23 Oct Como armazenar documentos de forma segura na sua empresa
O mundo moderno exige rapidez e eficiência na resolução dos problemas, principalmente nas empresas, seja de pequeno ou grande porte. Esse novo cenário intensificou a busca por segurança, como no armazenamento de documentos.
É um problema proveniente de antigas gerações, que não recebeu a devida atenção com o passar dos anos. Mesmo que todos saibam da importância de armazenar corretamente tudo o que é importante para a companhia.
Para algumas pessoas, pode parecer irrelevante se preocupar com a forma como se guarda arquivos. Mas todos passam algum dia por momentos de sufoco para achar determinados documentos.
A mesma situação vale para aqueles que não são empresários, seja para declarar o Imposto de Renda à Receita Federal, realizar inventário, transferir ou imóvel, ou simplesmente encontrar alguma nota fiscal e afins.
A mesma lógica se aplica para estudantes universitários dos mais variados cursos, que necessitam de muita cautela para armazenar trabalhos de conclusão de curso (TCC). Afinal, nenhum acadêmico gostaria de perder meses ou anos de progresso na lata do lixo.
Não é incomum encontrar jovens que tiveram os computadores roubados e que, consequentemente, perderam as pesquisas em desenvolvimento. Pode ser triste, mas são situações que são evitáveis no mundo contemporâneo.
A importância dos métodos seguros de armazenagem
Pensar em métodos mais ágeis e seguros para encontrar essas documentações pode render resultados satisfatórios a curto prazo.
Com um armazenamento adequado, a empresa não precisará mobilizar colaboradores para cartórios, fóruns, advogados, entre outros locais, para encontrar determinada papelada. Em outras palavras, além do tempo não desperdiçado, há uma nítida redução de custos.
Vejamos os exemplos de empresas que possuem mercado no exterior. Muitas vezes será necessário contratar serviços de tradução de documentos.
A alta complexidade da vertente exige rapidez tanto por parte da contratante, como por parte da terceirizada/contratada.
Isso porque a simples conversão para outra língua engloba muito mais do que a translação. Requer entendimento da legislação daquele país, conhecimento das expressões e questões culturais.
Com a tecnologia presente no mundo contemporâneo, é possível localizar boas opções de armazenamento, seja em espaços físicos ou online.
Diversas plataformas oferecem nuvens de dados, como o próprio Google, principal marca da internet, que disponibiliza o sistema Drive para todos os usuários, com a capacidade inicial de 15 gigabytes – o usuário pode comprar mais espaço, se houver a necessidade.
Os usuários de Android podem sincronizar o Drive no aparelho celular, minimizando significativamente a perda de dados importantes.
Contatos telefônicos, fotos, vídeos, imagens e documentos são armazenados automaticamente quando a sincronização está ativada.
Mas então porque muitas companhias ainda não utilizam sistemas de arquivamento em nuvem?
A tendência é de que haja uma mudança no raciocínio de muitos empresários. Não apenas para o armazenamento em nuvens, até porque muitos documentos precisam ser físicos, mas também em locais apropriados, sem que haja deterioração com o passar do tempo.
Nas grandes cidades, por exemplo, é possível encontrar galpões, armazéns e depósitos que realizam o arquivamento dos documentos físicos. No entanto, isso só será vantajoso quando não houver a intenção de mexer nesses papéis a curto prazo.
Até porque demandaria tempo e dinheiro para se locomover até o local.
Apesar das vantagens que o sistema do Google trouxe, o ideal é procurar por um software de gestão de contratos, oferecido por empresas especializadas no assunto.
A escolha deve ser bem analisada pelo contratante, tendo em vista que o programa será responsável por proteger toda a parte jurídica da empresa.
Conheça os métodos de arquivamento
Cada companhia deve analisar qual é a solução mais adequada para guardar ou não determinada documentação. O excesso de documentos obsoletos, tanto em espaços digitais como físicos, dificulta o trabalho de quem procura por essa papelada.
O medo ou receio de descartar algo importante impacta diretamente na questão e, por isso, é interessante separar e nomear corretamente, como: setor, prioridade, data, etc.
A nomenclatura dos arquivos muitas vezes é negligenciada, mas manter um padrão agilizará a busca dos arquivos quando for necessário. É interessante que todos sigam o mesmo padrão dentro da empresa.
Assim como é importante se atentar aos formatos de arquivamento. Por exemplo, documentos impressos terão um olhar diferente dos utilizados com fotografias ou recortes de jornal.
A mesma situação vale para o online, no qual é preciso tomar cuidado com diferentes tipos de formatos, como PDF, Word, WordPad, Mp3, entre outros.
