O tema da sustentabilidade está cada vez mais presente na sociedade, e em especial nas empresas, de modo que colocar em práticas ações ecologicamente corretas, como a redução no uso de papel, é essencial para todos. 

Mesmo que possa parecer impossível em alguns casos, há vários processos que podem ser implementados nos estabelecimentos para que a quantidade de papel utilizada seja cada vez menor. 

Muitas vezes, o incentivo a esse tipo de prática precisa ser trabalhado pelos empresários e gestores, ajudando na conscientização da equipe, sendo também indispensável investir em treinamentos e palestras sobre o tema. 

Além disso, é fundamental que a empresa modifique a sua cultura corporativa, estimulando e valorizando hábitos sustentáveis no seu dia a dia. 

Assim como é cada vez mais comum a implementação de processos como o de gerenciamento de resíduos, estimular a redução do uso do papel parece algo pequeno, mas pode trazer uma série de benefícios para a natureza. 

Com esse tipo de cuidado, é possível colher resultados bastante positivos, tanto em relação aos cuidados com o meio ambiente como até mesmo na economia financeira ao deixar de utilizar recursos que nem sempre são necessários. 

Para que você possa garantir que essa ação seja colocada em prática no seu estabelecimento, é importante conhecer algumas dicas sobre o assunto, conseguindo uma melhor eficiência na implementação dessa consciência ambiental. 

Então, siga na leitura deste conteúdo e saiba como reduzir o uso de papel na rotina da sua empresa. 

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Por que é necessário reduzir o uso de papel na sua empresa?

Não é difícil imaginar quantos processos existem em um escritório de contabilidade em São Paulo, de forma que cada um desses estabelecimentos pode ter uma demanda específica pela emissão e arquivamento de documentos importantes dos seus clientes.

Em alguns casos, é inevitável imprimir papéis, pois eles são exigidos em uma série de atividades, mas saber quais delas podem ser modificadas é fundamental. 

Isso porque, ao contrário do que se imagina, a fabricação de papel implica em diferentes ações que trazem prejuízos ao meio ambiente. Algumas estatísticas e dados podem ilustrar bem esse cenário, tais como:

• Uma tonelada de papel utiliza 17 árvores na sua confecção;
• Uma tonelada de papel utiliza 115 mil litros de água;
• O processo de decomposição do papel libera gás metano;
• 16% dos resíduos sólidos de aterros são de papel.

Vale mencionar ainda que a indústria da celulose é a quarta maior quando se trata de emissão de gases. Por isso, todo cuidado é pouco quando o assunto se refere a ações voltadas para a economia de papel no seu estabelecimento. 

Assim, se você já pensou em inserir na sua assinatura de e-mail aquela famosa frase “pense bem antes de imprimir” para estimular os seus contatos a evitar o uso de papel de modo desnecessário, agora é o momento de implementar processos na sua empresa. 

1. Utilize a tecnologia a seu favor

É cada vez mais comum que um escritório de arquitetura e design de interiores, ou qualquer outro tipo de companhia que atue no mercado, utilize recursos tecnológicos para facilitar e potencializar o seu trabalho. 

Isso inclui desde a compra de equipamentos mais modernos até o treinamento para o uso de sistemas especializados e eficientes, que tornam o dia a dia do local ainda mais produtivo. 

Justamente porque a tecnologia trouxe uma série de elementos positivos para as empresas, utilizá-la a favor da diminuição do uso de papel é uma estratégia interessante para o seu negócio. 

Assim, em vez de imprimir avisos para colocar nas paredes, opte pelo envio de e-mails ou crie um grupo em aplicativos de mensagem para enviar avisos importantes para a sua equipe. 

Além disso, no lugar de imprimir panfletos para alcançar seus possíveis clientes, pense no e-mail marketing como uma estratégia para divulgar o seu trabalho, ou mesmo nos anúncios em redes sociais. 

Muitas instituições de ensino têm modificado os seus processos avaliativos, oferecendo provas online em vez das impressas, reduzindo a quantidade de papel ao mesmo tempo em que colhe facilidade na correção dessas avaliações. 

Por isso, não deixe de utilizar a tecnologia a favor do seu negócio, colhendo benefícios no dia a dia da sua empresa e contribuindo para o meio ambiente. 

