A automação de documentos economiza seu tempo sem comprometer a autenticidade dos documentos que você produz, para que você possa atingir seus objetivos mais rapidamente.

[toc]

Automação de documentos na sua estratégia de negócios

De todas as tarefas que fazem parte do dia-a-dia de um negócio, a criação de documentos – como contratos, acordos, propostas de vendas, entre outros –  certamente ganhou a reputação de ser uma das mais trabalhosas e estressantes.

Tudo seria mais fácil se você pudesse se libertar de suas responsabilidades secundárias, sabendo que estão cuidadas, para focar em sua estratégia de negócios, sem deixar de lado a correção, transparência e agilidade incutidas nesta tarefas.

Mas se a criação e gestão de documentos da sua empresa ainda é manual, com certeza você ainda está  desperdiçando recursos preciosos. Tanto em fluxos de trabalho ineficientes, saída de documentos não gerenciados quanto a desorganização de papéis.

Neste contexto, a automação de documentos otimiza os processos simples e complexos com o objetivo de melhorar a sua produtividade.

Mas o isso significa para você e a sua empresa?

Logo, sua empresa não estará apenas facilitando a montagem de documentos, mas integrando tarefas, informações e conteúdo que qualificam e aceleram seus procedimentos. E, inclusive, incentivam a colaboração e a comunicação entre toda a sua equipe.

O que significa que você terá a capacidade de criar e gerenciar seus documentos de todos os tipos e de qualquer lugar. Além de direcioná-los aos destinatários corretos da maneira mais apropriada e livre de erros.

Por conseguinte, sua empresa se torna mais eficiente e, acima de tudo, você libera seus funcionários para se concentrarem em atividades estratégicas.

Implementando fluxos de trabalho

Um fluxo de trabalho capaz de atender seus clientes e, inclusive, suas equipes internas de forma rápida e eficientes. Ele ajuda  a implementar técnicas de vendas mais ágeis, permitindo a criação de propostas de vendas e contratos que atenda às necessidades de seus prospects e clientes.

Você também pode simplificar todo o processo de negociação implementando fluxos de trabalhos internos e externos que se adaptam rapidamente a todos os seus objetivos de vendas. Você envolve seus clientes e parceiros de negócios em um processo de  comunicação durante todo o ciclo de negociação de um contrato, utilizando ferramentas ágeis de negociação que o ajuda a superar qualquer desafio existente em uma compra, venda, etc.

     Baixe nosso guia completo sobre vendas e automação

Exemplo de um fluxo de trabalho de automação de documentos

Aqui está, por exemplo, como pode ser um fluxo de trabalho  automatizado básico, obtido por meio da automação de documentos:

Etapa #1: Crie seu documento  com os modelos inteligentes. Identifique seus objetivos contratuais, acrescente informações chaves (valor do contrato, nome das partes, etc.) e está pronto.

Etapa #2: Colabore em tempo real com suas equipes. Obtenha aprovações rapidamente e deixe comentários para sua equipe.

Etapa #3: Feche transações mais rápido com as ferramentas de negociação integradas com seus prospects e clientes.

Etapa #4: Assine seus documentos com assinaturas eletrônicas e armazene seus documentos na nuvem com segurança.

O que a automação de documentos pode oferecer na prática?

Em primeiro lugar, a automação de documentos permite que você saia do ciclo estressante de fluxos manuais, visto que a tecnologia usada facilita o estágio de criação.

É aqui que chegamos ao ponto do valor comercial da automação de documentos, visto que criar um contrato leva apenas alguns minutos. E, na maioria das vezes, o documento está pronto para ser enviado para o outro lado.

O que significa que em um “piscar de olhos” você já está no estágio de negociação. E todo empresário sabe que contratos mais rápidos melhoram a agilidade dos negócios.

Logo, gastar menos tempo criando seus contratos libera você para entregar mais. Além disso, seu trabalho se torna mais interessante e é possível se concentrar no mais complexo e estratégico.

Por outro lado, a automação de documentos remove muitas oportunidades de erros e garante uma maior conformidade. Dessa forma, você reduz os riscos relacionados a cláusulas e termos.

Tudo isso permite que você apare as arestas de seus contratos, eliminando o desnecessário e obtendo um impacto na velocidade de suas negociações, visto que a automação propicia:

• Um método de trabalho colaborativo tanto interno como externamente;
• Uma base de informações unificada com documentos identificáveis ​​e rastreáveis;
• Melhorias no processamento de todos os tipos de documentos durante seu ciclo de vida;
• Segurança e a confidencialidade das informações através da delimitação de direitos de acesso;
• Uso de criptografia e assinatura eletrônica;
• Manutenção de um histórico detalhado do trabalho dos usuários;
• Ganhos de produtividade, reduzindo o tempo de processamento;
• Recuperação de documentos em cada estágio de uso;
• Menos custos de armazenamento e processamento de documentos físicos;
• Acesso fácil e rápido aos documentos, mesmo remotamente;
• Atendimento a determinados requisitos legais.

Automatizar é tomar uma decisão estratégica

Integrada à estratégia geral de uma empresa, a automação permite mais eficiência em comparação as que ainda usam arquivos em papel ou sistemas de arquivamento convencionais.

Portanto, um sistema eficaz de criação de documentos pode conectá-lo diretamente ao melhor gerenciamento e a maiores lucros para a sua empresa.

Quando se automatiza os processos de criação e gestão, por exemplo, não há mais tempo perdido procurando uma boa versão de um documento.

Além do mais, facilita-se a visibilidade e o controle de todos os seus documentos durante todo o ciclo de vida e aumenta a eficiência de suas equipes.

Segundo uma pesquisa realizada pelo setor:

• 30% do tempo dos grupos de trabalho é dedicado à busca e aprovação de documentos;
• 6% dos documentos estão perdidos;
• Cada documento interno é copiado até 20 vezes;
• A produtividade dos funcionários aumenta de 20 a 25% com o uso de gerenciamento eletrônico de documentos;
• O custo de arquivamento de documentos eletrônicos é 80% menor do que o uso de documentos em papel.

Em vista disso, a automação de documentos pode ter um impacto enorme na funcionalidade do seu negócio. O que se percebe cada vez mais é que o mercado oferece cada vez mais soluções para simplificar a criação e gestão de documentos.

O uso de processos de automação para agilizar os fluxos de trabalho podem tornar a vida empresarial muito mais fácil independente do setor de atuação.

E, sem dúvidas, ninguém gosta de desperdiçar tempo e dinheiro. Então se existe uma tecnologia que facilita a criação e o processamento de documentos – além de reduzir custos e liberar sua força de trabalho para lidar com tarefas mais importantes – por que não adotar?

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais