Graças ao desenvolvimento de novas tecnologias a transição para uma  abordagem ” sem papel ” é uma realidade cada vez mais presente. Mas como isso realmente beneficia a sua empresa?

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Quais os benefícios de reduzir a papelada na sua empresa?

A impressão excessiva e o consumo de papel são um desperdício, mas quando você considera todos os processos relacionados e outras variáveis, as vantagens são mais significativas do que você imagina.

Por essa razão, neste artigo, analisamos as vantagens de reduzir impressões em papel e, ao mesmo tempo, obter vários benefícios significativos para os negócios.

A economia potencial pode chegar até 10 vezes os custos de compra de papel ao reduzir os custos de armazenamento, toner, impressão e tarefas manuais como postagem e descarte.

Logo, reduzir a impressão e o consumo geral de papel é uma boa decisão comercial e pode ajudá-lo a reduzir custos, aumentar a produtividade e, inclusive, a segurança de seus arquivos. 

Gostou de saber disso, então acompanhe este post e descubra outros benefícios de reduzir as impressões em papel e dicas para aplicar em sua empresa.

1. Economia de tempo

Em primeiro lugar, uma empresa que economiza em papel, também economiza tempo. Visto que, quando você imprime e arquiva documentos físicos, você passa um tempo considerável arquivando e, posteriormente, procurando o documento.

Uma pesquisa da International Data Corporation -IDC aponta que os profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam de  35 a 50% do seu tempo à procura de informações.

Isso acontece principalmente em função da falta de índice centralizado ou armazenamento adequado de documentos ativos.

Mas quando se tem sistema digital para arquivar documentos pode-se eliminar muitas horas desperdiçadas e permitir que seus colaboradores executem outras tarefas.

Além disso, de acordo com um relatório do Journal of Contract Management, 71% das empresas não conseguem localizar até 10% de seus contratos quando não contam com alguma solução de armazenamento digital.

2. Negócios mais dinâmicos

Quando os arquivos são armazenados digitalmente na nuvem, sua organização se torna instantaneamente mais dinâmica

Se os seus documentos ainda formam pilhas e pilhas em um arquivo físico, com certeza falta acessibilidade e, por conseguinte, flexibilidade para atender os seus clientes, visto que não é possível conferir um documento de qualquer lugar.

Neste cenário, fechar um negócio pode passar por vários inconvenientes em termos de logística dentro de uma negociação.

Mas se você adquire o hábito de digitalizar os seus documentos, tudo o que você precisa fazer é acessar sua conta na nuvem, pesquisar o arquivo e tratar os detalhes com o seu cliente ou fornecedor.

3. Liberação de espaço físico e mais segurança

Além de liberar espaço físico, armazenar documentos na nuvem é mais seguro do que manter arquivos confidenciais guardados em um escritório.

Os documentos armazenados eletronicamente ocupam pouco ou nenhum espaço e oferecem mais opções de segurança do que um gabinete de arquivos.

Principalmente porque grande parte dos documentos arquivados na maioria das vezes são duplicados ou nunca mais serão acessados e mesmo assim acabam ocupando espaços que poderiam ser utilizados de uma forma mais útil.

Já em relação à segurança, os documentos digitais são criptografados e protegidos e o acesso pode ser restrito a apenas alguns indivíduos. Além disso, os arquivos digitais não correm o risco de se perder e sofrer danos causados pelo tempo ou incidentes.

4. Economia de dinheiro

De acordo com a Iron Mountain, as organizações gastam 5% de seus orçamentos em arquivamento. Portanto, mais uma vez adotar uma solução mais conveniente e eficiente para arquivar seus documentos é uma postura inteligente. 

Ao reduzir a quantidade de tempo que você gasta imprimindo e arquivando documentos, você e seus colaboradores podem se concentrar em outras tarefas.

Dicas para reduzir o gasto de papel em sua empresa

Imprima somente quando necessário

Parece uma dica meio óbvia, mas há inúmeros exemplos de funcionários que continuam imprimindo documentos  desnecessários.

Às vezes os colaboradores imprimem para arquivamento manual, quando já existem cópias, para edição offline ou para assinatura.

Os problemas citados acima podem ser resolvidos adotando os recursos de assinatura eletrônica com ferramentas de PDF ou um software de gestão de contratos.

Faça uso da tecnologia

O uso do e-mail, correio eletrônico, Internet e Intranets podem reduzir radicalmente o uso de papel, e ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro.

Visto que o consumo de papel envolve despesas significativas para as empresas, como a compra de cartuchos de tinta, reparos e renovação de impressoras, além é claro dos custos de armazenamento.

Vá mais longe e adote a automatização de documentos

Para ir mais longe nessa desmaterialização lucrativa para toda a sua empresa, você pode buscar uma solução de gestão de contratos e documentos mais eficaz.

Com o uso de uma plataforma de gestão de contratos, você cria, negocia, assina e gerencia contratos com facilidade, sem precisar lidar com impressões e arquivamento. Uma forma fácil e simples de preparar a sua empresa para o futuro se tornar mais sustentável em longo prazo.

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