Listamos 5 passos para quem deseja iniciar a jornada de transformação digital em seu escritório de advocacia.

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Transformação digital: o que é como acontece no setor jurídico

De acordo com o Gartner IT Glossary, a transformação digital pode ser definida como o uso de tecnologias digitais para alterar um modelo de negócios e fornecer novas oportunidades de receita e geração de valor.

Entretanto, não se trata de nenhuma ferramenta específica de tecnologia, mas de como a tecnologia é utilizada para solucionar problemas de negócios tradicionais e encontrar maneiras novas e melhores de fazer as coisas.

E essa transformação também é cada vez mais crescente no setor jurídico. De acordo com uma pesquisa recente da PwC, 80% dos escritórios de advocacia acreditam que a transformação digital é vital para o sucesso futuro.

Mas como mudar para um modelo de transformação digital? Plataformas SaaS, Inteligência Artificial (AI), processos baseados em nuvem e portais de clientes online podem ser algumas das respostas.

Tudo o que listamos acima leva a uma maior agilidade e flexibilidade e facilita muito a transformação digital tanto no que se refere ao atendimento ao cliente, quanto a capacidade de resposta, estruturação de processos para obter maior conformidade e valor agregado.

Então por onde começar a transformação digital do escritório de advocacia? Confira abaixo 5 passos essenciais.

Primeiro Passo: Comece por uma mudança cultural

De acordo com a International Data Corporation, projeta-se que em 2002 as organizações gastem quase US $ 2 trilhões em transformação digital estimuladas pela proliferação de novas tecnologias digitais. Mas a transformação digital exige mais do que apenas atualizar a tecnologia.

Caso a transformação não ocorra de baixo para cima e de cima para baixo, pode ser muito mais difícil mudar a cultura. Mas quando ocorre dentro de uma perspectiva de colaboração, é muito mais fácil entender, adotar e avançar na transformação digital.

⌈ Para uma transformação bem-sucedida, é vital alinhar as estratégias com os valores e comportamentos de toda a organização.⌉ 

Portanto, à medida que as organizações se preparam e trabalham em busca da transformação digital, é vital criar uma cultura na qual todos tenham conhecimento técnico e estejam cientes da projeção das novas metas e objetivos.

Assim ao mudar sistemas de TI, fluxos de decisão e processos é importante mediar aprendizado e interações entre as equipes, além de medir e acompanhar quais resultados e melhorias são reais em longo prazo.

Segundo passo: Mude o processo, não somente as ferramentas

Em um segundo momento, é preciso focar em uma mudança organizacional. Como já mencionamos, digitalização não se refere exclusivamente ao uso de software, mas à mudança organizacional relacionada a pessoas, processos, estratégias e estrutura.

⌈ Antes de fazer qualquer mudança é preciso entender o que deve ser transformado e como fazer as alterações necessárias.⌉

Para isso, nada mais necessário do que ter uma visão estratégica baseada em um roteiro antes de implementar uma variedade aleatória de softwares e ferramentas digitais.

Dessa forma, a motivação para a transformação será sustentada por uma visão sólida antes de partir para o terceiro passo: identificação do que deve ser digitalizado.

Terceiro passo: Identificar o que deve ser digitalizado

De acordo com o Global Center for Digital Business Transformation, é possível distinguir pelo menos sete categorias que podem ser transformadas digitalmente.

A lista a seguir oferece uma estrutura básica para um projeto de digitalização em um escritório de advocacia:

• O modelo de negócios (como uma empresa ganha dinheiro)
• A estrutura (como uma empresa está organizada)
• As pessoas (que trabalham para uma empresa)
• Os processos (como uma empresa faz as coisas)
• A capacidade de TI (como as informações são gerenciadas)
• As ofertas (que produtos e serviços uma empresa oferece)
• O modelo de engajamento (como uma empresa se envolve com seus clientes e outras partes interessadas)

Partindo destes pontos, os escritórios de advocacia e advogados podem focar nos principais processos que podem trazer melhorias para a sua prática jurídica.

Quarto passo: Entenda o que a tecnologia pode fazer por você

De acordo com um estudo da American Bar Association, apenas 35% dos escritórios de advocacia individuais e pequenos estão usando software baseado na nuvem para tarefas relacionadas à conformidade, gerenciamento de cláusulas, termos e dados. Em suma, 65% não estão tirando proveito da tecnologia legal para gerenciar suas atividades.

Mesmo que algumas organizações ainda não entendam exatamente de que forma se beneficiar da tecnologia, é possível diagnosticar várias áreas que podem ser automatizadas. Aqui estão algumas delas:

• Gerenciamento de tempo, calendário e tarefas
• Financeiro
• Gerenciamento de documentos e contratos
• Relacionamento com clientes

Sem dúvidas, existem muitas outras áreas que seu escritório jurídico pode sentir necessidade de melhorar para buscar uma transformação mais holística. Entretanto, as relacionadas acima podem levar o seu escritório rapidamente a um nível mais elevado de mudanças tanto a médio quanto longo prazo.

Quinto Passo: Use a tecnologia para simplificar e facilitar

Esse último e quinto passo até parece um tanto óbvio, mas muitas pessoas relacionam tecnologia com complexidade. Mas a tecnologia deve simplificar e facilitar. Esses são os seus principais benefícios.

Aqui está uma lista de benefícios que a sua transformação digital deve oferecer: 

• Fácil acesso a dados de qualquer lugar
• Disponibilidade
• Acessibilidade
• Rápida Implementação
• Eliminação da necessidade de suporte de TI
• Segurança e recuperação sólida de dados e backup

Esses seis itens são o que tornam a tecnologia tão fascinante e uma resolvedora de problemas quando alinhada com propósitos reais de implantar uma nova cultura digital.

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