A primeira etapa do ciclo de vida do contrato está relacionada à pré-contratação, momento que você se prepara e planeja sua estratégia de negociação, antes de criar o seu contrato.

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Qual é o ciclo de vida do contrato?

No nosso primeiro artigo sobre o ciclo de vida do contrato Conheça as 9 etapas do Ciclo de Vida do Contrato  explicamos de forma breve cada etapa do contrato.

Vale destacar que não há uma definição universal de um ciclo de vida de contrato. Mas as definições embora possam variar, são bastante semelhantes.

Alguns consideram o ciclo de vida como o tempo a partir do qual o contrato é criado até o momento em que o contrato é concluído ou assinado.

Outros analisam o ciclo de vida do contrato de forma mais ampla, incluindo negociação pré-contrato e análise e gerenciamento de auditoria pós-contrato.

Já no artigo O que é CLM e como usar para obter o máximo valor dos seus contratos  explicamos o conceito de CLM e seus principais objetivos.

E também anunciamos que iríamos preparar uma série de artigos com dicas para gerenciar cada estágio do  contrato com sucesso.

Portanto, neste primeiro artigo sobre, vamos falar sobre a solicitação ou preparação do contrato. 

Por que a fase da pré-contratação é importante?

Sem dúvidas, a etapa de pré-contratação representa a essência de qualquer acordo. Essa é a fase em que ambas as partes devem determinar suas metas e estratégias.

Entre as principais ações desta etapa, estão o pedido de entrada, seleção de cláusulas e geração do primeiro rascunho.

Para entender melhor essa etapa é preciso ter em mente que o início de uma parceria deve ser marcado pelo entendimento compartilhado que todo e qualquer negócio deve ser benéfico para todas as partes.

Seja um acordo entre entre você e seus clientes, fornecedores ou parceiros. O mesmo vale para a contratação de colaboradores ou prestadores de serviços.

Além disso, é importante estar ciente que os contratos ajudam você a gerenciar as expectativas em torno de uma negociação, com foco nos resultados e gerenciamento de riscos.

Dito isso, vamos às dicas para gerenciar essa primeira etapa da pré-contratação com sucesso.

1. Negocie o processo

Na maioria das vezes, as empresas têm dificuldade em fechar o acordo durante as negociações porque não conseguem mediar o processo, por falta de diretrizes e visibilidade de todo o processo.

Por exemplo, quando você está prestes a fechar um novo acordo para a compra ou venda ou firmar uma parceria de negócio quais as regras básicas que você segue?

Quais as principais questões discutidas? Preço? Pagamento? Entrega? Escopo do projeto? Ou no caso de contratação de mão-de-obra, qualificações do contratado?

É neste contexto que o mapeamento do processo de negociação pode ajudá-lo a evitar erros e dubiedade, além de possibilitar negociações mais eficientes e simplificadas.

2 – Compreenda a dinâmica do negócio

Entender a dinâmica do negócio é crucial em qualquer negociação. A preparação para a negociação de um contrato   inclui o estudo da empresa e dos indivíduos com quem você estará intermediando.

É fundamental identificar seus pontos fortes e fracos e quaisquer estratégias que você saiba que a outra parte poderá usar para alavancar termos mais vantajosos.

Do seu lado, defina limites para o que você pode aceitar e fatores que podem fazê-lo a se afastar do negócio. Seja claro ao colocar seus termos e tenha argumentos baseados em dados relevantes para argumentar.

3 – Antecipe as expectativas da outra parte

Seja proativo, não reativo. Durante as negociações é melhor ser proativo ao invés de reativo. Tome como exemplo outros contratos bem-sucedidos para impor seus termos com clareza.

Ouça atentamente a outra parte para encontrar as soluções mais rápidas. Entender e estimar as demandas e objetivos de ambos os lados levam a acordos mutuamente benéficos (ganha-ganha).

Igualmente, as equipes de vendas também devem antecipar o que é importante para o comprador. É o preço? É volume? É exclusividade? É qualidade?

É neste momento que deve-se ponderar se existem preocupações sobre outros elementos de risco, assim como a  duração do contrato, cláusulas de rescisão e termos para renovação.

4 – Pesquise contratos anteriores

Faça uma busca por informações sobre contratos anteriores. Se houver uma maneira de pesquisar outros contratos similares, você pode ser usar isso como uma vantagem.

Se você faz uso de um software de gestão de contratos, ter acesso a essas informações será muito mais fácil.

Com uma busca pelo seu portfólio de contratos, é possível ver o que foi oferecido em uma contratação anterior e trazer pontos do resultado para a nova negociação.

Além disso, na fase de pré-contratação é importante fazer a sua pesquisa. Conheça leis, fatos e números relevantes.
Pode ser útil também ter uma prévia do acordo por escrito antes de se encontrar ou discutir o contrato com a outra parte.

5 – Foque nos elementos principais de um acordo

Estar preparado e entender os elementos básicos do contrato é fundamental para garantir o melhor resultado possível em todas as negociações.

É útil entender os conceitos básicos da elaboração de contratos, mesmo que você raramente redija seus próprios documentos legais.

Um entendimento básico pode aumentar sua confiança em todos os tipos de redação comercial e também auxiliará na revisão e interpretação dos contratos em que você faz parte.

Por fim, o resultado ideal é a confiança de que você negociou os melhores termos para o seu negócio e está pronto para criar um contrato bem elaborado e gerenciar com sucesso seu portfólio de contratos.

Se você gostou deste conteúdo, acompanhe o nosso blog e confira na próxima semana 5 dicas para criar o seu contrato. 

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