Assinatura eletrônica: o que é, uso e benefícios

Com a assinatura eletrônica, empresas e indivíduos podem assinar qualquer documento, em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma maneira rápida e segura de assinar um contrato. É um processo que autentica o autor e utiliza mecanismos criptográficos para permitir a integridade de um documento eletrônico. 

Com a assinatura eletrônica, é possível obter aprovações, acordos e contratos assinados através da configuração de processos totalmente on-line.

Em princípio, a assinatura eletrônica tem o mesmo propósito de uma assinatura manuscrita de um do documento em papel. 

Em vista disso, é um meio legalmente válido de obter consentimento ou autorização em um documento ou formulário eletrônico.

Para entender mais facilmente o conceito da assinatura eletrônica, basta relacioná-la com à assinatura no papel, com a única diferença que é efetivada por um meio eletrônico. 

E, assim como as assinaturas tradicionais em papel e caneta precisa atender requisitos legais de conformidade previstos pela legislação. 

Quer entender melhor o conceito, uso e benefícios dessa assinatura? Veja a seguir quais os documentos que você pode assinar eletronicamente e porque usar uma assinatura eletrônica.

Vamos mostrar também os benefícios e como aplicá-la em seu processo de contratação para obter economia de custos e eficácia do fluxo de trabalho.

Por que usar uma assinatura eletrônica?

As soluções de assinatura eletrônica têm sido um dos principais fatores na modernização das operações de negócios e dos processos de fluxo de trabalho.

Ela não apenas economiza de tempo e dinheiro, mas também é 100% legal no Brasil e no mundo.

A introdução da assinatura eletrônica elimina atrasos administrativos e o uso de documentos em papel. 

Além disso, é possível reduzir para meros minutos o tempo necessário para executar um contrato. 

Quais documentos podem ser assinados?

A assinatura eletrônica pode substituir a assinatura tradicional em praticamente qualquer processo de contratação.

As empresas e indivíduos podem assinar todos os tipos de documentos em formato digital.

Aqui estão alguns documentos que podem ser assinados: 

  • Contratos
  • Propostas comerciais 
  • Formulários de inscrição
  • Formulários para integrar novos colaboradores
  • Acordos de confidencialidade
  • Faturas
  • Comprovantes de pagamento
  • Formulário de pedido
  • Cotação
  • Notificações

Como funciona o processo da assinatura eletrônica?

Em resumo, o processo envolve anexar uma assinatura codificada a um documento eletrônico e verificar a identidade do assinante. 

De modo geral, pode ser tão simples como enviar um email.

A maioria das plataformas permitem uma configuração em que o autor do documento insere campos para a coleta das assinaturas eletrônicas e envia para os signatários. 

Por sua vez, o destinatário simplesmente precisa clicar em um link e entrar para assinar, sem a necessidade de downloads. 

Para a segurança e integrante do processo, todos os dados são armazenados.

E juntamente com a trilha de auditoria on-line e todas as partes mantêm uma cópia segura do documento assinado. 

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

É bastante comum as pessoas não fazerem distinção entre a assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital.

Então vamos explicar rapidamente a diferença entre essas assinaturas.

A assinatura digital também é um tipo de assinatura eletrônica e tem validade jurídica desde 2001, no Brasil, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

O ICP Brasil é o órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e segurança das assinaturas digitais.

Já a assinatura eletrônica que não depende do uso do certificado digital são fornecidas por plataformas que funcionam como autoridades de certificação privadas.

As plataformas de assinatura eletônica são habilitadas para oferecer meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos.

Essas assinaturas são criadas por meio da associação de um conjunto de informações a geolocalização, o endereço do computador na internet, entre outros elementos que servem de evidência e comprovação da integridade do processo.

Quais os benefícios da assinatura eletrônica?

Quando as empresas migram para as soluções de assinatura eletrônica, elas podem obter um aumento de 55% a 78,62% na economia total. Essa estimativa leva em consideração o custo do material, envio, assinatura e administração.

Outra previsão significativa é que as soluções de assinaturas eletrônicas contribuem para uma redução média de 80% no tempo de resposta.

Além de ma melhoria de cerca de 83% na obtenção de aprovações. E economia de 86% nos custos de documentos.

Por outro lado, elas também podem reduzir erros em média de 90% e aumentar a produtividade em 80%

Todos esses dados do Relatórios da Electronic Signature & Records Association apontam o impacto das soluções de assinatura eletrônica na eficiência dos negócios. 

 

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