Por que um software de gestão de contratos reduz despesas?

Saiba como reduzir despesas e obter vantagens em seus negócios com a gestão e o monitoramento de seus contratos.

Como reduzir despesas com a gestão de contratos?

Todo gestor de uma pequena ou grande empresa sabe que a redução de custos em diferentes setores de uma organização de forma planejada é uma abordagem positiva para cortar despesas e aumentar a receita.

Mas essa é uma estratégia que para obter resultados em longo prazo deve ser realizada sem a redução da qualidade dos produtos e serviços prestados.

Logo, a redução de despesas deve visar à eliminação de elementos de desperdício nos métodos de fazer as coisas e não à custa da qualidade.

Por isso os especialistas apontam que esse é um processo baseado em análise crítica de vários elementos e de cada aspecto do negócio, como procedimentos, métodos operacionais, gerenciamento de fornecedores e, sobretudo, o gerenciamento de contratos.

Atualmente, a gestão de contratos tem sido vista e utilizada como uma oportunidade para monitorar acordos e pensar de modo proativo, além de permitir uma maior colaboração com fornecedores e clientes para fechar melhores negócios.

Isso acontece porque quanto mais uma empresa entende os padrões de seus fornecedores –  cláusulas de condições e de termos de preço –  mais facilidade terá para cortar custos e melhorar a entrega, enquanto fortalece as relações comerciais.

Por outro lado, a automação dos processos ajuda as empresas a reduzir custos à medida que aumentam a eficiência, o tempo de execução do contrato e a conformidade, colocando as em uma melhor posição para aumentar os seus lucros.

A saber, uma empresa pode perder quase 10% de sua receita todos os anos em razão da má gestão de contratos pelo fato de promover custos evitáveis. No próximo tópico, você descobre mais sobre isso. Acompanhe!

Por que você perde receitas quando a gestão não é adequada?

De acordo com uma pesquisa da Associação Internacional para Gestão Comercial e Contratual (IACCM), as empresas poderiam ganhar 9,2% mais receita a cada ano se fossem mais diligentes em administrar seus contratos.

Os riscos do gerenciamento inadequado de contratos, como arquivar sem gerenciar faz com que as equipes passem centenas de horas pesquisando e revisando informações em seus documentos em gerais.

Embora, nos últimos anos, muitas empresas utilizem o armazenamento em nuvem, a falta de uma solução completa de gestão de contratos que permita criar, negociar, assinar e gerenciar esses documentos pode ser restritiva  no que tange à visibilidade.

E quanto menos eficaz uma empresa é em gerenciar seus contratos comerciais, menor a capacidade de assumir novos acordos e negócios.

Esse cenário limita o potencial de crescimento das equipes de vendas e da empresa em geral. Visto que a demora no fechamento de um contrato influência diretamente na entrada de receitas.

Sem contar, erros em revisões e operações repetitivas para redigir, negociar e assinar, o que acaba gerando despesas extras com riscos não contabilizados. Assim como termos não cumpridos podem reduzir o valor ganho em uma transação.

Como eliminar despesas com um software de gestão de contratos?

Um software de gestão de contratos pode reduzir o tempo gasto em tarefas que costumam levar dias para uma simples operação que leva apenas algumas horas ou minutos.

Uma pesquisa do Aberdeen Group revelou que as empresas que utilizam ferramentas de gestão de contratos renovam 69% de seus contratos. Essa taxa representa mais do que o dobro de renovação em comparação com as que não usam.

Além disso, 66% das empresas obtiveram um aumento na conformidade do contrato ao usar uma solução automatizada. Isso se deve aos alertas recebidos pelas equipes sobre os principais prazos e marcos – recurso que  garante que todos os termos do contrato sejam cumpridos.

É importante ressaltar também que um software pode gerenciar contratos durante todo o ciclo de vida, desde a criação até a execução. Ou melhor, além de assistentes intuitivos de geração de documentos, é possível durante o processo análises e relatórios sempre atuais.

Dito isso, vamos aos erros evitáveis que mencionamos no começo deste artigo. Confira!

O que um software de CLM pode evitar:

– Prazos perdidos;
– Pagamentos incompletos ou duplicados;
– Fluxo de trabalho ineficiente;
– Custos com litígios;
– Contratos perdidos ou negligenciados;
– Obrigações não cumpridas;
– Relações comerciais dissolvidas;
– Falta de informações precisas para análises;
– Erros devido a cláusulas negociadas incorretamente;
– Erros humanos gerado por operações repetitivas.

Parece uma boa lista para ser evitada, não? Principalmente agora que você descobriu que há uma solução simples e fácil que ajuda a cumprir com as obrigações de conformidade, desempenho e pagamento e aumenta a receita de toda e qualquer empresa.

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