Você sabe o que é e como funciona um contrato digital? O contrato digital permite eliminar os custos, a burocracia e os riscos de contratos baseados em papel. Contamos tudo o que você precisa saber nesta postagem.

Contrato digital: escritórios virtuais e o processo sem papel

A migração forçada para o trabalho remoto está mudando o ambiente de trabalho, acelerando a adoção da tecnologia e ajudando na transição para um processo sem papel. E o contrato digital está no centro dessa transformação.

Uma nova forma de trabalhar e lidar com processos está surgindo e o envio de documentos em papel, a elaboração manual de contratos, a impressão, a digitalização e as assinaturas físicas se tornam cada vez mais obsoletas.

[No âmbito atual, os escritórios virtuais e remotos precisam cada vez mais de processos de aprovação automatizados, gerenciamento de obrigações e tarefas.]

Além disso, precisam da capacidade de obter dados valiosos que somente a digitalização pode alcançar. Apesar do contrato digital já estar presente há algumas décadas, um grande segmento de empresas tradicionais ainda não conhece ou até o momento desconsidera esse processo como indispensável.

Mas se o trabalho remoto está aqui para ficar, é preciso repensar urgentemente e aumentar inevitavelmente a prioridade de algumas iniciativas digitais.

Por isso, nesta postagem vamos mostrar o que é contrato digital e como funciona esse processo de gerar e assinar documentos sem papel.

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Muito mais que acesso remoto, uma questão de custos

A principal razão pela qual as empresas estão mudando dos métodos de gerenciamento baseados em papel para os digitais, além da questão da mobilidade e acesso remoto, é o custo.

Vale notar que essas economias de custo são mais claramente observadas nas economias operacionais diárias, mas também oferecem benefícios estratégicos em longo prazo.

De acordo com a Associação Global de Gerenciamento de Contratos (IACCM), apesar de 80% das atividades comerciais envolverem contratos, cerca de 20% de todos os contratos são perdidos. Para uma empresa, esses números podem representar uma grande perda de receita.

Portanto,mesmo uma grande corporação ou pequena empresa, como imobiliária, consultório médico ou RH, pode contar com os benefícios de gerar, assinar e gerenciar contratos digitais.

Por exemplo, os custos administrativos das empresas de assistência médica – a maioria pertencente a documentos como registros, cobrança e seguro – representam mais de 25% do total de despesas (Fonte: Finances Online).

E o uso de um software de gerenciamento de contratos – no qual esses documentos são gerados, assinados e armazenados – pode resultar em uma redução de 40% nos custos relacionados a documentos.

Por isso, os benefícios de abandonar os contratos em papel e migrar para um sistema digital gera uma verdadeira transformação nas empresas, independente do tamanho ou setor de atuação.

Ademais, o processo de contrato digital é bastante simples e pode ser implementado em qualquer tipo de contrato. Veja a seguir como isso funciona.

Como funciona o processo do gerar e assinar contratos digitais?

Como já mencionamos, qualquer setor, de compras ao Jurídico, vendas a transações corporativas, podem usar contratos digitais e gerenciá-los com a mínima intervenção pessoal.

Explicando, o processo dos contratos digitais inclui a geração e assinatura de contratos em um ambiente ou plataforma digital baseada na nuvem que torna a implementação rápida e sem grandes esforços.

Um sistema de contratos digitais também pode facilmente ser integrado a outros processos e sistemas da organização, como a solução de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM). 

Principais funções de um sistema de gerenciamento de contrato digital: 

• Criar, salvar e compartilhe modelos de documentos;
• Selecionar o modelo certo em segundos
• Gerenciar contratos de qualquer dispositivo móvel de qualquer lugar, a qualquer hora.
• Rastrear aprovações
• Reduzir o tempo de aprovação com fluxos de trabalho
• Concluir assinaturas em alguns cliques
• Armazenar automaticamente os documentos
• Configurar alertas e notificações sobre marcos cruciais do contrato
• Facilitar a colaboração em manter as equipes na mesma página
• Facilitar pesquisa, análise e relatórios
• Eliminar o papel, a burocracia e os erros durante o processo

De modo geral, os contratos digitais atrelados ao suporte das assinaturas eletrônicas,  oferecem uma grande variedade de benefícios. Visto que as equipes estão trabalhando de forma remota e enviar documentos, assiná-los, assiná-los e enviá-los de volta é complicado e demorado.

Durante esse processo, os contratos podem ser extraviados, dificultando que todos os interessados tenham a versão mais recente do documento.

Neste sentido, as plataformas de gestão de contratos se tornam uma opção para transferir e compartilhar documentos com segurança e rapidez.

Para saber mais como gerenciar contratos digitais, confira também este artigo: O que é um sistema de gestão de contratos tudo em um?

