O gerenciamento de contratos é uma tarefa essencial para a maioria das organizações. Mas muitas empresas podem se deparar com alguns mitos que acabam dificultando a decisão de considerar o uso de um software.

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Quais os principais mitos que envolvem a gestão de contratos?

Embora a gestão de contratos seja uma necessidade nos dias de hoje, adotar processos digitais em todo o ciclo de vida do contrato ainda é um desafio.

Para algumas organizações, a ideia de gerenciar contratos pode incluir apenas um editor de texto, algum conhecimento sobre o conteúdo de contratos e assinaturas.

Além disso, processos tradicionais de gerenciamento de contratos como o citado acima, podem ser bastante preocupantes, visto que expõem a empresa a riscos e gastos excessivos.

Neste post, examinamos 6 mitos comuns que as empresas e departamentos jurídicos ainda podem ter sobre gerenciamento de contratos. Confira!

Mito 1: Minha empresa precisa apenas um modelo de contrato

Muitas empresas consideram que um modelo de contrato pode servir para diferentes situações. De fato, quando se tem um bom modelo de contratos não há problema nenhum em usá-lo para criar outros acordos.

Mas é importante lembrar que existem diferentes contratos de negócios. Um contrato de trabalho pode ser utilizado para a admissão de um funcionário, outro para estabelecer um relacionamento com um fornecedor, entre outros.

Mas por que você não pode usar o mesmo modelo para cada documento? Se você realmente tem interesse em firmar contratos com termos consistentes, uma plataforma o ajudará a criar contratos exclusivos para cada negociação de forma rápida e simples, sem negligenciar a qualidade do acordo.

Mito 2: A plataforma eliminará outras ferramentas que eu já utilizo

Se a plataforma eliminar algumas ferramentas que você utiliza atualmente e considera importante para a sua gestão é exatamente porque estará simplificando o seu processo.

Se você adota uma plataforma completa de gestão de contratos que abrange a criação, assinaturas e gerenciamento, seus processos serão mais eficientes, assim como a sua capacidade de escalar quando tiver mais contratos para gerenciar.

Mito 3: As informações dos meus contratos não estarão seguras na nuvem

Sem dúvidas, a segurança é uma das principais preocupações quando se trata de contratos, principalmente quando se trata de violações e de regulamentações cada vez mais complexas de privacidade.

No entanto, esses documentos estarão mais seguros armazenados na nuvem, principalmente se o servidor escolhido tiver certificação ISO 27001. Por outro lado, além da segurança do servidor, um sistema de gestão de contratos pode oferecer várias formas de segurança, como acessos controlados por um administrador.

Mito 4: Implementar um novo sistema levará muito tempo de transição

Outro mito bastante comum que faz com que as empresas adiem  implementar um novo sistema de gerenciamento de contratos é a preocupação com o tempo de implantação.

Para quem ainda não fez a transição para uma solução baseada em nuvem, pode até parecer um pouco assustador iniciar essa mudança. Mas usar um novo sistema de software pode ser muito mais rápido e fácil que você imagina.

Os sistemas mais adequados são desenvolvidos com interfaces acessíveis e pensada na experiência do usuário para que seja dinâmica e interativa sem grande complexidade.

Mito 5: Processos manuais também podem ser eficientes

Atualizar planilhas e gerenciar revisões de contratos em um sistema manual pode resultar em erros, principalmente se a demanda de contratos cresce e os processos se mantêm iguais ao longo do tempo.

Além de se perder muito tempo com tarefas repetitivas e que consomem tempo dos colaboradores, os erros podem levar a custos elevados por falta cumprimento de obrigações, atrasos e até mesmo multas e processos litigiosos.

Mas mudar para uma solução de software pode liberar tempo, sem comprometer a qualidade. Além disso, quando os processos manuais consomem tempo eles atrasam as negociações. E cada vez mais, todos sabem que “tempo é dinheiro”.

Mito 6: Vou perder o controle e visibilidade sobre os contratos

É importante destacar que automatizar não significa restringir o acesso aos contratos. Ao contrário, os softwares são desenvolvidos para dar mais controle sobre o gerenciamento.

A tecnologia de gerenciamento de contratos possibilita automatizar todos os aspectos do ciclo de vida do contrato. O objetivo é exatamente aumentar a visibilidade, a conformidade e a velocidade de contratação e, ao mesmo tempo, reduzir o risco contratual.

Portanto desde a criação do contrato, você terá uma visão precisa e em tempo real dos riscos e oportunidades de contratação da sua empresa.

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para derrubar alguns mitos que podem estar atrapalhando a implementação de uma plataforma de gestão de contratos em sua empresa.

Se você também acha que negócios modernos exigem melhor gerenciamento de contratos, compartilhe nos comentários o que impede você de adotar um software de gestão?

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