Quais são os indicadores-chave de sucesso da sua empresa? Saiba o que é KPI e como aplicá-lo à gestão de contratos.

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O que é Key Performance Indicator – KPI?

Key Performance Indicator (KPI) é um indicador-chave de desempenho que demonstra a eficiência com que uma empresa está atingindo os seus principais objetivos de negócios.

De modo geral, as empresas usam KPIs em vários níveis para avaliar o progresso e atingir metas.

Os KPIs podem se concentrar tanto no desempenho geral da empresa quanto em processos específicos de departamentos como contratos, vendas, marketing, atendimentos, entre outros.

Especialistas apontam que quando projetados e usados ​​de maneira ideal, os KPIs desempenham um papel importante na condução de metas para obter efeitos significativos em resultados e projetos.

Para isso, os gestores de uma empresa devem entender como reconhecer, estabelecer e monitorar os KPIs mais mensuráveis para os elementos críticos da sua gestão.

Com relação ao gerenciamento de contratos, pode ser difícil identificar quais KPIs fazem mais sentido monitorar, visto que os contratos variam muito de uma situação para outra.

Mas pelo fato de compreender uma grande quantidade de dados que são relevantes para a gestão, como datas, números e outras informações – é possível estabelecer escopos mensuráveis para avaliar o desempenho das negociações.

Vale ressaltar que para a maioria dos empresários que mantém seus negócios nos trilhos, a métrica mais importante para uma empresa voltada para vendas será quase sempre a rapidez com que os negócios são fechados.

Então acompanhe o próximo tópico e descubra por que razão, a exemplo de outros negócios que priorizam o gerenciamento, sua gestão de contratos precisa de KPIs.

Por que a sua gestão de contratos precisa de indicadores?

O software CLM (Contract Lifecycle Management) permite que muitas empresas economizem recursos e acelerem a receita reduzindo o tempo de execução do contrato.

Embora configurar um sistema de gerenciamento de contratos é de extrema importância para uma organização, com certeza não é o suficiente.

É preciso garantir que esse sistema funcione da melhor forma possível e cumprindo o seu objetivo de reduzir custos e operar com mais eficiência.

E indicadores-chave de desempenho economizarão tempo e custos e manterão você no controle, além de oferecer vantagens competitivas. Confira abaixo alguns dos benefícios:

Vantagens de criar KPIs 

Identificação de problemas: aponta a direção que empresa está indo e ajuda a identificar obstáculos ao longo do caminho.

Redução de custos: ajuda a reduzir custos, evitando problemas em vez de apenas tentar corrigi-los. 

Confiabilidade dos clientes: revelam o compromisso de uma empresa com seus clientes. 

Avaliação: servem como uma ferramenta que identifica seus pontos fortes e fracos para crescimento e melhorias. 

Como definir KPIs para a gestão de contratos?

Na contratação, é importante estar ciente de que mesmo pequenos desvios de desempenho em um contrato podem ter um grande impacto em longo do tempo. Por isso, é vital ter o controle dos contratos ativos e processos de renovação recorrentes em sua empresa.

Dito isso, pode se afirmar que geralmente os indicadores são eficazes quando projetados por trás de objetivos articulados. Ou seja, uma abordagem útil é criar, no mínimo, até 5 categorias de áreas-chave de objetivos e construir KPIs dentro dessas categorias.

Para defini-los, faça algumas perguntas como:

1 – Qual é o resultado almejado?
2 – Por que esse resultado é importante?
3 – Como você vai medir o progresso?

Para esclarecer um pouco mais o método, abaixo listamos alguns KPIs que podem ser adotados na gestão de contratos.

Lembrando que para isso é importante ter um sistema de gestão de contratos completo para gerar informações que possam auxiliá-lo durante o processo e levá-lo a tomar decisões mais rápidas e efetivas.

KPIs que podem ser medidos na gestão de contratos

1 – Duração do Ciclo de Vida do Contrato

Desde a negociação inicial com o cliente até a assinatura de um contrato assinado, o número de dias envolvidos pode variar entre setores, tipos de contrato e situações exclusivas do cliente.

Por isso, é importante que toda empresa determine um tempo de ciclo aceitável desde o início do contrato até a assinatura em suas diferentes divisões.

Dessa forma, os gerentes ou colaboradores responsáveis pelos contratos podem acompanhar o cronograma e quais processos eles precisam acelerar ou eliminar.

2 – Valor Anual do Contrato 

O valor anual do contrato com altas taxas de renovação é bastante útil para uma empresa, , visto que agrega valor a todas contratações recorrentes.

Neste contexto, também é válido comparar as taxas e as receitas de contratos anteriores com os novos contratos. Igualmente, é importante prestar atenção de receitas perdidas em função de contratos não-renovados.

3 – Atraso nas aprovações

Como o atraso nas aprovações pode ser oriundo de ambos os lados da tabela, é importante saber onde estão ocorrendo os contratempos. Manter as aprovações e revisões internas em um mínimo de tempo é essencial para que os contratos possam se manter dentro do escopo e do orçamento.

4 – Contratos não-renovados 

Em alguns setores, pode ser aceitável que uma determinada porcentagem dos contratos expire sem renovação. No entanto, essa porcentagem tem um limite que você precisa estabelecer para tomar ações proativas. A porcentagem de não-renovações é bastante útil para identificar, por exemplo, os motivos da evasão de clientes.

5 – Conformidade

Esse é um indicador que fornece informações sobre se sua organização principalmente no que tange ao armazenamento e gerenciamento de cláusulas, termos e qualidade dos contratos.

De acordo com a IndustryWeek , as empresas com um processo de conformidade de contrato bem definido alcançam até 80% de economia quando comparadas com outras do mesmo setor.

Por fim, um sistema de CLM poderá ajudar a rastrear todos os KPIs e também oferecer outras ferramentas para medir outros fatores de riscos, conformidade e, claro, o desempenho.

Sem dúvidas, os resultados dos seus indicadores-chave serão relevantes para toda a empresa. Se você já aplica KPIs na sua empresa, compartilhe conosco o que você acha dessa prática de gestão.

Vamos adorar saber o que você está fazendo para medir o seu sucesso!

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