28 Jul As 5 Melhores Dicas para Gestão de Contratos em Startups
Descubra como impulsionar o sucesso da sua startup através de uma gestão eficiente de contratos. Estamos aqui para ajudar com as 5 dicas para você assumir o controle da gestão de contratos da sua startup.
Por que a forma tradicional de gerenciar contratos não funciona mais?
Se você é um empreendedor ou faz parte de uma startup, certamente sabe o quão importante é manter seus contratos em ordem. Eles podem ser a chave para o crescimento do seu negócio ou representar um mar de riscos, dependendo de como são gerenciados.
A relevância desse tema é tão impactante que uma pesquisa realizada pela World Commerce & Contracting revelou que a má gestão de contratos pode custar às empresas mais de 9% de sua receita anual.
Isso não é algo que qualquer startup possa ignorar, considerando o peso desses números nos resultados financeiros e operacionais.
Por isso, a forma tradicional de gerenciar contratos está se tornando uma ameaça para as empresas ágeis. Não basta mais guardar aqueles contratos importantes em uma pasta.
Hoje em dia, os contratos vêm em diversos formatos digitais, como correspondência por e-mail, portais online, PDFs e confirmações eletrônicas de pedidos – e estão espalhados por diferentes departamentos, membros da equipe e sistemas. Em longo prazo (e até mesmo em curto prazo) este cenário pode se tornar um caos!
É aí que entram as melhores práticas de gerenciamento de contratos. Implementá-las pode ser a solução para melhorar a eficiência da contratação no departamento jurídico da sua empresa, uma prioridade crucial para muitas equipes nessa área.
Se você está se perguntando como pode elevar a eficiência de contratação da sua organização, este artigo é exatamente o que procura.
Aqui, apresentaremos cinco dicas fundamentais de gerenciamento de contratos que você pode aplicar imediatamente.
Dica 1. Centralize a padronize acordos
Conforme a sua startup cresce e mais equipes independentes são formadas, a centralização do sistema de gestão de contratos se torna ainda mais crucial.
Imagine a situação em que diferentes times cuidam dos seus próprios contratos e não há uma visão unificada. Isso poderia levar a contratos sendo esquecidos, perdidos ou até mesmo renovados desnecessariamente, resultando em custos extras para a empresa.
Ao centralizar a gestão de contratos, você cria uma base de dados única e organizada, onde todos os contratos são monitorados de perto.
Isso não só ajuda a evitar problemas futuros, mas também facilita a identificação de contratos duplicados ou redundantes, economizando tempo e recursos preciosos.
Da mesma forma, elaborar contratos do zero pode ser demorado e aumentar o tempo necessário para concluir negociações importantes. Para evitar esse problema, é fundamental centralizar e padronizar os acordos. Crie modelos de contratos pré-aprovados pelo departamento jurídico, contendo a linguagem e os termos padrão.
Dessa forma, outros departamentos podem usar esses modelos para criar contratos sem a necessidade de envolver constantemente a equipe jurídica.
A padronização também facilita a edição e revisão dos contratos, pois a atenção se concentra apenas nos termos específicos de cada transação.
Por fim, armazene esses modelos em um repositório central pesquisável para garantir a segurança e a fácil localização dos contratos, principalmente em situações de litígio.
Dica 2. Defina Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs)
Os departamentos jurídicos precisam demonstrar sua eficácia e valor para a organização. Para isso, é importante passar de uma abordagem reativa para uma estratégica e proativa. Definir KPIs é essencial para medir o desempenho e identificar áreas de melhoria.
Os KPIs devem estar alinhados com os objetivos do departamento jurídico e da startup como um todo. Por exemplo, se o objetivo é agilizar o processo de criação e aprovação de contratos, os KPIs podem incluir o tempo médio para criação de contratos e o tempo médio de aprovação.
Utilize um software de gerenciamento de contratos para acompanhar e analisar as métricas de desempenho, fornecendo informações valiosas para aprimorar o processo de contratação e aumentar a eficiência.
Dica 3. Obrigações de Rastreamento
Os contratos não terminam após a assinatura; eles demandam acompanhamento constante para garantir que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas.
Em uma startup, com vários contratos ativos, é fácil perder o controle das datas importantes e das obrigações de cada contrato.
Contar com funcionários individuais para rastrear essas obrigações pode levar a erros e potenciais problemas legais.
Utilize um bom software de gerenciamento de contratos para centralizar e acessar facilmente os detalhes de cada contrato, incluindo datas-chave e obrigações contratuais.
O sistema pode enviar lembretes automáticos por e-mail para garantir que as obrigações sejam cumpridas em tempo hábil.
Dica 4. Colaboração e Visibilidade da Equipe
Embora o departamento jurídico seja responsável pela gestão de contratos, a colaboração com outros departamentos é fundamental para garantir a conformidade e reduzir riscos em toda a organização.
A transparência e a disponibilidade de informações jurídicas são essenciais para otimizar esse processo.
Forneça aos outros departamentos modelos e fluxos de trabalho padrão para reduzir a dependência exclusiva do departamento jurídico. Um software de gerenciamento de contratos pode ser útil nesse aspecto, garantindo que os contratos obtenham aprovação antes de serem enviados.
Encontre um equilíbrio entre visibilidade e controle, garantindo que os contratos sejam visíveis para as partes relevantes, sem comprometer a segurança dos dados.
5. Automatize Comunicações
A comunicação por e-mail pode ser ineficiente e levar a problemas de rastreamento e organização. Para aprimorar esse processo, adote um software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) que automatize todas as atividades e envie notificações em tempo real para as partes interessadas relevantes.
Automatizar comunicações ajuda a garantir que todas as partes envolvidas estejam cientes das etapas e prazos do contrato, evitando atrasos desnecessários. Integre opções modernas de assinatura, como a assinatura eletrônica para tornar o processo de assinatura mais eficiente e amigável para todas as partes envolvidas.
Conclusão
O gerenciamento eficiente de contratos é um aspecto fundamental para o sucesso de uma startup.
Ao centralizar e padronizar os acordos, definir KPIs adequados, rastrear obrigações, promover a colaboração, visibilidade e automação de comunicações, sua startup estará melhor preparada para enfrentar os desafios e garantir o cumprimento das obrigações contratuais.
Além disso, a adoção de um software de gerenciamento de contratos adequado pode ser uma vantagem significativa para agilizar e otimizar todo o processo.
Ao seguir essas dicas, sua startup estará no caminho certo para uma gestão de contratos mais eficiente e bem-sucedida.
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