A gestão de documentos é crucial para qualquer empresa que deseja aumentar sua receita: economizando o tempo dos advogados, reduzindo erros e melhorando a eficiência, dentre outros benefícios.

1. Economizando o tempo de seus advogados

Uma das maiores vantagens da gestão e automação de documentos é a economia de tempo que proporcionam. Isso porque, com essas ferramentas, é possível otimizar o tempo gasto com tarefas manuais e repetitivas, que podem ser facilmente automatizadas.

Como consequência da economia de tempo, a gestão e automação de documentos também podem contribuir para o aumento da receita. Isso porque as empresas que conseguem reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas ganham mais tempo para se concentrar em atividades que geram mais valor, como o atendimento aos clientes.

Em sua pesquisa de benchmark de 2019 , o ACC afirmou que 80,8% dos advogados internos participam da gestão de contratos simplesmente revisando e redigindo documentos.

A mesma pesquisa indica que o salário médio por hora do advogado naquele ano foi de US$ 80/hora.
Esses dados, sem dúvida, indicam um grande desperdício de recursos ao se avaliar a quantidade de tempo utilizada por um advogado em uma atividade que já pode ser automatizada.

De acordo com o Thomson Reuters Legal Executive Institute, os advogados gastam cerca de 10 horas por semana em trabalho administrativo.

Se os advogados gastam cerca de 10 horas por semana em tarefas não faturáveis, a uma taxa média combinada de US$ 425 , as empresas estão perdendo quase US$ 225.000 por advogado por ano em receita potencial.

Isso significa que mesmo uma pequena empresa constituída por uma pequena equipe de advogados está perdendo centenas de milhares a milhões de dólares anualmente.

2. Melhorando a eficiência e o atendimento ao cliente

A gestão de documentos também pode ser usada para melhorar a eficiência da sua empresa. Por exemplo, ela pode tornar mais fácil realizar auditorias internas e externas, monitorar o uso dos recursos da empresa e garantir o cumprimento das normas internacionais.

Além disso, uma boa gestão de documentos também facilita o gerenciamento dos processos da empresa, o que permite um melhor controle sobre os recursos utilizados e evita atrasos nos projetos.

Essa melhora na eficiência, por sua vez, reflete diretamente no atendimento aos clientes. Os clientes estão exigindo serviços de valor agregado de seus escritórios de advocacia, o que inclui tanto custos quanto certeza de entrega. Além disso, muitas tarefas que são vistas como ‘administrativas’ não estão mais dispostas a serem pagas pelos clientes.

Ao fornecer eficiência, melhor precisão, transparência e colaboração, os escritórios de advocacia estão entregando mais por menos – e a satisfação e retenção do cliente estão aumentando.

3. Reduzindo os erros

Pode ser fácil cometer um erro ao redigir documentos manualmente. Com a automação de documentos, em vez de passar manualmente por centenas de documentos e trocar cada detalhe, o usuário precisa fazer isso apenas uma vez e o sistema de automação de documentos faz o resto.

Como resultado, a chance de cometer um erro caro é substancialmente reduzida (ou até mesmo eliminada).

Além disso, com menos erros e uma base de dados mais consistente, as chances de tomar decisões erradas diminuem consideravelmente, o que também pode impactar positivamente na receita.

4. O trabalho do advogado se torna mais significativo

Ser um profissional jurídico tem muitos benefícios – e defender seus clientes está no topo da lista. No entanto, poucos profissionais jurídicos aproveitam o tempo gasto nas partes redundantes do trabalho que envolvem preencher detalhes não substantivos em documentos, revisar, editar e salvar documentos jurídicos.

Com a adoção da automação de documentos, a parte esmagadora do seu trabalho é eliminada, proporcionando mais satisfação na carreira.

5. Retenção de talentos

Com processos manuais tão tediosos e demorados, até mesmo o profissional jurídico mais experiente pode levar um tempo significativo para concluir todos os documentos incluídos em um negócio.

É por isso que muitos novos profissionais jurídicos podem achar a maneira tradicional de redigir documentos muito complicada, resultando em rotatividade de funcionários.

Uma pesquisa de 2021 com associados do The American Lawyer descobriu que 60% dos entrevistados disseram que deixariam sua empresa por um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

A automação de documentos reduz o tempo que o profissional jurídico deve gastar em tarefas simples que não exigem sua expertise e gera insatisfação em sua jornada de trabalho.

Fonte: https://www.artificiallawyer.com/

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