e datas limites que se aproximam.

Isso permite que as empresas reduzam rapidamente o risco de obrigações perdidas e otimizem o desempenho do contrato. Além disso, essas informações podem ser visualizadas em um painel, a partir do qual os usuários podem rastrear a atribuição e cumprimento dessas obrigações.

Tudo isso pode levar as empresas a ir ainda mais longe no que tange a conformidade, visto que podem criar um modelo de dados de obrigação exclusivo com base em suas necessidades específicas.

Dessa forma, obtém-se um gerenciamento do ciclo de vida mais eficaz por meio da configuração de fluxos de trabalho personalizadas para revisão e colaboração.

Em resumo, a automação permite que as empresas gerenciem melhor os riscos e obtenham o valor total de seus contratos.

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