Até porque os sistemas operacionais e programas de computador recebem constantes atualizações e pode ocorrer o corrompimento de arquivos em alguns desses processos.
Hoje é possível encontrar empresas especializadas em serviço de digitalização de documentos, principalmente nas regiões mais movimentadas, como nos grandes centros empresariais.
Pode parecer simples, mas o serviço é demorado e deve ser feito da maneira adequada para que não haja perda de informação.
O processo basicamente é transformar o documento físico em virtual, através do escaneamento. Muitas dessas empresas ainda oferecem recuperação de arquivos que estão em processo de deterioração avançado.
O serviço deve ser realizado com scanners modernos e eficientes, minimizando possíveis prejuízos.
A digitalização de documentos permite a redução daquele amontoado de papéis e até mesmo a aposentadoria dos gaveteiros, que eram bem populares há muitos anos.
Ao realizar essa conversão, a empresa terá mais espaço físico disponível e segurança, tendo em vista que esses arquivos serão enviados à nuvem.
Cabe ressaltar que nem todos os documentos podem ser descartados após a digitalização, até porque muitos apresentam rubricas e assinaturas que podem ser perdidas após o processo de conversão, dependendo da qualidade do scanner.
No entanto, o processo ainda é bem atrativo para vários segmentos. Por exemplo, em uma clínica de psicologia, que possui diversos diagnósticos e outros dados de pacientes.
O trabalho seria muito mais árduo se cada profissional tivesse de procurar esses documentos no formato físico. Com o armazenamento em nuvem, basta procurar através da lupa.
Evidentemente haverá um ganho enorme de tempo e abrirá a possibilidade de atender mais clientes durante o expediente.
Em outros casos, como em uma assessoria contábil, a substituição de documentos físicos por digitais pode ser um pouco mais complexa.
Isso porque muitas realizam a emissão de livros contábeis, que necessitam de encadernação e constante controle dos contadores.
É importante mencionar que documentos digitalizados não significam a mesma coisa que documentos digitais, que também ganhou um enorme espaço no mundo corporativo, sobretudo nas épocas de crise.
A principal diferença é que esses foram criados digitalmente e têm validade jurídica com uso de certificados e assinaturas digitais.
As principais vantagens do armazenamento
A escolha por softwares que armazenam arquivos em nuvem parece ser o futuro de todas as companhias. Afinal, isso não é à toa, tendo em vista que os benefícios são diversos, como os listados a seguir:
- Eficiência e agilidade;
- Organização;
- Economia;
- Ganho de espaço físico;
- Segurança.
Fora muitas outras vantagens que vão auxiliar, inclusive, no planejamento orçamentário da companhia.
Entenda como funciona o processo na prática
Pensamos em aplicações mais complexas de como os documentos digitalizados ou digitais podem agilizar determinados processos. Por exemplo, nas situações que acontecem diariamente nos portos, que despacham milhões de toneladas por dia para o exterior.
O processo de desembaraço aduaneiro, isto é, a liberação da mercadoria pela alfândega na entrada ou saída do país e o comprovante de pagamento de impostos, é algo criterioso e que pode ser agilizado com a utilização dos arquivos em nuvem.
Uma empresa que fica no interior, por exemplo, precisa exportar produtos perecíveis com relativa rapidez.
Caso haja algum problema com a documentação, basta que essa companhia encaminhe a devida correção por e-mail ao despacho aduaneiro, profissional habilitado pela Receita Federal a cuidar do desembaraço das mercadorias que passam pela alfândega.
Em diversos outros processos que acontecem no cotidiano das empresas e/ou pessoas físicas a mesma aplicação pode ser realizada. Uma cliente que perdeu o prazo para declarar o Imposto de Renda pode ser salva pelo contador nos últimos instantes.
Assim como o próprio contador enviará esses documentos digitais ou digitalizados à Receita Econômica Federal. Há uma reação em cadeia, que dificilmente seria realizada com a mesma rapidez se ainda estivéssemos utilizando documentos físicos.
O processo de certificação de produtos, importante para que a empresa comercialize aquele serviço dentro da normalidade, também é um dos que se beneficia com o uso de arquivos em nuvem.
Em um mundo que requer muita agilidade nos diferentes segmentos, é necessário que as companhias busquem minimizar os erros e otimizar a produção. Por isso, a utilização do armazenamento em nuvem pode auxiliar diretamente no processo.
Por exemplo, uma empresa envia voluntariamente ou obrigatoriamente um determinado produto para outro lugar distante com o objetivo de obter a licença, certificação ou autorização. A agência reguladora pode armazenar os dados e utilizá-los posteriormente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.[:]
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