14 Oct Renovação e término de contratos – como evitar perdas

A gestão proativa das renovações de contratos e o gerenciamento do término de um acordo garante que as empresas possam aproveitar as suas parcerias e ter mais sucesso em seus negócios.

O que são renovações de contrato?

A renovação do contrato é a última etapa do ciclo de vida de um contrato. Quando um acordo chega ao fim, as partes podem decidir continuar ou encerrar a relação comercial. Elas podem fazer isso continuando com os termos do contrato antigo ou negociando novos termos.

Embora pareçam algo rotineiro em uma empresa, as renovações de contratos são oportunidades vitais para o seu negócio, visto que apresentam uma oportunidade para refletir sobre as mudanças no progresso, estratégias, metas e valores da sua organização nos acordos comerciais.

Existe uma conexão direta entre renovações de contratos e eficiência geral dos negócios. De acordo com um relatório do Aberdeen Group, as organizações consideradas “best-in-class” têm 56% dos seus contratos renovados todos os anos, enquanto outras empresas têm uma taxa de renovação de contratos de 25%.

Veja a seguir como a gestão proativa das renovações de contratos garante que as empresas possam aproveitar as suas parcerias, recursos e condições favoráveis ​​existentes para apoiar o seu crescimento e sucesso.

Por outro lado, o risco da falta de renovações pode levar a perda de negócios. Acompanhe!

A falta de renovações e o risco de receita

A falta de renovações de contratos pode custar às empresas uma quantia impressionante de dinheiro. Uma pesquisa realizada pela World Commerce and Contracting revelou que a má gestão da contratação custa às organizações até 9% de sua receita anual.

Compreender o custo da falta de renovações de contrato envolve a avaliação de vários fatores que podem impactar seus negócios.

Aqui estão algumas considerações importantes sobre contratos perdidos:

1. Impacto financeiro

As consequências financeiras da falta de renovações de contrato leva a perda de receitas resultante de serviços ou produtos descontinuados, oportunidades de vendas perdidas ou a necessidade de procurar fornecedores alternativos a custos potencialmente mais elevados.

Além disso, as empresas pagam caro por quaisquer penalidades ou taxas por não cumprimento ou rescisão do contrato devido a renovações perdidas.

2.Interrupção dos negócios

Podem ocorrer interrupções nas operações de uma empresa se a renovação do contrato for perdida. Isto pode incluir interrupções em serviços críticos, atrasos nos cronogramas dos projetos ou a necessidade de encontrar substitutos rápidos para recursos essenciais. Por conseguinte, as empresas sofrem impacto na produtividade, na satisfação do cliente e na continuidade geral dos negócios.

3. Danos à reputação

A falta de renovações de contrato pode prejudicar reputação perante clientes, parceiros e fornecedores. Pode sinalizar falta de confiabilidade ou eficiência organizacional, levando à perda de confiança e possíveis danos à imagem da marca e efeitos de longo prazo na reputação dos negócios.

4. Riscos legais e de conformidade

A não renovação de contratos pode expor às empresas a riscos jurídicos e de conformidade. A falta de revisão das obrigações contratuais, como confidencialidade, proteção de dados ou conformidade regulatória pode levar a possíveis consequências da violação destes termos.

Custos de oportunidade

A falta de renovações de contrato pode impedir que as empresas aproveitem oportunidades de crescimento ou inovação. Ao considerar a potencial perda de acesso exclusivo a recursos, preços preferenciais ou parcerias estratégicas que um contrato renovado poderia proporcionar, os negócios perdem sua vantagem competitiva e desviam-se de seus objetivos de crescimento.

5. Impacto no relacionamento

A não renovação de contratos pode prejudicar os relacionamentos, minar a confiança e dificultar a colaboração futura. Neste aspecto, sobressaia-se a perda potencial de futuras oportunidades de negócios, referências ou a necessidade de reconstruir relacionamentos do zero.

6. Custos administrativos

Quando a renovação de contratos é muito baixa, é necessário novos para a  renegociação de novos contratos, a procura de fornecedores alternativos ou a contratação de apoio jurídico para resolver disputas ou rescisões contratuais.

Dito isso, vamos dar uma olhada em como um processo proativo de renovações de contratos agregam valor aos seus negócios.

1. Continuidade e Estabilidade

As renovações de contratos proporcionam continuidade e estabilidade às relações comerciais com fornecedores, parceiros ou clientes existentes. Elas garante que a empresa possa continuar a contar com os seus bens, serviços ou colaboração. Isso minimiza interrupções e mantém a eficiência operacional.

