Quais métricas são importantes e como você pode aproveitar a percepção de desempenho para melhorar seus processos? Confira!

Por que é importante medir as métricas de desempenho de seus contratos?

A maioria das organizações lida com contratos diariamente. No entanto, esses acordos nem sempre são bem administrados e seus custos controlados.

Mas se você deseja que todas as suas transações forneçam os benefícios esperados, é essencial medir o desempenho de seus contratos. Dessa forma, é possível gerenciar riscos, além de negociar preços, termos e condições com o objetivo de aumentar o valor para os negócios.

Além do mais, é possível administrar despesas e controle de custos e permanecer competitivo. Mas como começar e quais métricas medir?

Em primeiro lugar, os responsáveis pela gestão de contratos devem estar cientes de quanto tempo leva o ciclo de vida de um contrato – desde a geração do documento até a execução e saber qual o tempo gasto em cada fase do fluxo de trabalho.

A partir disso, com a ajuda de um software de gerenciamento de contratos, pode-se alterar esses fluxos, melhorando a precisão e a eficiência.

Já em relação às métricas que você pode avaliar, listamos 5 que consideramos importante para todo e qualquer negócio. Confira!

1 – Controle de versões

Durante as negociações contratuais e redação, cada lado disputa a inclusão ou exclusão de certos termos e condições. Uma vez que o contrato comece a tomar forma, as sugestões e mudanças ficam muito difíceis de acompanhar e lembrar.

Por isso, todo e qualquer gestor de contratos está ciente de mitigação de risco sabe muito bem o quão importante é o controle de versão. É por isso que você precisa rastrear exatamente quantas versões de cada contrato são geradas e quando.

Sem dúvidas, quanto menos versões, melhor. Por outro lado, revisões são necessárias para se ter certeza de que não haverá perdas ali adiante. Para obter melhores resultados, é essencial que haja uma estratégia eficiente de gerenciamento de dados relacionados a revisões, emendas e adendos.

2 – Causas de problemas pontuais

Também é importante identificar as causas dos contratempos que acometem o desempenho do contrato. Isso é possível visualizando as tendências durante o mês de serviço, como porcentagem de rendimento – real a esperado, assim como a porcentagem de variação de pagamento. Simplificando, a variação esperada por contrato.

3 – Satisfação do cliente

Com certeza, a base de clientes de cada empresa contém informações valiosas sobre a própria empresa. Mas onde os contratos entram em jogo? A resposta é simples – renovações.

Se os clientes renovam continuamente seus serviços, isso significa que eles estão satisfeitos com a experiência e desejam continuar o relacionamento. Altos índices de renovação indicam obviamente satisfação.

Mas é preciso ficar atento também às renovações perdidas. É a partir desses dados, que é possível melhorar, por exemplo, as obrigações futuras e descobrir como buscar uma maior conexão com a base de clientes.

4 – Valor Recorrente do contrato

Outra métrica de desempenho pode ser medida pela receita recorrente em relação a anteriores. Esses indicadores  fornecem, sobretudo, informações sobre qualquer receita perdida oriundas de contratos expirados e não renovados.

Para muitas empresas, esse é um indicador chave, visto que se os clientes não estão renovando determinados serviços, ativos valiosos estão sendo perdidos. Não somente no que se refere à renda, mas também em parcerias.

5 – Tempo de resposta

Outro indicador bastante relevante é o tempo de resposta para efetivar uma negociação. Ou seja, o tempo gasto da assinatura ao tempo para responder, obter as aprovações corretas e negociar diretamente deve ser dimensionado.

A demora neste ciclo afeta a rapidez com que uma empresa gera receita para o negócio. Qualquer perda de tempo durante esse processo significa reflete diretamente no tempo que as equipes podem se voltar para outras transações.

Essa métrica pode ser medida, inclusive, durante o processo de renovação de um acordo. Os dados servirão para determinar quais mudanças serão necessárias para reduzir o tempo de resposta.

6 – Fluxo de caixa

Por último e não menos importante, embora bastante óbvio, citamos o fluxo de caixa como um importante medidor de desempenho. No entanto, o mais relevante quando se trata desse indicador é analisar como e onde esse dinheiro está se movendo.

Por exemplo, é preciso observar, entre outros dados, a quantidade de tempo que sua empresa leva para pagar seus fornecedores, ou o tempo médio que leva para receber pagamentos de seus clientes.

Na prática, se você está pagando fornecedores mais rápido do que recebe podem surgir problemas. Garantir que os dois pratos da balança estão se movendo em sintonia ajuda a manter o equilíbrio financeiro em longo prazo.

Logo, os contratos devem ser vistos como livros abertos para saber quando, como e para onde os recursos da empresa estão indo. Então, ao medir o desempenho, comece com essas métricas e aproveite as ferramentas certas para desenhar uma análise que leve à ação.

Por fim, uma plataforma de gerenciamento de contratos pode ser o ponto de partida para tomar decisões inteligentes em relação aos seus negócios.

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