O certificado e assinatura digital são duas formas seguras que a internet trouxe para o dia a dia das organizações.

Com o avanço da tecnologia, ficou cada vez mais fácil para as empresas e para as pessoas resolverem seus problemas de rotina sem precisar sair da frente do computador.

Ao mesmo tempo em que as distâncias diminuíram, o tempo passa mais rápido, por isso é importante garantir a segurança nos meios digitais.

Todo mundo usa a internet diariamente para realizar uma série de atividades, inclusive pagar contas e fazer compras. Mas se não existisse o certificado ou a assinatura digital, essas transações não seriam seguras.

Portanto, quando uma empresa decide colocar seu site no ar, o ideal é que ofereça essa segurança aos usuários, o que evita problemas para eles e para as organizações.

Não é difícil entender o que são esses recursos, aliás, é muito importante para sempre estar atento e não correr o risco de cair em golpes ou fraudes que prejudicam moralmente e até financeiramente uma pessoa.

Neste artigo, nós vamos falar sobre o que é assinatura e certificado digital e por que são tão importantes. Confira.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital garante a autenticidade das informações digitais com um nível de segurança altíssimo. Essa assinatura tem a mesma validade legal de uma assinatura feita no papel.

Dessa forma, pode substituir a necessidade da presença de uma assinatura manual, reconhecimento de firma, papéis físicos e demais processos de arquivamento e gestão de documentos.

Isso simplifica uma série de transações que acontecem diariamente entre empresas e clientes.

A assinatura digital pode ser usada nos mais diversos documentos, como:

• Contratos;
• Laudos;
• Prontuários médicos;
• Procurações;
• Petições;
• Formulários Web;
• Apólices de Seguro;
• Mandatos.

A validação de uma assinatura digital é feita por meio de certificado digital, que impede a ocorrência de fraudes, garantindo integridade, autenticidade e não repúdio.

Portanto, a assinatura digital nada mais é do que a garantia de uma assinatura, porém digitalmente. Essa assinatura, então, possui validade jurídica e está diretamente ligada a pessoas ou empresas.

O que é certificado digital?

O certificado digital é como se fosse a carteira de identidade de uma empresa ou pessoa no meio virtual. Essa identificação eletrônica possui validade jurídica para as pessoas ou empresas.

O certificado contém informações importantes referentes ao titular, dados da autoridade certificadora, sendo assim, essas informações são importantes para a assinatura.

O certificado digital possui duas categorias principais para sua emissão, sendo A1 e A3. Para escolher entre elas, basta a empresa identificar qual se encaixa mais em sua situação.

O primeiro tipo pode ser instalado em tablets e smartphones. Por exemplo, uma empresa de banho de ouro flash, se obter esse certificado, utiliza a senha de acesso apenas uma vez, no momento da instalação.

Também é possível utilizá-lo para atendimento de matriz e filial da respectiva empresa, possuindo validade de um ano.

O certificado A3 precisa ser armazenado em um hardware específico, podendo ser usado token ou smartcard, necessitando o smartcard ser conectado a um aparelho para sua leitura. Sua validade é de cerca de 3 anos.

Mas, afinal, qual é a importância do certificado e da assinatura digital?

Importância do certificado e assinatura digital

Sobre a assinatura digital, podemos dizer que toda a burocracia relacionada a processos é eliminada, assim como a redução de gastos com papel. 

Portanto, uma empresa de controle de odor industrial que tenha essa assinatura já começa ganhando com essas duas vantagens.

Além de reduzir gastos com papéis, a necessidade de enviar funcionários a outras cidades, estados e até países para regulamentação de papelada também é eliminada. 

Tudo isso pode ser resolvido facilmente com a utilização da assinatura digital.

Outra vantagem é o grande aumento no andamento dos processos. Todas as atividades que precisam ser realizadas são cumpridas de maneira muito mais ágil e simples, sem necessidade de deslocamentos.

As empresas, desde fabricantes de fita de aço para embalagem até outros setores podem fechar contratos em um tempo muito reduzido, sem que haja necessidade de locomoção.

Quanto ao certificado digital, este é importante por diversas razões para os negócios, tanto para um microempreendedor individual quanto para grandes empresas.

O certificado digital tem o poder de atestar para os setores de tributos de municípios, estado, união, etc. que o documento tem validade e que as informações contidas nele são verdadeiras. 

