O que você precisa saber sobre Gestão de Contratos

A gestão de contratos é muito mais do que simplesmente redigir um acordo entre duas partes, reunir assinaturas e avançar em um relacionamento, arquivar o documento apenas para ser visto novamente quando surgir um problema.

O gerenciamento de contratos vai muito além disso e é um aspecto importante da administração bem-sucedida de qualquer empresa, em qualquer setor.

Mas o que isso realmente significa?

Aqui estão algumas das perguntas mais frequentes sobre o processo de gerenciamento de contratos e como ele pode proteger seus negócios.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o processo de gerenciar a criação, execução e análise de contratos, de forma que sua empresa não apenas reduza o risco financeiro de um contrato, mas também aproveite as oportunidades e relacionamentos com os fornecedores, clientes e parceiros de negócios.

Ou seja, gestão de contratos é um processo que tem como objetivo maximizar o desempenho operacional dos seus contratos, ao mesmo tempo, que reduz riscos financeiros.

O que é o CLM?

CLM é a sigla para Contract Lifecycle Management, cuja tradução para o português é Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato.

Essa denominação parte do princípio que todo contrato tem um ciclo de vida: é redigido, executado e expira.

E com uma solução CLM, o processo de contratação é simplificado. Por exemplo, o ciclo elaboração de um contrato pode levar horas (ou até apenas alguns minutos) em vez de dias ou semanas para ser elaborado.

Da mesma forma, o CLM permite que as empresas analisem seus contratos de maneira rápida e fácil, além de ajudar a identificar e reduzir a quantidade de risco que um contrato cria para uma organização.

Para isso, a tecnologia CLM aumenta a colaboração e garante mais controle sobre os aspectos relacionados à conformidade, com o objetivo de gerar um processo consistente e organizado.

O que é software de gestão de contratos?

Tal como o CLM, um software de gestão de contratos é um sistema digital que armazena e gerencia contratos de negócios e quaisquer documentos relacionados.

O sistema simplifica a criação, renovação de contratos e negociação até a assinatura eletrônica final.

Em vista disso, fornece informações sobre o processo de desenvolvimento de contratos e o andamento dos contratos existentes para garantir que os negócios sejam executados da maneira mais eficiente possível.

Isto é, o software ajuda a garantir que todos os aspectos do contrato sejam respeitados e que oportunidades não sejam perdidas.

Quem pode usar um software gestão de contratos?

De modo geral, um sistema de gestão de contratos deve ser intuitivo e fácil de usar por qualquer pessoa.

Com uma solução de contratação, equipes de vendas, jurídicas, RH, entre outras, podem criar seus próprios contratos usando modelos, assistentes e um processo de entrevista que personaliza as cláusulas contratuais com base nas respostas a perguntas específicas.

Por exemplo, o departamento jurídico pode pré-aprovar os termos comuns do contrato para acelerar o processo, criando uma biblioteca de cláusulas que podem ser usadas quando necessário pelo departamento de vendas ou RH.

Veja aqui como o software de gestão de contratos oferece uma melhor visão dos negócios e ajuda os seguintes profissionais/departamentos:

  • Departamentos jurídicos: o jurídico obterá contratos mais rápidos e eficientes em conformidade, com a garantia de que todos os processos do ciclo de vida dos seus contratos são respeitados ao automatizar os processos e todos documentos jurídicos em um só lugar. Além disso, podem aprimorar a colaboração e a capacidade de trabalho de suas equipes.
  • Recursos humanos: o RH pode economizar tempo criando, preenchendo e arquivando seus documentos de recursos humanos, reduzindo em 80% o tempo gasto em documentos. Um sistema digital oferece todos os recursos necessários para tornar a gestão de recursos humanos mais eficiente e em conformidade com a legislação.
  • Equipes de vendas: o software de gestão de contratos é a forma mais prática e inovadora para gerenciar o processo de vendas, visto que agiliza a criação de cotações, contratos e outros documentos que as equipes precisam lidar diariamente desde a solicitação e criação do contrato até o fechamento de uma negociação. Dessa forma, os profissionais de vendas podem assumir o controle de suas práticas de vendas, cortar ciclos de contratos e aumentar a conformidade.
  • Executivos e Conselho de Administração: o uso de uma plataforma de gestão de contratos pode ser usada para ajudar a gerar relatórios para análise de riscos em torno do portfólio de contratos e gerar insights para aumentar o Retorno sobre Investimento (ROI).
  • Diretores de Risco e Compliance: o sistema oferece mais visibilidade e transparência para analisar e relatar dados, rastrear marcos importantes e definir alertas personalizados para reduzir riscos contratuais.