2.Otimização de custos

As renovações de contratos representam uma oportunidade para otimizar custos. Ao avaliar os contratos existentes e negociar condições favoráveis ​​durante o processo de renovação, as empresas podem potencialmente garantir melhores preços, descontos ou condições de pagamento mais favoráveis. Isso pode resultar em economia de custos e melhor desempenho financeiro.

3. Gerenciamento de riscos

Ao revisar e atualizar os termos do contrato, as empresas podem abordar áreas de preocupação, como responsabilidade, proteção da propriedade intelectual, segurança de dados e conformidade. Isto ajuda a proteger os interesses da organização e reduz os riscos legais e operacionais.

4. Construção de relacionamento

Ao envolverem-se em discussões sobre renovação, as empresas podem promover uma comunicação aberta, abordar preocupações e demonstrar o seu compromisso com parcerias de longo prazo. Relacionamentos fortes podem levar a uma melhor colaboração, melhor satisfação do cliente e referências potenciais ou oportunidades de negócios expandidas.

5. Vantagem competitiva

Garantir renovações de contratos pode proporcionar uma vantagem competitiva no mercado. Ele permite que as empresas mantenham o status de fornecedor ou fornecedor preferencial, acessem recursos ou tecnologias exclusivas e retenham valiosos direitos de propriedade intelectual. A renovação de contratos também evita que os concorrentes intervenham e possam perturbar as relações comerciais estabelecidas.

6. Eficiência operacional

Ao renovar contratos, as empresas podem evitar o tempo e o esforço necessários para procurar novos vendedores, fornecedores ou parceiros, eliminando a necessidade de extensos processos de due diligence, negociação e integração.

7. Conformidade e obrigações legais

Ao revisar e atualizar contratos, as empresas podem incorporar as mudanças necessárias para lidar com a evolução das leis, dos padrões do setor ou das obrigações contratuais. Isso ajuda a proteger a empresa contra possíveis penalidades, disputas legais ou danos à reputação.

Dicas para ter sucesso nas renovações de contrato

1. Revise os contratos existentes

Comece revisando minuciosamente os termos e condições do contrato existente. Entenda as principais obrigações, métricas de desempenho e disposições de renovação. Identifique quaisquer áreas que exijam atenção ou renegociação.

2. Acompanhe as datas de renovação

Mantenha um sistema centralizado, como uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM), para rastrear datas e marcos de renovação. Configure lembretes e notificações para garantir que você não perca nenhum prazo crítico.

3. Avalie o desempenho do contrato

Avalie o desempenho do contrato atual. Revise métricas como acordos de nível de serviço (SLAs), indicadores-chave de desempenho (KPIs) e feedback de satisfação do cliente. Identifique áreas de sucesso e áreas que precisam de melhorias.

4. Analise as condições do mercado

Mantenha-se informado sobre as tendências do mercado, benchmarks do setor e ofertas competitivas. Entenda como as condições de mercado podem impactar os termos e preços da renovação do seu contrato. Esse conhecimento o ajudará a negociar a partir de uma posição de força.

5. Identifique as alterações desejadas no contrato

Determine se alguma modificação ou atualização é necessária para o contrato renovado. Considere fatores como ajustes de preços, mudanças de escopo, expectativas de desempenho ou termos contratuais. Articule claramente as mudanças desejadas antes de entrar em negociações.

6. Comunique-se com as partes interessadas

Envolva-se com as partes interessadas internas, incluindo equipes jurídicas, financeiras, de operações e de vendas. Reúna seus insights, preocupações e expectativas em relação à renovação do contrato. Colaborar para desenvolver uma estratégia abrangente e alinhar os objetivos de renovação.

7. Prepare a estratégia de negociação

Desenvolva uma estratégia de negociação com base nas mudanças desejadas e nas percepções de mercado. Identifique suas prioridades de negociação e posições alternativas. Antecipe possíveis objeções e prepare contra-argumentos para apoiar sua posição.

8. Documente tudo

Mantenha registros completos de todas as comunicações, negociações e acordos relacionados ao processo de renovação de contrato. Documente quaisquer discussões, propostas ou alterações feitas durante a fase de negociação. Esta documentação serve de referência e protege os interesses de ambas as partes.

Saiba como um software de gestão de contratos ajuda você nesta etapa: Gestão de Contratos – O que é, etapas e benefícios. 

