Em qualquer linha de negócios, a mudança é inevitável. Aqui estão 8 etapas para um processo bem-sucedido de gerenciamento de mudanças na sua empresa.

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Principais passos para embarcar em um processo de mudança

Atualmente a maioria das empresas está em constante estado de fluxo, visto que precisam responder ao rápido ambiente de negócios externos, às economias locais e globais e, inevitavelmente, ao avanço tecnológico.

Isso significa que os processos, sistemas e estratégias estão sempre evoluindo para que uma organização mantenha-se competitiva.

Entretanto, nem todo o processo de mudança é fácil e os dados compravam isso. Uma pesquisa da McKinsey & Company descobriu que 70% das iniciativas de mudança nunca atingem seus objetivos declarados.

Isso significa que para ter sucesso, você precisa de um plano de gerenciamento de mudanças para uma transição suave e garantir desde o início o engajamento de toda a sua equipe e partes interessadas neste processo.

Neste artigo, a Juridoc apresenta oito etapas principais para você gerenciar com eficácia as mudanças organizacionais na sua empresa.

1. Defina o objetivo da mudança e alinhe-a às metas de negócios

Em princípio, um caso de mudança pode vir de diferentes fontes. Como a maioria das mudanças ocorre para melhorar um processo, um produto ou um resultado, é fundamental identificar o foco e esclarecer as metas.

A mudança pode ser oriunda de uma pesquisa de satisfação do cliente, pesquisa de satisfação realizada entre os colaboradores, ou objetivos de negócios como resultado de um planejamento estratégico.

Ao definir com clareza porque determinada mudança está sendo realizada é mais fácil identificar os recursos e indivíduos que facilitarão o processo e vão liderar a transformação.

Ademais, ter uma definição e embasamento cria uma base sólida para clareza e um guia para uma implementação bem-sucedida.

2 – Apresente dados sólidos para as partes interessadas

Usar dados é a melhor maneira de identificar e justificar áreas que precisam melhorar por meio de iniciativas de mudança.

É fundamental que o gerenciamento mostre suporte para mudanças e demonstre esse apoio ao se comunicar e interagir com a equipe.

Igualmente, determine o valor da transformação, apresente o que será preciso mudar e quais as alterações necessários a fazer.

3. Planeje a mudança

O planejamento é o roteiro que guiará o seu projeto de mudança até o “destino” e identificará os recursos a serem aproveitados, o escopo e os custos.

Nesta etapa, é importante fornecer um processo de várias etapas, com metas, incentivos, medições e análises mensuráveis, utilizando uma linha de tempo.

Um cronograma eficaz permitirá que todos os novos equipamentos, suprimentos ou treinamentos ocorram antes de serem totalmente implementados.

Por exemplo, se sua organização estiver implementando um novo software, o treinamento dos funcionários deve ser realizado antes da instalação do software em seus computadores. Implementar o processo em ordem lógica pode resultar em um maior engajamento de todos os envolvidos.

4 – Crie envolvimento

As mudanças organizacionais, grandes ou pequenas, precisam ser explicadas e comunicadas, especificamente mudanças que afetam a maneira como os funcionários executam seus trabalhos, como a implantação de um software por exemplo para uma equipe de vendas. 

Todos os esforços de mudança devem envolver funcionários em algum nível, visto que eles estão mais próximos do processo e precisam entender o motivo e participar da criação do novo processo.

Além disso, seja mudando um processo de trabalho , melhorando a satisfação do cliente ou encontrando maneiras de reduzir custos, os funcionários têm experiências que podem beneficiar o processo de planejamento e implementação de mudanças.

5 – Desenvolva uma estratégia de comunicação

A estrutura de comunicação com as partes interessadas deve oferecer uma abordagem que considere o que é importante para os colaboradores, o que os motiva e como essa mudança os afetará.

A identificação, o planejamento, a integração e a execução de um boa comunicação é a linha que percorre toda a prática do gerenciamento de mudanças. 

Em vista disso, fornecer linhas de comunicação claras e abertas ao longo do processo é um elemento crítico em todas as modalidades da transformação.

6. Dê suporte a implementação

Como parte do processo de planejamento, a identificação e o financiamento de recursos são elementos cruciais, o que pode incluir infraestrutura, equipamento e sistemas de software.

Considere também as ferramentas necessárias para reeducar, reciclar e repensar as prioridades e práticas.

A clareza de relatórios claros sobre o progresso permite uma melhor comunicação, distribuição adequada e oportuna de incentivos e mensuração de sucessos e marcos.

7. Acompanhe o processo

Sempre que uma mudança é feita, é importante acompanhar a implementação e avaliar como tudo está funcionando e se ela produziu os resultados pretendidos.

Às vezes, as mudanças excedem as expectativas da metas, mas há ocasiões em que as mudanças não funcionam como o almejado, por isso monitore de perto. 

Quando esse for o caso, a gerência deve reconhecer que não funcionou e fazer ajustes até que o resultado desejado seja alcançado.

8- Avalie o progresso e comemore

Reconhecer as conquistas em um processo de mudança é uma parte essencial de qualquer projeto. Por isso, assim que você começar a identificar o que está indo bem, garanta que o trabalho e esforço seja reconhecido e que o sucesso seja celebrado.

Ao gerenciar uma mudança ao longo do seu ciclo de vida, é importante reconhecer o sucesso das equipes e indivíduos envolvidos.

Por conseguinte, revise, revise e melhore continuamente sua estratégia, visto que as estratégias de gerenciamento de mudanças podem e devem ser geralmente ajustadas ao longo de um projeto.

Chegamos ao fim da nossa lista e esperamos que você se sinta mais entusiasmado para implantar um plano de mudança em sua empresa que o leve a um nível mais alto em sua gestão.

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