Antes de decidir sobre uma determinada solução de gestão de contratos, é importante avaliar algumas caraterísticas. Confira!

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O que avaliar em um software de gestão de contratos antes de tomar uma decisão?

Você chegou à conclusão de que você precisa de um software de gestão de contratos para aumentar a produtividade e a eficiência em seus negócios? Com certeza, essa é uma boa ideia.

Mas existem diferentes soluções no mercado e você precisará avaliar qual a melhor para as suas necessidades antes de tomar uma decisão.

Para empresas e escritórios jurídicos, assim como departamento jurídicos e financeiros que buscam otimizar sua abordagem de gerenciamento de contratos, abaixo listamos 6 itens importantes que você deve considerar.

1 – Criação de documentos

A elaboração manual de contratos é sempre tediosa e ocasionalmente propensa a erros. Não seria legal criar contratos seguros e compatíveis em uma fração do tempo? Além do mais, quanto agravamento seria economizado se os usuários finais pudessem produzir seus próprios contratos pré-aprovados sem mesmo envolver o departamento jurídico? Soa muito bem, certo?

2. Armazenamento na nuvem

O software baseado em nuvem também chamado de SaaS ou software como serviço é hospedado e acessado pela Internet. Embora os recursos da nuvem e do software tradicional possam ser semelhantes, há grande diferença no acesso que interferem diretamente na forma de trabalho.

Softwares na nuvem podem ser acessados com segurança de qualquer dispositivo conectado em qualquer local, por isso a nuvem permite capacidades ágeis que permitem às equipes criarem novos contratos usando modelos pré-aprovados.

Logo quando você armazena e edita um contrato na nuvem, é muito mais fácil compartilhar as alterações do contrato, o que gera um novo nível de comunicação e garante que todas as partes interessadas estejam analisando o mesmo documento.

3. Gerenciamento e segurança de acesso

Um dos itens que você deve avaliar são os recursos de segurança, como as funções de permissão que possibilitam que um administrador determine quem pode acessar contratos individuais e quais funções (download, somente leitura, entre outras atribuições.

Dessa forma, é possível reduzir o risco de violações, o uso não autorizado de informações e outras violações de segurança, tanto intencionais quanto acidentais. Lembre-se também de avaliar a segurança da transmissão e armazenamento de dados.

4. Facilidade de uso

Não há nada mais importante do que a usabilidade do sistema para você e a sua equipe. Por isso, procure por uma plataforma amigável.

Uma boa maneira de identificar se uma solução de gestão de contratos é fácil de usar é agendar uma demonstração para você e sua equipe conhecerem o software em ação.

Assim fica mais fácil de determinar se o software é configurável para atender às necessidades da sua organização e todas as funcionalidade do sistema.

5. Mensalidades ou anuidades fixas

Assim como os recursos de diferentes softwares de gerenciamento de contratos podem variar, os modelos de preços também podem variar dependendo do que você precisa ou o que utiliza.

Por isso, é importante saber o que está incluído e pode incorrer em custos adicionais para dimensionar o software de acordo com suas necessidades. Duas áreas principais que podem variar entre as ofertas de software são o espaço de armazenamento e as licenças de usuário.

6. Suporte

Certifique-se de que o provedor de software irá oferecer suporte quando você tiver dúvidas de como utilizar. É muito importante considerar a oferta de suporte e avaliar quais os canais estão disponíveis para você, como telefone, e-mail, entre outros.

Enfim, há grandes benefícios que uma empresa pode obter com a implantação de uma solução de gestão de contratos.

Ao fazer a escolha certa, sua empresa terá a oportunidade de fazer diversas mudanças na gestão e operar com mais produtividade e receita.

Quer saber o que a plataforma de gestão de contratos da Juridoc pode fazer por você e a sua empresa? Envie um e-mail para vendas@juridoc.com.br e não perca a oportunidade de conhecer de perto a nossa solução.

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