9. Reserve bastante tempo para negociações

Inicie as discussões de renovação bem antes da data de vencimento do contrato. As negociações podem levar tempo e você deseja evitar apressar o processo. Permitir tempo suficiente permite uma revisão completa e garante uma transição tranquila se a renovação for atrasada.

10. Busque revisão jurídica

Antes de finalizar o contrato renovado, os membros da equipe de vendas ou compras devem envolver aconselhamento jurídico para revisar e fornecer informações. Os profissionais jurídicos podem ajudar a garantir que o contrato esteja alinhado com os requisitos legais, proteja os interesses da sua organização e minimize riscos potenciais.

Razões pelas quais as renovações são perdidas

As renovações perdidas e a má gestão de contratos levam as organizações a perder oportunidades e vantagens. Existem alguns fatores que explicam por que as renovações de contratos são perdidas.

1. Falta de um repositório centralizado

Quando os contratos não estão armazenados de forma centralizada,  espalhados em e-mails, armazenamento em nuvem e arquivos, não é surpreendente que as empresas gastem muito tempo e dinheiro valiosos apenas para encontrar contratos perdidos.

Este tipo de ineficiência faz com que muitas empresas percam renovações de contratos simplesmente porque é difícil de localizá-los.

2. Nenhuma maneira eficaz de rastrear contratos

As empresas precisam saber quando o contrato está prestes a expirar para que possa se preparar adequadamente e iniciar a renovação antes do término do contrato. As empresas costumam usar planilhas para rastrear contratos. Normalmente, alguém é designado para acompanhar e indicar quando as renovações de contrato devem ser iniciadas. Esse tipo de prática pode levar a uma grande probabilidade de esquecimento de renovação.

3. Contratos perdidos

Um relatório do Journal of Contract Management revelou um facto surpreendente: 71% das empresas não conseguem encontrar pelo menos 10% dos seus contratos. Talvez você não saiba o momento certo para iniciar uma renovação se sua organização não conseguir encontrar um contrato.

CLM ajuda você a rastrear renovações de contratos

Um sistema de gerenciamento do ciclo de vida de contratos (CLM) aproveita seus recursos e funcionalidades para facilitar o rastreamento de renovação de contratos.

Veja o que um CLM pode fazer por você:

1. Repositório centralizado

Uma plataforma CLM atua como um repositório central para todos os contratos, armazenando informações críticas, como termos de contrato, datas de renovação e documentos relacionados. Esse armazenamento centralizado garante que os detalhes da renovação sejam facilmente acessíveis e prontamente disponíveis para rastreamento.

2. Lembretes e notificações automatizados

Os sistemas CLM oferecem lembretes e notificações automatizados para renovações de contratos. Assim que a data de renovação se aproximar, o sistema poderá enviar alertas automatizados às partes interessadas relevantes, como titulares de contratos, equipes jurídicas ou gerentes de contas. Esses lembretes ajudam a garantir que o processo de renovação seja iniciado dentro do prazo.

4. Acompanhamento de marcos do contrato

O software CLM rastreia marcos importantes ao longo do ciclo de vida do contrato, incluindo períodos de renovação. Ele monitora datas importantes, como períodos de aviso prévio ou janelas de rescisão, associadas ao processo de renovação. Ao acompanhar esses marcos, o sistema pode gerar alertas e iniciar ações apropriadas para discussões de renovação.

5. Automação de fluxo de trabalho

As ferramentas CLM geralmente apresentam recursos de automação de fluxo de trabalho . Quando um contrato está prestes a ser renovado, o sistema pode automatizar as etapas necessárias envolvidas no processo de renovação. Isso pode incluir encaminhar o contrato para revisão, obter aprovações e gerar contratos atualizados ou alterações. A automação do fluxo de trabalho agiliza o processo de renovação e garante uma colaboração eficiente entre as partes interessadas.

6. Relatórios e análises

Um sistema CLM pode gerar relatórios e fornecer análises sobre renovações de contratos. Esses relatórios oferecem insights sobre taxas de renovação, desempenho de contratos e dados históricos. Ao analisar estas informações, as empresas podem tomar decisões baseadas em dados sobre renovações de contratos, identificar tendências e avaliar a eficácia das suas estratégias de renovação.

7. Colaboração e comunicação

As plataformas CLM incluem frequentemente funcionalidades de colaboração que facilitam a comunicação entre as partes interessadas durante o processo de renovação do contrato. As equipes podem discutir, compartilhar documentos e rastrear comentários ou alterações no sistema.

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