2. Incentive a reciclagem de papel

Em algumas situações pode ser indispensável o uso do papel. Mas não é só por causa disso que você não pode incentivar outras práticas vantajosas ao meio ambiente, como a reciclagem de papel. 

Sendo assim, invista em ações que estimulem os seus funcionários a destinar corretamente todo o material que não será mais utilizado e que pode ser encaminhado para uma empresa especializada em reciclagem de papel. 

De acordo com a empresa DataScope, em comparação ao processo de produção a partir da madeira, quando se investe na reciclagem desse material é possível otimizar o uso de recursos naturais. 

Isso porque, na reciclagem, o consumo de energia elétrica cai cerca de 70%, além de diminuir 30% da quantidade necessária de água para a confecção de novos insumos. 

Além disso, o papel pode ser reciclado até 11 vezes após o seu primeiro uso, o que inclui utilizá-lo na produção de embalagens de papelão, por exemplo. 

Portanto, incentivar a diminuição do uso e a reciclagem do papel é fundamental para contribuir com ações sustentáveis e positivas no dia a dia do seu negócio. 

3. Digitalize em vez de imprimir

Para ter acesso a uma série de documentos na sua empresa, você não precisa tê-los impressos, sendo possível consultar cada um deles na tela do seu computador. 

Dessa forma, é possível até mesmo conseguir um maior espaço dentro do seu escritório, já que a presença de arquivos físicos se torna dispensável para armazenar esses documentos. 

Assim, em vez de optar por imprimir contas ou elaborar atas de reuniões e distribuí-las para todos os funcionários, prefira a visualização digital desses papéis. 

4. Use recursos da impressora antes de imprimir

Quem nunca presenciou ou passou por uma situação onde enviou um arquivo de cotação de papel kraft rolo, ou de qualquer outro documento, para a impressora e ao ver o resultado percebeu que não havia configurado a página do modo correto?

Esse é um erro comum de quem está com pressa e acaba optando por imprimir sem verificar se o documento está de acordo com o tamanho do papel em que ele será impresso. 

Por isso, é fundamental conhecer os recursos oferecidos com a sua impressora, além de optar pela impressão em modo rascunho sempre que possível. Isso porque a menor quantidade de tinta presente no papel facilita a reciclagem. 

Ao mesmo tempo, é interessante adquirir folhas recicladas em vez da comum, o que ajuda a estimular o consumo desse tipo de papel no lugar do convencional. 

5. Utilize um software de gestão de contratos

As empresas de consultoria ambiental e várias outras de segmentos diferentes costumam formalizar a prestação dos seus serviços por meio de um contrato, no qual se firma um acordo entre as partes envolvidas. 

Nesse processo, é comum que se utilize uma quantidade de papel considerável, já que o documento pode conter várias folhas e ser elaborado em diferentes vias, que serão distribuídas entre a prestadora de serviço e o cliente. 

Quem utiliza um software de gestão de contratos pode usá-lo a favor do incentivo à redução de uso de papel com tranquilidade.  

Isso porque, do mesmo modo que em um sistema de gestão ambiental, é possível confeccionar e registrar uma série de informações no próprio software, de maneira que para consultá-las não é preciso imprimir o documento. 

Além disso, muitos desses sistemas fornecem um login para os clientes, que poderão ter acesso prático ao documento e a todas as modificações que forem tratadas e registradas no novo acordo. 

Dessa maneira, é possível reduzir de forma considerável o uso de papéis, assim como o uso de envelopes para o despacho desses documentos físicos e os processos de logística entre a empresa e o seu cliente, otimizando todo o trabalho. 

Afinal, por se tratar de uma plataforma 100% digital, o consumo de papel é reduzido drasticamente, ajudando nas metas de sustentabilidade do seu negócio. 

Considerações finais

Qualquer tipo de empresa hoje em dia, seja ela uma fábrica caixa de papelão ou uma clínica de estética, precisa se preocupar em diminuir os efeitos do seu funcionamento no meio ambiente. 

Para que isso seja possível, ela deve implementar o quanto antes uma série de atividades ecologicamente corretas, que serão responsáveis por educar a sua equipe de colaboradores e fazer com que eles se adequem à cultura da empresa. 

Sendo assim, se você já estava querendo incentivar a sustentabilidade no seu negócio, não deixe de começar pela redução do uso de papel, e tenha a certeza de contribuir positivamente para a sociedade e para a preservação da natureza. 

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Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.[:]

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