Listamos cinco dicas para gerenciar o desempenho de seus fornecedores para aprimorar a colaboração, gestão de riscos e transparência.

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Invista na sua relação com os fornecedores

Independente do porte da empresa, gerenciar efetivamente o desempenho do fornecedor significa gerenciar, sobretudo o relacionamento.

Uma pesquisa da Deloitte Global CPO de 2018  aponta que as relações com fornecedores são uma via importante, mas ainda pouco adotada pelas empresas para consolidar negócios mais valorosos e obter mais lucros.

Por essa razão, é preciso estabelecer e gerenciar as interações com os fornecedores para cada contrato estabelecido. Quando se fortalece a relação com os fornecedores por meio da gestão de contratos conquistam-se parcerias mais duradouras, além de mais tranquilidade e flexibilidade na hora das negociações.

A gestão eficaz de contratos, sobretudo, leva ambas as partes a ter um senso de compromisso mútuo e, assim, trabalhar para promover os melhores interesses uns dos outros.

Mas o que é preciso para melhorar a colaboração do fornecedor? Ou melhor, gerenciar o desempenho e aprimorar o relacionamento com os seus fornecedores?

Destacamos cinco dicas que vão esclarecer todas essas dúvidas para você. Confira!

1 – Não esqueça seus contratos no fundo da gaveta

Se você assina um contrato, não o guarde simplesmente na gaveta e o esqueça até surgir um problema. Afinal quem garante que o fornecedor cumprirá com todos os requisitos?

Se não existir o monitoramento ou análise de desempenho durante o período do contrato, será difícil obter 100% de conformidade com o que foi acordado.

Durante todo o ciclo ativo do contrato, você precisa estar pronto para gerenciar quaisquer problemas que surjam e implementar a ação correta para impedir que os mesmos problemas se repitam.

2. Faça a revisão regular de serviços/produtos e desempenho

A revisão regular do desempenho de seus fornecedores ajuda a reduzir os custos e melhorar a satisfação do cliente. Além disso, desencadeará  uma maior responsabilidade por parte de seus fornecedores.

O ideal é rever o processo não apenas para medir resultados, mas para implantar melhorias e compartilhar os resultados com eles.

Você pode classificar fornecedores com base na importância estratégica e avaliar o nível de desempenho. A partir disso, avaliar a consolidação de gastos e buscar melhorias em relação a custos e outros pontos críticos, como prazos e entregas.

3. Estabeleça KPIs – indicadores-chave de desempenho

O que você deseja dos seus fornecedores? É extremamente importante definir isso desde a solicitação de cada contrato. Quando você define a estrutura e o formato do contrato, é importante buscar mecanismos que funcionem.

Antes que um contrato seja estabelecido, você pode ter que tomar providências específicas para definir como cada parte concorda que a relação funcionará na prática em torno da negociação.

Por isso, se você usa indicadores de desempenho é muito mais fácil avaliar o grau de comprometimento de cada fornecedor.

Quer saber como definir KPIs para a sua gestão? Confira este artigo O que é KPIs e como utilizá-los da gestão de contratos.  

Por fim, você pode ter uma definição de políticas para os casos em que o desempenho do fornecedor é inferior ao padrão. Igualmente, é possível em conjunto elaborar ações para melhorar as deficiências.

4. Compreenda e cumpra as obrigações contratuais

De fato, sua empresa precisa ter confiança de que o fornecedor entregará o que está sendo pago. Por outro lado, o seu parceiro de negócios também precisa da confiança de que será pago de forma justa e em tempo hábil.

Resumindo, em um relação contratual saudável, os dois lados devem compreender e cumprir suas obrigações. Uma das melhores maneiras de fazer isso é utilizar contratos que definam claramente os termos de seu relacionamento de compra.

Para saber mais sobre como elaborar contratos que criam bons resultados, este artigo que lista 5 dicas fundamentais para a negociação de contratos, pode ajudá-lo.

Já em relação a datas importantes do contrato, é importante ter acesso a ferramentas que o ajudem a lembrar de datas de expiração, renovação automática, assim como datas de término do contrato.

5  – Considere agregar tecnologia a sua gestão de contratos

Infelizmente, os contratos geralmente são mal administrados dentro de uma empresa pela falta de ferramentas de suporte adequadas que promovam a eficiência e a transparência do processo.

De modo geral, a falta de organização na gestão de contratos é causada por questões como a incapacidade de acompanhar os contratos e encaminhar os documentos para a pessoa apropriada.

Além disso, a falta de informações sobre os principais contratos e a falta de conhecimento sobre práticas de governança corporativa e conformidade também são prejudiciais neste processo.

Em vista disso, um software de gestão de contratos é um aspecto importante no gerenciamento de relacionamentos com fornecedores e na garantia de que mercadorias e serviços sejam negociados sempre no momento certo.

Além da organização do processo, as ferramentas de gerenciamento de contratos ajudam as empresas a aproveitar ao máximo os termos do acordo e, por conseguinte, reduzir custos e evitar riscos.

Se a sua empresa ainda está tendo dúvidas sobre a mudança para um sistema de gerenciamento de contratos, faça um tour pela nossa plataforma e cadastre seu e-mail para saber como é fácil transformar a sua gestão.

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