Neste artigo vamos examinar algumas práticas que podem estar prejudicando a sua gestão de contratos e limitando a sua capacidade de fechar novos negócios.

Qual o objetivo da gestão de contratos?

Você já perdeu uma data de renovação do contrato ou não cumpriu uma obrigação de pagamento? Sua equipe gasta uma grande quantidade de tempo em negociações? Seus processos de elaboração e revisão ainda são manuais?

Se você respondeu sim às questões acima, sua empresa pode estar perdendo tempo e dinheiro com a má gestão de contratos. Infelizmente, muitas empresas não exercem as melhores práticas e padrões de gerenciamento de riscos contratuais.

Estima-se que as empresas podem perder até nove por cento de sua receita total a cada ano pelo gerenciamento inadequado de contratos. Mas como isso é possível?

Como já destacamos em artigos anteriores, os contratos são fundamentais para empresas de qualquer tamanho e setor. Esses documentos legais sistematizam a relação entre uma empresa com seus clientes e fornecedores.

Por isso, depois que um contrato é negociado e assinado é necessário configurar um conjunto de atividades de gerenciamento que garanta que esses relacionamentos sejam eficientes e lucrativos.

Será essa prática que garantirá o monitoramento completo do desempenho de um contrato assinado até o encerramento. Ou seja, a gestão consiste em gerenciar assuntos pré e pós contratuais que incluem etapas como a revisão, elaboração e negociação.

Portanto, pode-se afirmar que o objetivo principal dessa prática é maximizar os lucros e minimizar os riscos financeiros e operacionais em quaisquer contratos.

Agora que você já sabe qual o objetivo da gestão de contratos, vamos examinar alguns problemas que podem estar prejudicando o gerenciamento na sua empresa. Confira!

Prazos e renovações perdidas

Como a sua equipe rastreia prazos, renovações e todas as informações necessárias para gerenciar adequadamente os contratos? Com certeza, sem um sistema que possa notificar esses dados deve ser difícil ficar em dia com os cronogramas.

E se uma organização não é capaz de gerenciar esses elementos dos contratos que já possui, deve ficar ainda mais difícil fechar novos acordos. E a incapacidade de expandir não é nada promissor para os negócios.

Se esse é um problema recorrente que limita a capacidade da sua empresa de gerar mais receita, talvez, seja o momento de encontrar uma solução que permita aos gerentes de contratos ter uma visão completa de todos os documentos.

Dessa forma, é possível trabalhar com alertas de prazo, se tornar mais eficiente e organizar os contratos.

Contratos inválidos

Um contrato é um documento juridicamente vinculativo e qualquer contratempo pode causar sérias implicações para uma empresa.

Isso significa garantir que tudo, desde a maneira como os documentos são elaborados e armazenados até o modo como são assinados, seja essencial para mitigar riscos desnecessários.

Ter visibilidade de todo o processo é fundamental para contratos sem risco. Em vista disso, a automação se torna essencial para acompanhar o ritmo dos negócios e fundamental para minimizar riscos.

Falta de ferramentas para monitorar o desempenho

Sua empresa tem insights claros sobre contratos? Os termos do acordo estão sendo cumpridos? Saiba que a falta de monitoramento pode reduzir os benefícios de um contrato e o tornar mais caro no final.

Mas se a sua empresa tem a capacidade de monitorar cada contrato em relação à suas obrigações e conformidade há mais chances de que o acordo seja executado com sucesso pelos dois lados.

Tempo perdido com tarefas manuais

De fato, pode ser bastante frustrante para os colaboradores passarem grande parte do seu tempo pesquisando arquivos ou emails por documentos.

Além disso, é bastante provável que a empresa esteja desperdiçando tempo e talento dos funcionários com tarefas manuais de elaboração e revisão de documentos.

Quando esse fluxo de trabalho estressante é simplificado, a empresa se torna mais estratégica e, por conseguinte, aumenta a receita e a escalabilidade.

Muitos erros e trabalho adicional

Com certeza, quando os fluxos de aprovação do contrato são manuais é difícil encontrar erros e muito menos corrigi-los.

Em alguns casos, os funcionários até usam algum modelo, mas geralmente é uma versão desatualizada salva  na área de trabalho e nunca atualizada. Trabalhar dessa maneira significa que muito tempo é gasto no processo de  atualização de cláusulas e termos.

Todos esses problemas podem ser eliminados quando se adota uma plataforma completa de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Com modelos que são atualizados automaticamente, por exemplo, não há risco de usar uma cláusula antiga que possa colocar a empresa em risco.

Falta de armazenamento seguro

O armazenamento é uma parte essencial do ciclo de vida do contrato. Portanto, qualquer solução que não tenha segurança adequada para proteger documentos confidenciais pode colocar seus negócios em risco.

Caso os documentos forem armazenados em um gabinete de arquivos ou até mesmo em uma unidade compartilhada, podem ocorrer riscos de violação da segurança.

Uma sistema de arquivamento bem-sucedido deve ter controles de acesso e também oferecer trilhas de auditoria, tornando o processo mais seguro e eficiente para os usuários.

Então, esperamos que este conteúdo tenha esclarecido um pouco mais sobre os principais pontos da gestão de contratos. E, de quebra, o ajude a descobrir o que pode estar impedindo você de escalar os negócios com mais confiança.

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