Outras atividades realizadas pelo certificado digital são:

• Emissão de nota fiscal;
•  Enviar alterações para a receita;
• Acessar e-CAC;
• Solicitar registro de patentes e marcas;
• Ter acesso à conectividade do social da Caixa Econômica.

Além de trazer mais segurança, o certificado digital também traz mais facilidade para a regularização de documentos, bem como para encaminhá-los.

Diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica

Uma empresa de locação de caminhão pipa ou qualquer outra que deseje obter uma assinatura digital precisa entender a diferença entre estes dois tipos de assinatura, que são a digital e a eletrônica.

Essa confusão é muito comum, porque o meio eletrônico se popularizou com muita rapidez. Isso permitiu a geração de documentos e informações importantes sem a demora e a burocracia de antigamente.

A assinatura eletrônica está relacionada a qualquer maneira de identificar a origem de uma assinatura presente na internet. Ela pode ser um nome presente no rodapé de um e-mail ou uma assinatura feita com o próprio mouse.

Quando usamos um cadastro, seja para acessar um e-mail ou um perfil nas redes sociais de uma fabricante de concertina clipada, por exemplo, também é considerado uma assinatura eletrônica.

Ou seja, é uma assinatura que serve apenas para identificar o signatário, sem garantir o sigilo das informações. Sendo assim, a assinatura digital sempre usará um certificado digital para ter validade.

Por conta disso, quem já possui um certificado digital, já pode assinar digitalmente também. Para isso, é necessário acessar algum portal e testar as opções disponíveis.

Uma das questões mais comuns é quanto ao receio de clientes não aceitarem documentos com assinatura digital. 

No entanto, é importante lembrá-los de que, de acordo com a MP 2.200-2, a assinatura digital é válida em todo território nacional.

Para empresas que desconhecem o funcionamento dessa assinatura, é natural que considerem a prática fora do normal. No entanto, é assegurada por lei e pode ser usada por toda e qualquer empresa.

A segurança jurídica da assinatura digital é proveniente da segurança jurídica do certificado. Portanto, se uma empresa de aplicador de fita gomada quiser adquirir o certificado, é necessário procurar uma autoridade certificadora.

Essa autoridade precisa estar credenciada pela Autoridade Certificadora Raiz do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. A segurança dessa instituição é totalmente garantida pelo Poder Executivo.

O processo para obtenção do certificado começa a partir da validação presencial dos documentos. Após essa validação, é emitido um certificado digital que garante uma identidade única para o usuário.

Para algumas pessoas jurídicas, o certificado digital é obrigatório. Dentre elas podemos destacar empresas que tenham lucro presumido, MEI e empresas optantes pelo simples nacional.

Em cada tipo de pessoa jurídica mencionada acima há uma exigência específica. É necessário consultar as obrigatoriedades de cada uma para saber o que é necessário para a obtenção do certificado digital.

Por exemplo, se uma empresa de calibração de instrumentos de medição for MEI, e optar pela emissão de nota fiscal eletrônica, deve consultar a Secretaria da Fazenda.

Assim como empresas optantes pelo Simples Nacional e que possuam mais de três funcionários precisam possuir o certificado e assinatura digital para enviar informações à Previdência Social, além do recolhimento do FGTS.

Com relação aos contadores, é necessário que estes possuam uma procuração eletrônica específica, que especifique todas as atribuições e autonomias concedidas.

Para que ele assine os documentos por sua empresa, seja esta uma fabricante de caçamba basculante ou qualquer outra, é necessário seguir esses procedimentos.

O certificado digital e a assinatura digital são importantes para as empresas agilizarem os mais diferentes processos que antigamente eram mais burocráticos.

Gastos com locomoção para assinaturas de concreto bem como validação de documentos e suas autenticações, podem ser facilmente resolvidos por meio do certificado e da assinatura digitais.

A tecnologia e a internet trouxeram muitas facilidades para as empresas, sendo assim cabe a elas conhecerem essas facilidades para o bem de seu cotidiano. 

Evitar burocracia e reduzir gastos é fundamental para o crescimento de qualquer organização, principalmente nos dias atuais.

Independentemente de qual seja o mercado de atuação, a assinatura e o certificado digital são maneiras de trazer para o dia a dia das empresas segurança e tecnologia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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