A maioria dos empresários entende a importância de fechar bons contratos. Mas e a sua gestão de contratos como está? Listamos seis sinais de alerta que indicam que pode ser a hora de mudar o seu gerenciamento.  

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Como está a sua capacidade de gerenciar contratos? 

Todo empresário ou gestor de uma empresa sabe que muito foco e energia são colocados em cada novo contrato.  Seja em uma relação com um novo cliente ou criando uma parceria com um fornecedor, existe muito trabalho antes e depois das assinaturas.

Depois da negociação e do acordo assinado, vem a manutenção e organização dos registros contratuais, assim como a supervisão do acordo e conformidade de transação. Sem contar , o monitoramento de termos de serviço e a satisfação do cliente.

Diante dessas tarefas, muitas organizações enfrentam os mesmos problemas comuns que retardam todo o processo de contratação.

Mesmo as empresas que tem as melhores intenções ao gerenciar seus contratos acabam-se deparando com contratempos que surgem muitas vezes já no início da negociação, quando é necessário preparar e criar o documento. 

No entanto, a gestão de contratos não precisa ser um bicho de sete cabeças. Esse processo pode ser simplificado, simples e fácil. Com uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato, as empresas podem padronizar os processos que ajudarão a evitar essas armadilhas.

Você sabia que as organizações podem perder até 9,2% da receita devido ao gerenciamento inadequado dos contratos.

Portanto, neste post vamos descrever 6 sinais que apontam que seus contratos precisam ser melhores gerenciados. E o que acontece quando o software automatiza grande parte do trabalho exigido por essas responsabilidades. 

1 – Você está com dificuldade de encontrar seus contratos?

Se você tem que se esforçar para encontrar um contrato, você perde tempo. Essa situação indica que você desperdiça recursos, tanto humanos quanto financeiros.

Além disso, o gerenciamento de contratos é mais do que o gerenciamento de documentos. Também é gestão de dados e informações. É preciso saber quando seus  contratos expiraram e, por exemplo, quantos contratos estão para serem renovados de forma automática.

Por outro lado, com um  software de gerenciamento de contratos, você armazena todos os seus contratos em um arquivo digital que possibilita pesquisas fáceis e rápidas. Esse recurso facilita que você e os membros de sua equipe encontrem documentos facilmente. 

2 – Suas negociações são prolongadas? 

Negociações muito longas são outro sinal de que a sua gestão de contratos precisa de um update.  Essa demora pode ser resultado da dificuldade ou falta de comunicação no processo de criação.

Se a sua equipe de vendas precisa perder muito tempo até apresentar uma proposta ou fechar um contrato, isso significa que você está perdendo a competitividade e também receita. 

Isso pode ser evitado quando as partes envolvidas no processo de negociação podem acompanhar a evolução e o progresso, o que pode ser facilmente obtido com uma solução de gestão de contratos na nuvem. 

3 – Está difícil de analisar o desempenho de seus contratos? 

O que acontece na sua empresa depois que o contrato é assinado?

Qual a quantidade de esforço é mantida para manter e gerenciar o conteúdo do contrato? Enfim, um acordo assinado não significa que o trabalho está feito!

E para uma boa gestão, manter o controle de métricas financeiras é tão importante quanto assinar o contrato inicial, principalmente para os departamentos de vendas. 

Se você não tem uma maneira rápida e fácil de avaliar o desempenho dos contratos da sua empresa ou está  levando dias para exportar, compilar e formatar suas informações em um relatório, talvez esteja na hora de mudar a sua estratégia. 

Uma solução que permite relatórios em tempo real ajuda a tomar decisões oportunas e não ter dificuldades em encontrar detalhes do contrato que podem ser úteis em suas negociações.

4 – Você não sabe quem é responsável por um contrato?  

Outro problema comum no gerenciamento de contratos é a falha ou dificuldade em tentar incluir as pessoas ou equipes necessárias no processo.

Em algumas empresas, um grande erro é não saber quem ou qual departamento é responsável por algum contrato. 

Ao usar um software de gerenciamento de contratos, é possível atribuir controle de contrato a um departamento ou a um indivíduo, de modo que sua organização tenha menos chances de perder um prazo. 

5 – Muitos prazos perdidos?  

Você percebe que renovações automáticas de contrato que não deveriam ter continuado estão atrapalhando os seus negócios? Ou está cada vez mais difícil monitorar o vencimento do contrato? 

Com um software de gerenciamento de contratos, seus colaboradores podem definir alertas e lembretes sobre renovações de contratos.  Com certeza, quanto mais detalhes você souber sobre os contratos que você tem, mais fácil será gerenciá-los e planejar seus próximos passos.   

6 – Você e sua equipe não têm mais tempo livre para atividades estratégicas? 

Sua equipe está sempre envolvida em tarefas manuais e repetitivas e quase nada focada em vender, cuidar do cliente ou focar em tarefas de maior valor.

Quanto mais inteligente sua estratégia de contratos, mais ganhos de eficiência e insights você terá. Ao sistematizar a contratação, você transfere a carga de trabalho das atividades organizacionais para a resolução de problemas em um nível sistêmico.

Você abre o caminho não apenas para uma melhor visão de seus contratos, mas também para melhores processos e resultados em seus negócios. 

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