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09 Dez Otimizando processos: o que é um fluxo de trabalho?

Postado às 20:35h em Automação por Juliana Xavier da Trindade 0 Comments

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O que é exatamente é um fluxo de trabalho e como ele pode ser útil? Neste artigo, explicamos de maneira fácil e simples para você.

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxos de trabalho são processos em empresas e organizações que se repetem continuamente. É uma série de atividades que são mutuamente dependentes.

De modo geral, um fluxo de trabalho é um processo de negócios que designa “quem aplica, aprova e processa” e inclui o número de pessoas, as etapas para tomar decisões, entre outros.

Portanto, um fluxo de trabalho eficiente deve fornecer uma visão geral de um processo de negócios e mostrar o passo a passo como o trabalho deve ser realizado do início ao fim, descrevendo quem é responsável por quais tarefas em qual fase do processo.

Por fim, o objetivo principal é determinar, definir e padronizar áreas críticas de processo. Por isso, eles são adequados principalmente para explicar aos funcionários suas funções e a ordem de execução dos trabalhos, além de gerar consenso entre as áreas.

Vale destacar que os fluxos de trabalho tiveram sua origem nas empresas de manufatura, mas atualmente são usados em uma variedade de setores e áreas.

A rotina das empresas e os fluxos de trabalho automatizados

A maior parte do trabalho realizado por uma empresa é repetitivo, como compras, faturamento, entre outras tarefas administrativas, principalmente as que envolvem documentos.

E para as empresas é muito importante saber quem toma decisões e quem fará o quê e em que momento. Sobretudo, para tarefas que envolvem várias pessoas ou que requerem interação com outros departamentos.

Neste sentido, decidir as funções e o tempo determinado para cada tarefa ajuda a melhorar a comunicação e a minimizar os erros.

Logo um fluxo de trabalho automatizado reduz muito o tempo e o esforço necessários para todos os funcionários e melhora a produtividade e a eficiência da empresa.

Benefícios do fluxo de trabalho

1. Otimização dos processos de trabalho

Por meio de especificações e regras, bem como da definição de etapas de trabalho, os tempos de processamento podem ser acelerados e os tempos de espera evitados ao mesmo tempo.

Quanto melhor e mais fácil funcionar um processo, maior será a eficiência na produção dos resultados desejados.

2. Aumentar a transparência

Trabalhar com processos claros e usar estados definidos para atividades e resultados aumenta a transparência.

Visto que é fácil ver quem está trabalhando e em qual tarefa, assim quanto tempo provavelmente levará até a conclusão.

3. Melhorar a comunicação

No decorrer dos fluxos de trabalho, o acesso às informações também pode ser simplificado. Por exemplo, os processadores podem ser informados automaticamente sobre nova tarefas de trabalho assim que forem aprovados.

4. Melhorar a colaboração

O sucesso de um processo, plano ou projeto depende muito da cooperação e trabalhar com fluxos organizados sistematicamente aumenta o entendimento comum do trabalho em equipe.

5. Informações atualizadas para melhores decisões

O monitoramento, por exemplo por sistemas de gestão, leva a informações sobre o status atual de um processo em andamento que pode ser essencial para a tomada de decisões.

Conclusão

Independentemente do setor, uma ação rápida e um alto nível de agilidade são decisivos para a viabilidade futura de uma empresa.

Processos de negócios editados manualmente em papel são um grande obstáculo, porque qualquer trabalho realizado manualmente pode ser uma fonte potencial de erros e atrasos.

Em outras palavras, automatizando os processos de negócios diários e repetitivos relacionados à documentação pode tornar todos os processos de negócios da sua empresa mais transparentes.

Por exemplo, ao automatizar o fluxo de trabalho dos seus contratos e documentos, você também promove um melhor controle sobre todos os processos.

Em departamentos como o jurídico, de contabilidade, RH e vendas em particular, essa transparência beneficia toda a empresa.

Muitas empresas já obtiveram economias de custo significativas ao mudar de processos manuais baseados em papel para processos mais convenientes, digitais e centrados no usuário.

Você também pode começar a se despedir do papel hoje mesmo, agendando uma demonstração e descobrir como funcionam os fluxos de trabalho para gerenciar contratos.