Negociação parece um processo sem fim, lento e cheio de atrasos? Neste artigo, mostramos para você como é fácil  simplificar esse processo e acelerar os seus negócios.

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O que é processo de aprovação?

A frustração e o tempo que os procedimentos internos podem levar para revisão e aprovação de contratos transforma o fluxo de trabalho em um verdadeiro quebra-cabeça. 

A maioria dos contratos é revisada, aprovada e assinada por dois ou mais indivíduos. Qualquer pessoa que trabalha com contratos sabe a dificuldade de enviar o documento para revisão, alterações, e o tempo gasto esperando uma resposta.

Geralmente, levam-se algumas semanas para negociar a linguagem do contrato, dependendo da complexidade e do risco envolvido no contrato específico. E a revisão e aprovação geralmente podem levar mais algumas semanas a partir da data em que o contrato está completamente finalizado e pronto para ser executado.

É muito fácil os colaboradores sentirem-se confusos ou frustrados quando não há um processo de aprovação definido de forma precisa e livre de ambiguidades.

Portanto, se as solicitações de revisão de contrato na sua empresa ainda chegam por meio de telefonemas, fax ou e-mails, gerando confusão, talvez esteja na hora de repensar essa gestão.

Visto que é muito importante que fluxos de trabalho estejam conectados e que todas as operações do negócio sejam mapeadas.

Por essa razão, neste artigo vamos explicar como é possível alterar essa dinâmica, eliminar a ineficiência e reduzir o tempo das negociações.

Processo de aprovação de contratos mais rápido e com menos riscos

Sua empresa ainda não dispõe de meios eficientes de gerenciar seu processo de aprovação de contrato? A boa notícia é que existem algumas soluções simples e fáceis de implantar. E uma delas é o processo de aprovação automatizado.

Tanto para pequenas, médias ou grandes empresas, o ideal é implantar um processo de gestão de contratos. Esse tipo de solução permite que colaboradores e gerentes tenham visibilidade das solicitações de contrato que estão em processo de aprovação.

Dessa forma, é mais fácil dar prioridade aos novos contratos ou revisões ​​que precisam de aprovação imediata para apoiar as principais operações da empresa.

No caso de vendas, por exemplo, essa transparência e proatividade se tornam ainda mais importantes para que as equipes comerciais possam estar sempre prontas para novas transações comerciais.

Mas quando o fluxo de aprovação é ineficiente, muitas negociações acabam atrasadas ou perdidas por não receber a devida atenção em tempo hábil.

Muitas vezes faltam informações e é necessário idas e vindas para obter os dados necessários para finalizar um contrato. O que pode ser evitado quando há um sistema automatizado que permite o armazenamento em nuvem e a colaboração em tempo real.

Além do mais, um sistema de gestão de contratos completo  pode ser bastante útil à medida que é possível identificar – graças a uma trilha de auditoria – quem solicitou a aprovação, quem a aprovou e quando foi aprovada.

Ou seja, automatizar é nada mais e nada menos do que tornar os seus métodos de trabalho mais inteligentes com o objetivo de reduzir tarefas que consomem tempo e dinheiro desnecessários.

Como fluxos de trabalho inteligentes impulsionam os seus negócios?

As soluções baseadas em tecnologia incluem mecanismos de fluxo de trabalho configuráveis e flexíveis que permitem às empresas definir, automatizar e aplicar fluxos de trabalho personalizados.

Dessa forma, é possível criar regras e pontos de decisão que controlam o ciclo de vida do gerenciamento de contratos e outros processos de negócios.

Com notificações personalizadas e alertas automáticos, por exemplo, basta incluir no processo as pessoas certas no momento certo para manter os processos de fluxos de trabalho funcionando de maneira rápida e eficaz.

Assim os recursos de gerenciamento podem garantir que certos padrões sejam seguidos para obter a conformidade relativa aos controles normativos e de governança corporativa da empresa.

Mais insights de negócios

Você sabia que seus contratos podem guardar valiosos insights? A análise de contratos tem ajudado profissionais dos mais diversos setores a avaliar o valor dos contratos existentes e negociar os melhores.

Neste contexto, uma plataforma CLM pode aproveitar dados de sistemas corporativos para oferecer uma visão completa do desempenho dos contratos de uma organização.

Por exemplo, uma análise mais aprofundada de contratos pode identificar descontos aos quais têm direito, bônus, preços inconsistentes para os mesmos produtos e serviços, assim como garantir que as contratações futuras estejam alinhadas aos objetivos de seu planejamento.

Com dados e informações na ponta dos dedos, é mais fácil tomar decisões inteligentes e capitalizar as oportunidades.

Então, gostou de saber que você pode acelerar o processo de contratação? No blog da Juridoc, você encontra outros conteúdos como esse que podem ajudá-lo na sua gestão de contratos e inspirá-lo a fazer mudanças na sua gestão.

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