Software de gestão de contratos para o setor jurídico [Juridoc]

Se você e sua equipe jurídica desejam digitalizar o fluxo de trabalho diário de documentos e contratos e economizar tempo e custos administrativos, este artigo é para você.

Nesta postagem, vamos mostrar como uma solução digital completa pode automatizar a criação de contratos, análises jurídicas  e minimizar riscos com contratos.

Assim como facilitar a comunicação entre todas as partes contratantes e consultores jurídicos e finalizar seus
documentos por meio de processamento colaborativo em seu departamento.

Você verá como é fácil economizar seu valioso tempo faturável, ao mesmo tempo, que aprimora a conformidade e atualiza a sua rotina de trabalho.

Desafios da gestão de contratos no setor jurídico

Como advogado, você – mais do que qualquer outro profissional – sabe que os contratos não são de forma alguma estáticos.

Pelo contrário, os contratos são elaborados, adaptados, atualizados e também processados –  ou seja, gerenciados.

É necessário saber com quem e quais contratos foram celebrados, por quanto tempo e em que condições. Assim como conhecer os riscos e oportunidades e, sobretudo, ter uma visão geral com dados essenciais do contrato, como parceiro contratual, duração, serviços, custos, etc.

Diante disso, os elementos centrais importantes de uma gestão de contratos bem-sucedida para os departamentos jurídicos são:

  1. Controle
  2. Arquivamento
  3. Gerenciamento

Por essa razão, na área dos contratos existem vários problemas e fragilidades que não podem ser resolvidos com sistemas manuais, como a falta de uma estrutura de arquivamento uniforme ou ferramentas adequadas para o acompanhamento de obrigações.

Quem não conhece o seguinte problema que ocorre repetidamente?

1. Alguém precisa urgentemente de um contrato e ninguém sabe onde está a versão mais recente do contrato.

2. O funcionário responsável pelo contrato não está na empresa quando é necessário alterar/revisar um documento.

3.  Uma emenda contratual inacabada [que o responsável nunca viu antes] é percebida em meio a uma disputa contenciosa.

Vale notar que esses são apenas alguns dos contratempos vivenciados pelas equipes jurídicas.

Agora veja as causas desses problemas:  

  1. Os contratos em papel nem sempre estão imediatamente acessíveis.
  2. Os prazos contratuais são difíceis de controlar.
  3. O gerenciamento manual de contratos custa tempo e reduz a produtividade.
  4. A incapacidade de controlar os contratos de forma centralizada pode levar a perdas financeiras e é um risco.
  5. Prazos/pagamentos podem ser esquecidos e ocorrer danos financeiros.

Em vista disso, o setor jurídico precisa de soluções seguras para acabar com a dificuldade de encontrar contratos originais e versões atualizadas do contrato.

Assim como eliminar os desafios de  encontrar e avaliar contratos rapidamente e as dificuldades de manter a confidencialidade e segurança de dados que o setor jurídico precisa.

Visibilidade, eficiência e controle do processo

Não é por acaso que os advogados estão percebendo a importância e o enorme potencial para os avanços tecnológicos em torno do gerenciamento de contratos.

Cada vez mais, o setor tem percebido que para obter visibilidade, eficiência e controle do processo é necessário  uma solução versátil e interdepartamental de gerenciamento de contratos, como o software de gestão de contratos (CLM).

Aqui estão algumas estatísticas o uso do CLM no setor jurídico que reforçam essa necessidade:

  • 65% dos profissionais da área jurídica identificaram o tempo perdido em tarefas administrativas como seu maior ponto problemático;
  • 70% dos profissionais da área jurídica já utilizam dispositivos móveis em seu trabalho jurídico diário;
  • 40 % dos departamentos jurídicos possuem uma ferramenta automatizada de gerenciamento de contratos;
  • Outros 29% estão interessados ​​em adotar uma ferramenta de gestão de contratos, mas não sabem por onde começar
  • O tempo de aprovação do contrato cai em média 82% com o uso de uma solução CLM.
  • As empresas que usam soluções de gerenciamento de ciclo de vida de contrato obtiveram taxas de renovação de 90%.

(Fonte das estatísticas: Aberdeen)

Recursos do software para o setor Jurídico

Recursos de criação de contratos Juridoc

Facilite o trabalho em equipe

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Recursos de revisão e negociação

Feche negócios mais rápido

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Recursos de monitoramento de contrato

Reminders Juridoc

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Vantagens e benefícios da gestão digital de contratos

A gestão digital de contratos automatiza muitas tarefas que antes eram realizadas manualmente e cria um enorme potencial de economia com amplas funcionalidades, tais como:

  • Aquisição de dados de contrato com base em formulário
  • Armazenamento de documentos
  • Criação automática de tarefas para lembrar do cumprimento das obrigações contratuais
  • Pesquisa de texto completo e funções de filtro
  • Gestão de prazos
  • Gerenciamento automático de versão
  • Relatórios integrados

 

 

Benefícios da plataforma Juridoc

1. Gestão de contratos rápida e descomplicada

Todas as informações sobre um contrato existente ou um contrato a ser concluído são armazenadas no arquivo eletrônico.

Você pode encontrar seus documentos de contrato com apenas alguns cliques  usando a função de pesquisa.

Todas as mudanças nos contratos também são documentadas e à prova de auditoria pelo sistema.

2. Uma visão abrangente de todos os prazos e datas

Você poderá definir a lista de distribuição para os lembretes de prazos, assim como salvar todas as tarefas relacionadas aos seus contratos para o gerenciamento de tarefas.

3. Redução de custos

O gerenciamento automatizado reduz a burocracia e os esforços manuais. Com o tempo, isso resulta em uma redução significativa dos custos organizacionais.

Além disso, o CLM contribui para o aumento da receita à medida que permite que os termos sujeitos a longas negociações sejam simplificados, reduzindo, portanto, o tempo de elaboração e revisão do contrato.

Confira aqui a calculadora de economia Juridoc: https://juridoc.com.br/

4. Conformidade

As ferramentas de automação da Juridoc facilitam a conformidade com as regulamentações do setor, visto que relatórios de desempenho que ajudam na validação de consonância com requisitos financeiros e legais.

5. Colaboração online e segura

Entre os principais benefícios também se destaca a possibilidade de colaborar de qualquer lugar, com mais controle e segurança.

O CLM evita principalmente o uso de várias planilhas compartilhadas entre departamentos que dificultam o controle de alterações ou mesmo restringem a colaboração.

Por fim, o software da Juridoc é simples e intuitivo, não exige um longo período de treinamento e está disponível de imediato, inclusive, com uma versão de teste gratuita. E você pode experimentar quando quiser 🙂

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