Neste artigo, explicamos tudo sobre o benefício da assinaturas digital para o gerenciamento de seus contratos.

Como a assinatura digital transforma seus negócios?

As empresas lidam diariamente com uma  infinidade de documentos que exigem uma assinatura. E o modo como esses documentos são assinados podem impactar os negócios. 

Não há dúvida de que a tecnologia aumentou a velocidade de inúmeras operações comerciais. A comunicação e o compartilhamento de documentos em tempo real permitem a colaboração e a conclusão de um trabalho em muito menos tempo.

No que diz respeito a questões de contratação, isso significa que os documentos podem ser editados, revisados e até assinados praticamente de qualquer dispositivo móvel.

À medida que o recurso de assinatura digital permite tempos de resposta mais rápidos, as partes do contrato podem cumprir  imediatamente as suas obrigações contratuais.

Se antes um processo de contratação podia se arrastar por semanas e meses – visto que as cópias impressas precisavam ser distribuídas para revisão final e assinatura – hoje a dinâmica pode ser outra.

Por exemplo, mesmo que as partes de um contrato estejam fora do escritório, em uma viagem ou férias, a finalização de uma negociação ou acordo não precisa ser adiada até o seu retorno.

Portanto, a assinatura digital adotada com uma solução eficaz de gerenciamento de contratos baseada em nuvem, pode tornar suas negociações mais rápidas e seguras, assim como simplificar todo o processos de fluxo de trabalho.

Então, se você já sabe o que é e como funcionam as assinaturas digitais, neste artigo você vai descobrir  os benefícios de usá-las juntamente com um sistema de gerenciamento de contratos. Acompanhe.

Benefício 1 – A assinatura digitai impulsiona as negociações on-line

Todos os países, assim como o Brasil, regulamentam a criação e o uso das assinaturas digitais. Por isso, elas podem ser usadas por qualquer pessoa, sem restrições.

Essa conveniência pode ser utilizada para assinar propostas, aquisições, declaração de impostos, contratos e documentos em geral com o mesmo valor legal das assinaturas tradicionais.

Embora algumas empresas ainda possam preferir uma assinatura em papel, não há motivos para insistir nesta prática, principalmente quando se trata de uma versão final de um contrato.

Percebe-se, no entanto, que cada vez mais, a assinatura em papel está sendo substituída pela digital. Essa mudança deve-se ao fato de que muitas empresas estão aderindo aos negócios virtuais e descartando cópias físicas de formulários e documentos.

As empresas, por exemplo, que entendem a importância de gerenciar o ciclo de vida de seus contratos estão cientes de que a automação pode aumentar de forma significativa a eficiência do processo de contratação.

Uma das principais razões para isso é que o uso da assinatura digital permite que as empresas aproveitem os benefícios dos contratos mais rapidamente em relação aos sistemas baseados em papel.

Benefício 2 – Mais rapidez e menos custos

As assinaturas digitais reduzem os custos de papel, envio e armazenamento. Ao mesmo tempo, aumentam a confiabilidade e a facilidade de processamento.

Dessa forma, além da criação mais rápida e fácil de documentos e contratos em um sistema de automação, as assinaturas digitais permitem que as empresas acelerem o processo de execução.

O processo digital evita que uma das partes tenha que esperar o contrato ser enviado para assinar. Ou ainda que em função de outras prioridades, a falta de uma assinatura paralise uma negociação.

Sob essa perspectiva, a assinatura digital caminha lado a lado com a iniciativa das empresas em terceirizar o gerenciamento de contratos, adotando opções de automação de documentos acessíveis e eficazes para organizações de todos os portes.

Benefício 3 – Mais segurança com o armazenamento em nuvem

A assinatura digital utiliza a tecnologia de criptografia para autenticar que uma assinatura foi criada pela pessoa que enviou a mensagem e que não foi alterada. 

Neste contexto, resolve-se uma das principais preocupações relacionadas ao gerenciamento de documentos on-line – se esses itens estarão ou não seguros na nuvem.

Visto que a segurança se torna crucial para as que estão salvando informações importantes e temem pela integridade desses dados valiosos.

Outro benefício é o registro da data e hora da assinatura já que, normalmente, qualquer atividade associada a um documento é registrada. Desse modo, as assinaturas digitais dentro do sistema de gerenciamento de contratos podem ser recuperadas facilmente – mesmo anos depois.

Também se elimina o risco de assinaturas incorretas em datas e lugares errados. E, por fim, a captura de assinatura digital libera os signatários para exercer outras atividades de valor, sem a necessidade de perder tempo simplesmente assinando seus nomes.

Com certeza, a maioria de seus parceiros de negócios e clientes esperam que as suas transações sejam concluídas de forma online. Destarte, oferecer versões de documentos e assinaturas digitais não é apenas útil, mas cada vez mais necessário.

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