Otimizando processos: o que é um fluxo de trabalho?

O que é exatamente é um fluxo de trabalho e como ele pode ser útil? Neste artigo, explicamos de maneira fácil e simples para você.

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxos de trabalho são processos em empresas e organizações que se repetem continuamente. É uma série de atividades que são mutuamente dependentes.

De modo geral,  um fluxo de trabalho é um processo de negócios que designa “quem aplica, aprova e processa” e inclui o número de pessoas, as etapas para tomar decisões, entre outros.

Portanto, um fluxo de trabalho eficiente deve fornecer uma visão geral  de um processo de negócios e mostrar o  passo a passo como o trabalho deve ser realizado do início ao fim, descrevendo quem é responsável por quais tarefas em qual fase do processo.

Por fim, o objetivo principal é determinar, definir e padronizar áreas críticas de processo. Por isso, eles são   adequados principalmente para explicar aos funcionários suas funções e a ordem de execução dos trabalhos, além de gerar consenso entre as áreas.

Vale destacar que os fluxos de trabalho tiveram sua origem nas empresas de manufatura, mas atualmente são usados ​​em uma variedade de setores e áreas.

A rotina das empresas e os fluxos de trabalho automatizados

A maior parte do trabalho realizado por uma empresa é repetitivo, como compras, faturamento, entre outras tarefas administrativas, principalmente as que envolvem documentos.

E para as empresas é muito importante saber quem toma decisões e quem fará o quê e em que momento. Sobretudo, para tarefas que envolvem várias pessoas ou que requerem interação com outros departamentos.

Neste sentido, decidir as funções e o tempo determinado para cada tarefa ajuda a melhorar a comunicação e a minimizar os erros.

Logo um fluxo de trabalho automatizado reduz muito o tempo e o esforço necessários para todos os funcionários e melhora a produtividade e a eficiência da empresa.

Benefícios do fluxo de trabalho

1. Otimização dos processos de trabalho

Por meio de especificações e regras, bem como da definição de etapas de trabalho, os tempos de processamento podem ser acelerados e os tempos de espera evitados ao mesmo tempo.

Quanto melhor e mais fácil funcionar um processo, maior será a eficiência na produção dos resultados desejados.

2. Aumentar a transparência

Trabalhar com processos claros e usar estados definidos para atividades e resultados aumenta a transparência.

Visto que é fácil ver quem está trabalhando e em qual tarefa, assim quanto tempo provavelmente levará até a conclusão.

3. Melhorar a comunicação

No decorrer dos fluxos de trabalho, o acesso às informações também pode ser simplificado. Por exemplo, os processadores podem ser informados automaticamente sobre nova tarefas de trabalho assim que forem aprovados.

4. Melhorar a colaboração

O sucesso de um processo, plano ou projeto depende muito da cooperação e trabalhar com fluxos organizados sistematicamente aumenta o entendimento comum do trabalho em equipe.

5. Informações atualizadas para melhores decisões

O monitoramento, por exemplo por sistemas de gestão, leva a informações sobre o status atual de um processo em andamento que pode ser essencial para a tomada de decisões.

Conclusão

Independentemente do setor, uma ação rápida e um alto nível de agilidade são decisivos para a viabilidade futura de uma empresa.

Processos de negócios editados manualmente em papel são um grande obstáculo, porque qualquer trabalho realizado manualmente pode ser uma fonte potencial de erros e atrasos.

Em outras palavras, automatizando os processos de negócios diários e repetitivos relacionados à documentação pode tornar todos os processos de negócios da sua empresa mais transparentes.

Por exemplo, ao automatizar o fluxo de trabalho dos seus contratos e documentos, você também promove um melhor controle sobre todos os processos.

Em departamentos como o jurídico, de contabilidade, RH e vendas em particular, essa transparência beneficia toda a empresa.

Muitas empresas já obtiveram economias de custo significativas ao mudar de processos manuais baseados em papel para processos mais convenientes, digitais e centrados no usuário.

Você também pode começar a se despedir do papel hoje mesmo, agendando uma demonstração e descobrir como funcionam os fluxos de trabalho para gerenciar contratos.

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