À medida que as empresas crescem, elas começam a lidar com uma grande variedade de documentos jurídicos e um software de gestão de contratos pode resolver diversos problemas relacionados a esse processo. 

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O que é um software de gestão de contratos?

Um software de gestão de contratos ajuda a garantir que todas as etapas do ciclo de vida de um contrato sejam cumpridas integralmente e da forma mais eficiente possível. 

Uma solução de gerenciamento completa permite criar, organizar, pesquisar, assinar e gerenciar contratos. Em suma, o CLM (Contract Management Software) simplifica os processos de negócios, ao mesmo tempo em que oferece uma visão acessível de todos os acordos legais dentro de uma empresa.

É preciso destacar que o gerenciamento de contratos vai além da simples organização e armazenamento, visto que  é um software que funciona como uma plataforma para geração de contrato, colaboração e manutenção de registros.

Outra vantagem adicional do uso do CLM é a automação envolvida nas aprovações e renovações do contrato. Essas funções tornam possível gerenciar o trabalho com mais eficiência e reduzir as despesas administrativas e jurídicas de qualquer organização.  

Sabemos que  à medida que sua empresa entra em um número crescente de contratos, talvez seja necessário alterar a forma esses documentos são gerenciados para evitar problemas de riscos, conformidade, além de perda de produtividade e receita. 

Por esses motivos, aqui estão cinco dos problemas mais comuns que um sistema de gestão de contratos pode ajudar a resolver: 

Problema 1 – Contratos armazenados e organizados de forma inadequada

Para começar, você precisa de um arquivo unificado para todos os seus contratos e que possa ser acessado de qualquer lugar. 

Ter todas as informações do seu portfólio de acordos reunidos permite rastrear todos os benefícios e o valor de seus contratos, além de prever possíveis riscos que possam ocorrer.

Por isso, uma ferramenta de gerenciamento na nuvem é crucial para auxiliar no desempenho do rastreamento, à medida que permite sinalizar as principais cláusulas contratuais e acompanhar as datas relevantes para o contrato.

Sem uma função de pesquisa eficiente, você pode perder horas de análise para encontrar as cláusulas mais negociadas. Caso contrário, essa busca pode ocupar a maior parte do seu tempo. 

Problema 2: Falta de modelos pré-aprovados 

Criar contratos manualmente consome muito tempo, apresenta riscos desnecessários e desacelera todo o processo de contratação.

Quando não há modelos de contratos pré-aprovados e atualizados para a elaboração de um contrato, o processo se torna lento, impactando a oportunidade de fechar novos negócios. 

Neste ponto, um sistema ágil de gerenciamento de contratos permite que os usuários criem contratos automaticamente usando termos e condições pré-aprovados e modelos padrão.

Dessa forma, todo o processo de criação de contrato será mais rápido e fácil. 

Problema 3: Dificuldades para acompanhar os estágios de cada contrato

Você sabe quantos contratos chegam para negociação versus quantos foram realmente executados e quantos resultaram em negócios reais?

Você conhece o tempo de ciclo necessário para fechar cada contrato? Com certeza, se o seu gerenciamento ainda consiste em várias versões de contratos salvas em diferentes locais e compartilhadas por uma série de e-mails, você não terá essa resposta. 

Sem dúvidas, a falta de automação do processo pode levar facilmente a falta de controle e transparência do contrato. Neste caso, a solução está em transformar sua equipe mais proativa por meio de ferramentas de colaboração.

Sobretudo, é importante que todos os interessados tenham visibilidade do status de um contrato. E isso deve acontecer de ponta a ponta, para saber o estágio em que se encontra o documento, se está em sua versão preliminar, com aprovação pendente ou se já foi aprovado para ser executado. 

Problema 4: Você perde prazos e datas limites 

Quando não há ferramentas adequadas para monitorar todo o ciclo de vida dos contratos, como obrigações, requisitos de conformidade e prazos de renovação ou expiração, sua empresa pode sofrer penalidades de quebra de contrato.

Neste contexto, os sistemas de gerenciamento de contratos geram alertas personalizados referentes à expiração tornando as organizações conscientes das próximas renovações e outros marcos.

Com a automação de contratos, você pode: 

1 – Mapear com precisão os dados do contrato;
2 – Simplificar os processos;
3 – Entregar dados contratuais corretos;
4 – Analisar e relatar rapidamente os dados;
5 – Gerenciar com precisão todo o ciclo de vida de um contrato.

Problema 5:  Processos de contratação manuais e por e-mails

Quando uma empresa envia rascunhos de contratos para revisores  via e-mail, isso não significa apenas um processo lento, mas também arriscado. Negociações realizadas por bate e volta de e-mails dificultam acompanhar o progresso do contrato. 

O ideal é enviar contratos diretamente do  sistema para comparar versões e verificar as alterações, o que garante  garantir dados precisos e um histórico completo dos documentos. 

Embora existam muitos outros problemas que podem afetar o gerenciamento de contratos, resolver os cinco desafios que citamos neste artigo já é um grande passo para manter você no controle da sua gestão. 

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