Gestão ineficiente de contratos não é apenas uma questão de tempo perdido. Uma má gestão de contratos também pode custar caro aos seus negócios.

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Gerenciamento de contrato ineficiente pode resultar em perda de receita

Não é raro que empreendedores, CEOs e outras pessoas de negócios considerem cansativo o gerenciamento de contratos.

Da mesma forma, muitos assuntos relacionados a contratos são vistos como obstáculos na maneira de fazer negócios. Na verdade, o que transforma essa área um desafio e o processo ineficiente é o gerenciamento tradicional de contratos o torna um processo de negócios ineficiente.

Quase sempre é preciso lidar com impressão, email, pastas compartilhadas, planilhas, assinaturas e até arquivos. Entretanto, a ineficiência dos métodos tradicionais torna o gerenciamento de contratos não somente cansativo, mas reduz o valor geral de muitas empresas.

Além da perda de receita que pode chegar até 9% ao ano, segundo um estudo da Associação Internacional para Gerenciamento Comercial e de Contratos (IACCM), o gerenciamento pode expor as organizações a riscos financeiros na forma de obrigações perdidas, renovações indesejadas e outros custos desnecessários.

Algumas consequências de quando os contratos são gerenciados manualmente: 

• Falta de insights para tomada de decisão devido a dados imprecisos ou incompletos do contrato;
• A quantidade de tempo necessária para redigir contratos padrão aumenta exponencialmente;
• Relatório manuais que limitam o controle do processo;
• Os responsáveis pelos contratos perdem informações importantes sobre o contrato;
• O gerenciamento de riscos é quase nulo frente à falta de tempo e recursos;
• É quase impossível obter uma visão geral dos contratos.

Gestão de contratos tradicional aumenta o custo e diminui o controle

Em primeiro lugar, é quase impossível obter uma visão geral de todos os contratos e seu conteúdo – status, valor, datas de início e término – em uma empresa sem meios digitais.

Além disso, os contratos costumam levar muito tempo para serem redigidos. E se uma empresa tem várias pessoas envolvidas no processo de contratação, isso leva ainda mais tempo. E quantos mais funcionários lidam com contratos, maior pode ser a perda de controle.

Mas por que a gestão manual é ineficiente? Em primeiro lugar, pense em quanto tempo uma ou mais pessoas levam para redigir um contrato ou mesmo copiar e colar manualmente os principais termos de um modelo padrão. Além disso, depois da criação, acontece o vaivém do contrato para criação e aprovação.

⌈De acordo com a IACCM acordos de média complexidade podem levam entre sete a 10 semanas para aprovação.⌉

Ademais, tradicionalmente o contrato é impresso e assinado manualmente. E o que acontece se os signatários não estão na mesma sala, cidade ou país? Isso significa mais tempo gasto para a circulação do contrato e as assinaturas que finalmente vão finalizar o acordo.

Enfim, enviar rascunhos de contratos por correio é um desperdício de tempo e dinheiro. E agora que as assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas, não há realmente nenhuma razão para resistir à transição para processos sem papel.

Então a pergunta é? Por que manter um processo tradicional, baseado em falta de processos estruturados e papel e tinta? Sem contar, que neste tipo de processo é quase impossível gerenciar todo o ciclo de vida do contrato.

Nesta questão, ainda podemos ir mais além. Por exemplo, se seus contratos não forem armazenados digitalmente em um local central, será impossível ter uma visão geral precisa dos dados do contrato.

Considerando que você não sabe onde estão seus contratos, como pode ter certeza de 100% de quantos contratos você tem ou quando eles expiram?

A saber,  a falta de um período de negociação pode desencadear a renovação automática e a oportunidade perdida de economizar dinheiro. Se não há uma política de revisão eficaz de contratos é muito difícil, por exemplo, identificar contratos redundantes e com baixo desempenho.

⌈Segundo a Faulker Information Services, mais de 10% dos contratos são mal administrados, custando dinheiro à empresa, além de perda de tempo.⌉

Mas ao digitalizar os processos e adotar mais ferramentas de colaboração em toda a empresa, será muito mais fácil obter visibilidade sobre a contratação e melhorar a eficácia.

Provavelmente você está lendo artigo movido pelo desejo de mudar. Quer saber por onde começar? Tudo o que você precisa pode estar em único software. Acompanhe e confira como a ferramenta certa pode melhorar o processo de gestão e alavancar oportunidades de negócios.

Software de gestão de contratos: uma solução baseada em nuvem e assinatura eletrônica

Se você procura uma solução que ofereça eficiência, o software de gestão de contratos ajuda a eliminar trocas de-mail, lembretes improvisados ​​para revisão do contratos, padronizar e automatizar o seu gerenciamento o máximo possível.

Com a automação, a equipe responsável pelos contratos pode criar documentos em minutos e realizar revisões completas de cada palavra para garantir que os padrões de conformidade sejam atendidos.

O software de gerenciamento de contratos também armazena arquivos em um sistema de nuvem seguro, facilidade que permite a pesquisa e o  compartilhamento de arquivos atualizados em apenas alguns cliques.

Além disso, é fácil e rápido localizar as informações necessárias e organizá-las da maneira que melhor atende às necessidades do seu processo.

⌈As ferramentas de colaboração baseadas em nuvem e assinatura eletrônica podem acelerar processos e viabilizar negociações e aprovações mais rápidas.⌉

Em suma, uma das razões mais importantes pelas quais as empresas investem em um software de gerenciamento de contratos é identificar mais oportunidades de receita e gerenciar os gastos com mais eficiência.

Por fim, abandonar o processo manual pode colocar um ponto final em prazos perdidos, arquivos extraviados ou mal gerenciados, acesso a cópias desatualizadas e riscos de problemas causados por pequenos erros.

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