Confira as estatísticas sobre as desvantagens dos processos manuais de gestão e arquivamento de documentos e descubra a importância de adotar um processo inteligente de documentos.

[toc]

Como um processo de documentos inteligente muda a dinâmica da sua empresa?

À medida que a tecnologia avança e cria novas demandas e oportunidades de negócios, as empresas aumentam o  volume de transações online.

‍Diante disso, os empresários são guiados a implementar soluções de gerenciamento de processos não somente para automatizar o atendimento ao cliente, mas também para gerenciar operações em seus departamentos internos de contratação, financeiro, compras, entre outros.

Paralelo a isso, as organizações precisam adotar novos modelos de fluxo de trabalho que além de simplificar tarefas também tenham a capacidade de capturar e analisar dados.

Neste sentido, muitas empresas – que já tem um alto  volume de transações online em sua empresa ou está começando a crescer – têm adotado um processo mais inteligente de documentos para continuarem competitivas.

De fato, investir em uma plataforma de gestão de documentos e contratos ajuda a acelerar as transações comerciais e obter diversas vantagens como economia de custo e crescimento sustentável.

Por isso, neste artigo compilamos uma série de estatísticas que vão mostrar o quanto abandonar fluxos baseados em papel pode ser transformador para as empresas.

Estatísticas sobre fluxos de documentos baseados em papel

O arquivamento manual de documentos consome muito tempo. Não é necessário apenas organizar e armazenar os arquivos, mas também leva-se um tempo significativo procurando informações. Dependendo da qualidade da organização, pode-se levar de minutos a horas para localizar um arquivo.

Em um primeiro momento, você pode pensar que uma pequena quantidade de tempo gasto na procura de documentos por dia não afeta a produtividade de forma significativa.

Mas basta dar uma olhada em algumas pesquisas para perceber o quanto essa ideia é equivocada. Par afirmar isso, podemos tomar como exemplo um estudo do portal de colaboração Huddle realizado com empresas de contabilidade, assessoria e consultoria nos Estados Unidos.

A pesquisa realizada pelo portal  revelou que o tempo gasto a procura de documentos pode custar às empresas americanas quase 4 mil dólares por funcionário/mês.

 Fluxos de trabalho não estruturados ou que ainda dependem de e-mails afetam diretamente a produtividade. Por outro lado, são um risco para a confidencialidade de dados pessoais.

O mesmo relatório também apontou que 68% dos colaboradores que não dispõem de fluxos automatizados de trabalho perdem tempo em função de trabalhar em versões desatualizadas de documentos.

A ineficiência de processos manuais e/ou baseados em papel é ainda mais evidente quando se exploram alguns dados do relatório da International Data Corporation (IDC). 

Segundo um estudo da corporação internacional de dados, profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam de 35% a 50% do seu tempo procurando informações em função da falta de armazenamento central e organizado.

Mas essas não são as únicas perdas causadas por um  sistemas deficiente de gestão de documentos e contratos. De acordo com a Iron Mountain, as organizações gastam 5% de seus orçamentos em arquivamento.

Outro dado interessante é que a falta de uma gestão mais digital implica em uma média de 50-70% do espaço comercial dedicado ao armazenamento de documentos. Por outro lado, estima-se que metade dessa documentação seja duplicada e a maior parte nunca é acessada novamente.

7,6% a 10% de todos os documentos de uma empresa são perdidos ou completamente arquivados incorretamente.

Em resumo, os custos ocultos para armazenamento de documentos físicos pode ser muito alto para uma organização. Entre os mais onerosos, estão compra de equipamentos, suprimentos (papel, tinta, pastas, etiquetas,  armários) e recursos humanos.

Contudo, armazenar documentos em papel internamente também pode levar à perda, uso indevido ou roubo de informações confidenciais. Quando não há controle e supervisão, caso um documento seja perdido, extraviado ou roubado, o impacto para qualquer negócio pode ser significativo.

Perdas de clientes e financeiras, não conformidade regulamentar e responsabilidade legal lideram a lista de problemas que uma empresa pode enfrentar por gerenciar e armazenar contratos de forma inadequada.

É hora de investir em um sistema de gestão de contratos?

Profissionais de todos os setores enfrentam uma série de desafios, do aumento da concorrência à automação. A luta para se diferenciar, maximizar recursos e, ao mesmo tempo, oferecer uma ótima experiência ao cliente se tornou uma constante.

À medida que o setor de gerenciamento continua a evoluir, a revolução digital exigirá uma grande mudança na maneira como os colaboradores realizam suas atividades.

Neste cenário, as tecnologias e os serviços de digitalização e gestão de documentos eliminam com êxito os
problemas de papel. Paralelo a isso, a automação do fluxo de trabalho de aprovação gera maior retorno de investimento.

Portanto, quando uma empresa investe em um sistema completo de gestão de documentos, os funcionários têm acesso mais fácil às informações, menos estresse em relação a documentos desatualizados e mais flexibilidade para trabalhar.

A automação permite acesso pontual a todos os documentos relevantes de uma organização e a rápida verificação de conformidade. Ambos benefícios são aliados das atividades relacionadas à auditoria.

Assim, ao implementar um sistema de gestão de contratos, você economiza tempo, aumenta a produtividade e a eficiência no espaço de trabalho.

Vale lembrar também que um processo sem papel gera maior sustentabilidade, visto que é primordial que todos os setores se concentrem na redução de sua atividade no impacto ambiental.

Se você também acredita na automação de sua gestão de documentos e contratos de ponta a ponta, cadastre-se na nossa plataforma e veja como podemos ajudá-lo a simplificar e tornar seus processos mais eficientes.

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais