Muitos fatores influenciam na eficácia de um gerente de contratos. Neste artigo, vamos dar 5 dicas e abordar algumas práticas para alavancar a gestão de contratos.

Quais os maiores desafios dos gerentes de contratos?

O processo tradicional de criação, publicação e assinatura de um contrato tem várias etapas. E essas etapas podem ser desafiantes. 

Os desafios para um da gestão de contratos pode incluir a falta de ferramentas para padronizar o processo de contratação, a espera exaustiva de um signatário para executar um contrato ou a sua renovação.

Sabe-se que um ciclo de vendas prolongado não é apenas um incômodo para todos os envolvidos no processo, mas também custa caro para uma organização.

Quanto mais tempo for necessário para assinar um contrato, mais tempo e recursos estão sendo dispersos e oportunidades de novos negócios perdidas.

E a maioria dos contratos passa por atrasos devido a erros simples de organização e comunicação. É preciso saber quem tem o documento? Quem é responsável por agir? Quem modificou o documento e quando?

E um dos principais papéis do gerente de contratos é identificar gargalos no processo e onde os contratos estão desacelerando. Por isso, será um conjunto de ações que levam a maior visibilidade e organização que vão transformar o processo.

Por isso, vamos listar cinco dicas para os gestores de contratos tirarem o máximo proveito do seu gerenciamento de contratos.

1 –  Crie contratos a partir de modelos

Infelizmente, quando é necessário gerenciar contratos manualmente, os contratos podem ter seu ciclo de vendas estendido e não conformidade. Além do mais, mesmo que exista um departamento jurídico responsável pela criação dos contratos, as empresas devem criar e usar modelos usados ​​em toda a organização.

A utilização de modelos de contrato ajuda a garantir uma formatação precisa em todos os contratos da empresa. Quando se trabalha com modelos, é possível padronizar termos e cláusulas e operar com dados corretos. Os modelos, sem dúvidas, contribuem para a agilidade e profissionalismo do processo.

2 – Centralize seus contratos na nuvem

A confiança no armazenamento de documentos e contratos na nuvem tem se tornado exponencial. 

Cada vez mais, as empresas estão utilizando plataformas e softwares baseados em nuvem para gerenciarem seus contratos de forma mais segura e organizada.

Isso acontece porque à medida que as relações com os clientes crescem e se tornam mais complexas, as empresas buscam melhores alternativas que levem a um gerenciamento sem riscos e que aprimore a conformidade legal.

E manter contratos em um único local vai ao encontro desse objetivo, visto que essa prática permite encontrar de forma fácil todos os documentos para ações regulares como pesquisa, auditoria e análises.

3 – Trabalhe com métricas de desempenho

Para que os contratos da sua empresa gerem os benefícios esperados, eles precisam ser cumpridos de forma bem-sucedida. E para isso é essencial medir o desempenho de cada acordo que se cumpriu e também que deverá ser efetivado.

É preciso gerenciar riscos, negociar preços, termos e condições com o objetivo de aumentar o valor para os negócios. Ao mesmo tempo em que se administra despesas e controle de custos. Somente dessa forma, uma empresa consegue se manter competitiva.

Em vista disso, os gerentes de contratos devem estar cientes também do tempo gasto em cada fase do fluxo de trabalho para traçar suas métricas de desempenho.

Com certeza, as métricas vão depender de cada empresa e somente, a partir de uma análise específica de como são realizados os processos contratuais, é que as metas podem ser traçadas. No artigo Gestão de contratos: 6 métricas de desempenho que você deve mensurar , é possível conferir mais sobre esse assunto.

4 –  Seja eficiente durante todo o ciclo de vida do contrato

Os contratos ditam os pontos críticos de todas as transações comerciais, como datas, preços, informações dos seus parceiros de negócios, entre outras.

Por isso, é importante observar e aprimorar todos os estágios do ciclo de vida do contrato. Por isso, é preciso buscar ferramentas que ajudem a simplificar o fluxo de trabalho desde a criação, negociação, aprovação até a execução final do contrato.

Negligenciar qualquer uma das etapas pode resultar em perda de receita, custos extras e prejudicar as relações comerciais, ao invés de fortalecê-las.

5 – Faça bom uso da tecnologia

Uma plataforma ou software de CLM, por exemplo, pode oferecer todos os elementos necessários para criar e manter o controle dos seus contratos e documentos.

Ao utilizar um sistema de gestão de contratos, você passa pelo processo de aprovação de forma mais rápida e tem acesso a relatórios em tempo real para encontrar detalhes específicos para renovações e novas negociações.

Mas muitas organizações já possuem ferramentas na ponta dos dedos que podem ajudá-los  a assumir o controle do gerenciamento do ciclo de vida do contrato, mas falta uma compreensão maior do que essas ferramentas podem fazer pela empresa.

Então se você gostou das nossas dicas, pode se interessar também pelo Guia Gestão de Ciclo de Vida do Contrato. Adotar e saber usar a tecnologia a seu favor pode levá-lo a um nível maior de insights, produtividade e eficiência.

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