11 fev Como definir o ROI do software de gestão de contratos?
Para calcular o Retorno sobre Investimento (ROI) do seu software de gestão de contratos, você deve primeiro entender a contribuição comercial e os valores agregados que seu sistema oferece. Confira.
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Entenda a contribuição do software de gestão de contratos para o seu negócio
A função do software de gestão de contratos é simplificar o processo do contrato, tornar as revisões mais eficientes, gerar relatórios de fácil leitura, aprimorar a conformidade e acelerar a negociação. Além de servir como repositório central de contratos e documentos relacionados.
Em vista disso, qualquer cálculo de Retorno sobre Investimento (ROI) precisará levar em conta o valor gerado por cada uma das funções citadas acima.
Com esse valor em mãos então é mais fácil comparar e contrabalancear os custos do software, sua implementação e manutenção.
Ainda sobre os diversos valores que o sistema oferece podemos citar rapidamente a eliminação de tarefas intensivas e repetitivas que uma pessoa da equipe teria que fazer e mais eficiência e colaboração em equipe.
Por outro lado, o valor pode estar relacionado à conformidade, visto que este é um benefício que resulta em menos multas por cumprimento de contratos. Outra economia fácil de entender é a relacionada à automação que ajuda na economia de tempo e custos com papel, colaboradores, arquivos físicos, entre outros elementos.
Soma-se a isso menos perdas financeiras relacionadas à renovação e a rescisão de contratos de baixo desempenho.
Após essa rápida análise, confira abaixo, todos os valores que podem ser medidos.
1 – Redução de tempo
A redução de tempo que a equipe gasta elaborando, revisando e negociando contratos é um dos principais valores que devem ser medidos.
As ferramentas que automatizam o trabalho reduzem a quantidade de tempo necessária para concluir tarefas relacionadas à criação de novos contratos.
De modo geral, a automação elimina:
- O arquivamento manual de documentos
- O tempo gasto com pesquisa de documentos de contrato perdidos ou incorretos
- Emails e outras comunicações utilizadas no envio de lembretes
- Tempo excessivo para criação de relatórios e rastreamento de KPIs
2 – Redução dos custos legais
Segundo a Goldman Sachs, o uso de um software de gestão de contratos reduz em 20% a média de horas gastas em contratos, o que impacta diretamente no tempo de trabalho com advogados e outros colaboradores.
Vale notar que a economia com custos legais reduzidos serão maiores para as empresas que utilizam advogados externos para a revisão de seus contratos.
Em síntese, quanto melhor controle sobre todo o ciclo de vida do contrato, menos dinheiro será gasto com os advogados revisando os rascunhos do contrato.
Para além disso, os custos legais também são reduzidos quando se aprimora a conformidade e evita-se as disputas contratuais.
3 – Eficiência Organizacional
Outro valor importante é a melhora a eficiência organizacional, o que está diretamente relacionado com o custo das revisões e auditorias, graças aos recursos de coleta de dados de análises do sistema.
Dessa forma, as revisões levam menos tempo porque todos os documentos relevantes são mais fáceis de localizar e processar.
Quanto menos tempo gasto com relatórios, mais rápidas se tornam as pesquisas, mais eficientes e menos custosas.
4- Prevenção de perdas financeiras
O uso do software de gestão de contratos não apenas reduz os custos de mão-de-obra, mas também aumenta a receita, visto que a falta de cumprimento das obrigações podem levar a perdas significativas da receita.
Com o gerenciamento digital, a complexidade de alterar contratos, rastrear e colaborar no processo é eliminada. Logo fica claro como calcular a economia que o sistema oferece ao se eliminar o desperdício de pagamento em excesso das taxas de conformidade do contrato.
5 – Redução do ciclo de vendas
Como já mencionado, o software de gestão de contratos tem como foco remover barreiras e ineficiências internas para melhorar as relações comerciais com os parceiros contratantes.
De acordo com uma pesquisa conduzida pelo Aberdeen Group, o uso do CLM resulta em uma redução de 24% no ciclo de vendas.
Com ciclos de vendas mais curtos, as organizações podem realizar mais negócios com o mesmo tamanho de equipe de vendas no mesmo período de tempo.
6 – Rescisão de contratos com baixo desempenho
Na maioria das vezes, os contratos são renovados automaticamente, mesmo quando a empresa já não tenha mais essa necessidade.
Por isso, outra maneira como o software de gestão de contratos produz economia de custos é através da rescisão de contratos com baixo desempenho.
Os gerentes de contrato podem ver facilmente quais contratos não estão agregando valor à organização e podem tomar as providências para que os contratos com baixo desempenho não sejam renovados.
Em logo prazo, a economia resultante da substituição de contratos com desempenho insatisfatório por melhores contratos com parceiros mais confiáveis impactará de forma significativa nos resultados da empresa.
Conclusão
Além dos itens mencionados acima, para medir o valor que o software de contratos agrega aos ativos do contrato, é necessário avaliar o aumento no desempenho total de todo o seu portfólio.
Para capturar valor total que o sistema agrega aos seus negócios, também precisa levar em consideração as oportunidades adicionais que ele gera, como melhor relacionamentos com fornecedores, mais análises insights de negócios.
Por fim, toda a empresa que calcular o ROI do software de gestão de contratos perceberá eficiência comercial e aumento da receita.
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