Veja agora as principais armadilhas de usar e gerenciar contratos em papel. Vamos listar para você como um processo manual pode se tornar um obstáculo para a sua transição digital e o trabalho remoto da sua equipe de trabalho.

As maiores armadilhas dos contratos em papel

1. Falta de clareza

A revisão da documentação física não propicia a mesma transparência e visibilidade dos contratos digitais. Em vista disso, uma das maiores dificuldades de gerenciar contratos em papel é a falta de clareza dos principais serviços e condições de uma negociação.

2. Pouco engajamento e colaboração 

A segunda maior armadilha é o nível de envolvimento de cada parte, visto que um contrato em papel não possibilita que a edição e aprovação dos termos seja aprovada internamente de forma rápida antes de ser assinada por terceiros.

3. Demora nas negociações 

A dificuldade ou falta de comunicação no processo de criação pode estender o tempo para concluir um documento. Diante disso, a negociação entre as partes é estendida e os prazos mais longos para fechar um negócios podem afetar a receita.

4. Dificuldade em focar nos riscos

Diante de um contrato em papel, é muito demorado revisar página por página e focar nos termos e riscos específicos que um contrato implica. À medida que o volume de contratos aumenta, torna-se ainda mais difícil o acesso à papelada.

5. Falta de recursos para gerenciar equipes remotas  

Quando a documentação ainda é física, se torna quase impossível uma empresa ter a capacidade de ajustar e adaptar-se a qualquer situação ou hora para acessar um documento para revisar ou assinar.

Essa mobilidade somente é possível quando os arquivos são gerenciados na nuvem. É por isso que o contrato digital aumenta a facilidade com que as informações podem ser compartilhadas e colabora para manter as equipes remotas na mesma página.

Se você ficou surpreso com os 5 itens citados acima e como eles podem ocasionar danos e atrasos a sua transição para um gerenciamento mais digital, vale a pena conferir os benefícios que abordamos a seguir nesta postagem.

Benefícios de gerenciar contratos digitais

Antes de abordamos os benefícios, é importante entender que o gerenciamento de contratos começa quando os contratos são redigidos e continua até que sejam assinados, armazenados e renovados.

Ou seja, quando todo o ciclo de vida de um contrato é controlado de forma adequada, as empresas passam a se beneficiar de uma gama de oportunidades, visto que a gestão de contratos desempenha um papel fundamental no desenvolvimento das operações comerciais.

Portanto, entre diversas vantagens, que a automação do contrato digital pode oferecer vale destacar a melhoria na disponibilidade das informações do contrato.

Um sistema automatizado garante que todos os contratos da empresa possam ser encontrados no mesmo local, o que torna as informações do contrato facilmente disponíveis para todos os funcionários autorizados.

[Sistemas atrelados ao Excel e Word, por exemplo, também não permitem que os usuários monitorem e gerenciem a negociação online de seus contratos.]

Assim como não automatizam alertas e notificações para o cumprimento de obrigações contratuais, renovação de contratos.

Somente o processo digital de contratos automatizado em uma plataforma propicia relatórios e análises para que as empresas possam usar os dados do contratos digitais para gerenciar melhor os diversos setores de uma empresa.

Por último, o gerenciamento sistemático de contratos também permite criar vários relatórios e lembretes que aprimoram ainda mais a capacidade das empresas de usar as informações obtidas nos contratos da empresa para alavancar as operações comerciais.

Um sistema de contrato digital também é muito útil para avaliar e comparar o status de um contrato. É possível, por exemplo,ver facilmente se um contrato precisa ser renovado ou alterado ou se os termos e condições precisam ser atualizados.

Checklist de benefícios:

• Ferramentas para redigir, concluir e assinar contratos e documentos;
• Dados e informações sempre disponíveis, mas controlados por direitos de acesso
• Mobilidade e flexibilidade para as partes interessadas
• Gestão de qualquer lugar, basta uma conexão à internet
• Todos os documentos em um só lugar
• Conveniência da assinatura eletrônica
• Redução do tempo de contrato
• Economia de papel e custos de envio
• Redução do  trabalho operacional e administrativo
• Menos erros na criação dos contratos

Conclusão

Os contratos digitais gerenciados em um ambiente virtual  inclui a criação de contratos, armazenamento, extração e compartilhamento de dados.

Por isso, essa é uma área importante que deve ser digitalizada para que as equipes remotas não se percam na ineficiência dos processos baseados em papel.

Dessa forma, todos os colaboradores podem ter acesso a um repositório central digital estruturado e podem criar, negociar e assinar contratos a partir da distribuição de funções.

Logo, a remoção de papel e assinaturas manuais desenvolve uma cultura voltada para o futuro do trabalho, onde flexibilidade, organização e colaboração são aprimoradas.

Então, ainda faz sentido para você ainda continuar trabalhando com contratos em papel?

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