Neste artigo, você descobre em cinco tópicos como um software de gestão de contratos pode melhorar os recursos de gerenciamento da sua empresa.

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O que é automação da gestão de contratos?

Com certeza, escrever, aprovar e implementar contratos não é uma tarefa das mais fáceis e interessantes das quais você realiza todos os dias. 

Mas, independente do tamanho da sua empresa, localização ou nicho de mercado, cada etapa do processo é essencial para o crescimento dos seus negócios.

Por isso, cada vez mais as empresas estão acelerando os fluxos de trabalho e controle por meio de uma solução CLM – Gerenciamento de ciclo de vida do contrato.

Especialistas apontam que a automação do processo de gestão de contratos pode reduzir os custos em até 30% e os ciclos de negociação em 50%.

No que tange a pagamentos indevidos, a previsão é de uma economia de até 90%. Igualmente, alguns cases mostram que as melhores práticas de CLM podem aumentar a receita da empresa em até 9%.

Por isso, se a sua empresa ainda mantém processos manuais, descubra neste artigo como uma mudança em sua gestão pode agregar valor a sua empresa.

Mas antes, confira uma breve explicação sobre o que é uma plataforma ou software de CLM.

O que é uma plataforma ou software de CLM

De modo simplificado, uma plataforma de CLM é uma ferramenta que permite o gerenciamento completo de todo o ciclo de vida do contrato e armazenamento seguro dos seus dados.

Mas uma solução completa não oferece recursos apenas para automatizar seu fluxo de trabalho, por meio da criação e execução do contrato, mas também o ajuda a negociar e medir o desempenho de seus negócios.

Ao mesmo tempo, o leva a atingir metas de conformidade, redução de custos e economia de tempo.

Essas funcionalidades são possíveis porque uma plataforma armazena dados que formam uma trilha contextual de auditoria, discussões e versões.

A incorporação dessas ações automatizadas simplificam o processo, liberando mais tempo para as equipes se dedicarem a funções estratégicas.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é uma solução CLM, vamos aos pontos principais. Confira!

1 – Você adquire uma compreensão clara dos seus contratos

Muitas vezes, os contratos são assinados, arquivados e nunca mais consultados. Essa prática pode deixar uma empresa aberta a todos os tipos de problemas que podem ficar cada vez mais difíceis de serem corrigidos.

Isso acontece porque quando falta clareza do que é exigido de você e da outra parte, a relação comercial enfraquece.  Ou seja, quando surgir um contratempo, você não saberá como prosseguir ou dispensará muito tempo e dinheiro até descobrir.

Mas quando você tem acesso a ferramentas que o ajudam a documentar a sua negociação, adquire-se a curto e médio prazo o conhecimento apropriado para gerenciar riscos e tomar decisões acertadas.

Da mesma forma, seus fornecedores, colaboradores e/ou clientes têm uma compreensão profunda da sua organização e o que você precisa deles. Logo, você obtém mais valor das suas parcerias.

2 – Ferramentas úteis para criar seus contratos

Quando você tem acesso a ferramentas úteis como modelos, documentos pré-aprovados, entre outros recursos de revisão e aprovação, suas equipes têm mais tempo para serem eficientes em outras atividades de maior valor, como planejamento e administração.

Por exemplo, se você tiver que comparar e revisar cada contrato  em vez de ver as alterações rastreadas automaticamente, estará perdendo inúmeras horas de produtividade que poderiam ser gastas fechando mais negócios.

É importante destacar o ponto acima, porque de acordo com relatórios recentes sobre boas práticas de gestão, as equipes de vendas que utilizam uma solução com recursos completos obtém melhores resultados.

Essa melhora na produtividade está relacionada, principalmente, à redução significativa de tempo gasto na geração de contratos e na busca da versão ou status mais recente de um documento. E o tempo que antes era utilizado neste processo é direcionado a novos negócios.

3 – Seus dados e contratos em um único lugar

O software de gestão armazena todos os contratos de uma empresa em um local central. O acesso a cada documento é concedido apenas às partes interessadas e apropriadas. Isso significa que os contratos são acessíveis e seguros ao mesmo tempo.

Ao tornar os contratos mais acessíveis, você pode incentivar ativamente todas as partes a cumprir suas responsabilidades contratuais. 

Ao mesmo tempo é possível avaliar o desempenho de cada acordo para garantir que os prazos sejam efetivados. Ao cumprir todas as responsabilidades, as empresas podem se estabelecer como parceiros confiáveis ​​e construir relacionamentos comerciais mais duradouros.

4 – Gerenciamento proativo de riscos

O CLM permite que você e toda a sua organização respondam e tomem decisões de forma proativa, assumindo o controle de todas as operações e transações da empresa.

Por isso, uma solução de gerenciamento de contratos é vista como uma ferramenta que leva às empresas a estar sempre um passo adiante. Essa vantagem está associada ao fato ajudando de uma gestão adequada ajuda a analisar tendências e encontrar áreas de risco em potencial que podem ser evitadas.

Mas se você gerencia contratos manualmente, a repetição e duplicação de esforços não propicia a colaboração. Logo, não é possível atribuir responsabilidades específicas que podem acelerar o fluxo de trabalho e contribuir para que toda a equipe tome melhores decisões e se posicione taticamente.

5 – Reduz o tempo de ciclo de vida do contrato

Como já mencionado, com a gestão eficaz do ciclo de vida do contrato, você elimina o processo cansativo e repetitivo de redigir o mesmo contrato várias vezes. Isso é possível porque com a automação os modelos padrão são extraídos de uma biblioteca pré-aprovada de cláusulas, idioma e etc.

Simplificando, seus contratos basicamente se autodefinem e você recupera todo o tempo perdido na redigitação dos dados do contrato.

Assim elimina-se principalmente um problema comum no processo que é a demora na fase de aprovação.

Como todos sabem, o contrato não pode começar a ser cumprido até que seja aprovado. Neste ponto, o sistema automatizado alerta cada parte quando é necessário aprovar o contrato. Logo, as atualizações em tempo real geram fluxos mais rápidos e eficientes. Por fim, um processo sem erro, com certeza, levará a um maior número de contratos renovados.

Esperamos que com esses cinco motivos que listamos aqui, seja mais fácil reconhecer a enorme oportunidade existente para transformar o processo de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contrato de ponta a ponta da sua empresa.

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