Existe uma série de documentos que a sua empresa deve manter sempre em dia para evitar multas e penalidades.

Quais os documentos que a minha empresa deve manter sempre em dia? 

Quando você abre uma empresa, é preciso ficar atento a uma série de exigências. Entre elas, a regularização de todos os documentos legais para a abertura e funcionamento da empresa.

E, mesmo depois da empresa estar em plena atividade, novos procedimentos administrativos são necessários para cumprir as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas. Em função disto, muitos documentos precisam estar à disposição da fiscalização.

Dependendo da natureza das atividades exercidas, licenças e autorizações especiais de funcionamento, por exemplo, precisam estar sempre atualizados. Assim como os livros contábeis e guias de recolhimento de impostos.

O contrato social, por exemplo, precisa ser modificado sempre que ocorrer mudanças nos negócios, como alteração de endereço, atividades ou objeto social, nome empresarial, ampliação ou redução do quadro societário.

Por isso, neste artigo listamos quais os documentos que precisam estar sempre prontos para serem consultados.

1 – Alvará de Localização e Funcionamento 

Sabe-se que uma empresa somente está legalmente autorizada para operar quando obtém o alvará de funcionamento. Este documento é uma exigência municipal para que a empresa atue dentro das diretrizes locais.

A concessão deste documento é realizada logo após a obtenção do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ. É importante destacar que alvará deve ser renovado periodicamente.

2 – Cadastro Nacional de Pessoas Físicas e Jurídicas – CNPJ 

O Cadastro Nacional de Pessoas Físicas e Jurídicas – CNPJ é indispensável para a emissão de notas fiscais. Além disso, o CNPJ pode ser suspenso ou sofrer restrições se empresa tiver irregularidades junto à Receita Federal.

O CNPJ é fundamental para realizar operações de compra e venda, além de ser um dos documentos básicos para a efetivação da abertura de uma empresa. Sua concessão é realizada pela Receita Federal, logo após o registro da empresa na Junta Comercial ou Cartório de Pessoas Jurídicas.

3 – Inscrição estadual e municipal

A inscrição Estadual é o número de cadastro que a empresa adquire para recolhimento do Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS.

Esta inscrição é obtida junta à Receita Estadual ou Secretaria de Estado da Fazenda. As empresas que atuam nos setores de comércio ou indústria precisam efetuar o seu cadastro junto à Secretaria de Fazenda estadual.

Da mesma forma, as  empresas prestadoras de serviço precisam registrar-se nos órgãos responsáveis em seu município.

O número de inscrição estadual é a identificação de que a empresa está atuando regularmente e pode realizar vendas em todo o país.

Por isso, caso essa documentação se não estiver em dia, a empresa poderá sofrer restrições em âmbitos municipal e estadual.

3. eSocial e informações de empregados

O eSocial integrará a Relação Anual de Informações Sociais – RAIS e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED. 

A RAIS sistematiza as atividades trabalhistas por meio do registro dos dados de contratação de pessoas em todo o país. As empresas devem entregar este documento todos os anos.

Já por meio do CAGED, o governo tem o controle de todas as admissões e demissões. Com a implantação do e-Social, todas essas informações passam a ser enviada pela internet, mas precisam ser entregues dentro do prazo para não incorrer em multas.

4 – Livros Contábeis

Conforme o artigo 1.179, as empresas são obrigadas a manter a escrituração contábil sempre em dia e anualmente realizar o balanço patrimonial.

Mais do que uma exigência, manter sempre atualizados os documentos de registro contábeis, é uma necessidade para a organização e administração da empresa.

Os livros registram cada transação realizada como compras, vendas, pagamentos, recebimentos, assim como as movimentações realizadas com bancos e fornecedores.

Além disso, estes documentos também agregam as informações de entradas e saídas, registrando todas as operações financeiras do negócio.

5 –  Contrato social 

O contrato social de uma limitada ou o relatório de empresário de uma EIRELI, ou seja, as informações contratuais da empresa registrados no ato de constituição devem estar sempre atualizados.

Entre as principais informações que devem estar sempre de acordo com o exercício das atividades estão objeto social, atividades comerciais, alteração de endereço da sede, estrutura jurídica, capital social, quadro societário, razão social e/ou nome fantasia.

Por exemplo, uma empresa não pode exercer uma atividade para a qual não tenha o registro ou emitir um documento fiscal em desacordo com o produto vendido ou serviço prestado.

Assim como não pode operar em um endereço para o qual não tiver o registro e as licenças obrigatórias. Em síntese, se ocorrer qualquer  mudança nos dados contratuais, eles devem ser formalizados.

Agora que você já sabe quais os principais documentos que sua empresa deve manter sempre organizados  e à disposição, lembre-se que a tecnologia pode trazer muitas facilidades para a gestão da sua empresa.

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