Quais as etapas do processo de gerenciamento de contratos?

A maioria das empresas segue um processo semelhante ao seguinte:

  • Solicitação do contrato: os membros da equipe identificam a necessidade de um contrato, todos os documentos necessários para apoiá-lo e solicitam o contrato ao departamento jurídico. O uso de um sistema de gestão de contratos permite que outros usuários de negócios solicitem facilmente o que é necessário por meio da plataforma e – dependendo do acordo que está sendo gerado – podem iniciar rapidamente o processo.
  • Criação do contrato: um membro da equipe jurídica escreve o contrato. Em muitos casos, os contratos são desenvolvidos usando modelos em um programa de processamento de texto, embora muitos advogados tenham começado a usar sistemas de gerenciamento de contratos que oferecem desenvolvimento automatizado de documentos.
  • Negociação do contrato: depois que o contrato é redigido, ambas as partes o revisam, para identificar as cláusulas críticas e alcançar soluções. Com um sistema de gestão de contratos é possível acompanhar as versões com trilhas de auditoria, o que ajuda na finalização do contrato.
  • Aprovação do contrato: esse estágio quando manual pode ter vários gargalos e consumir muito tempo dos responsáveis pela aprovação. Mas fluxos de trabalho automatizados podem garantir que as decisões sejam tomadas em tempo hábil.
  • Execução de contrato: neste estágio, as partes assinam o contrato. Essa etapa pode ser agilizada por meio da assinatura eletrônica integrada à plataforma.
  • Gerenciamento de obrigações: o gerenciamento de obrigações tem como foco garantir que as obrigações sejam cumpridas conforme o acordado e que o contrato mantenha seu valor.
  • Revisões e alterações: de modo geral, podem ocorrer alguns problemas ou questões que precisam ser revisadas ou alteradas enquanto um contrato está em vigor. E uma plataforma digital completa inclui ferramentas para revisar e alterar contratos rapidamente.
  • Auditoria e relatórios: um software de gestão de contratos oferece relatórios internos ou personalizados para que o usuário avalie o risco de um contrato para a empresa, assim como o desempenho de seus termos.
  • Renovação de contrato: por fim, o sistema informa automaticamente as equipes sobre tarefas importantes e datas de vencimento para que as renovações aconteçam dentro dos prazos previstos.

Quais são os benefícios do software de gestão de contratos Juridoc?

Uma solução eficiente para gerenciar contratos não apenas realiza as tarefas com mais rapidez, eliminando a sobrecarga de tarefa, mas também oferece diversos outros benefícios aos seus usuários.

Aqui estão os principais benefícios e vantagens da Juridoc:

  • Acelerar o processo de criação de documentos em até 80% em relação a sistemas manuais.
  • Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas para se concentrar mais na prática do direito e atendimento ao cliente.
  • Configurar fluxos de trabalho de aprovação em minutos para revisar documentos e contratos com associados e parceiros.
  • Eliminar revisões de documentos por e-mail e Word e aumente a conformidade em 100%.
  • Padronizar e automatizar contratos para aumentar a eficiência.
  • Obter visibilidade de 100% de todo o seu portfólio de contratos e saber exatamente status e andamento de cada um.
  • Facilitar a colaboração entre equipes internas e externas durante todo o ciclo de vida de um contrato.

Quais são os principais recursos da plataforma Juridoc?

Os principais recursos oferecidos por uma plataforma online são desenvolvidos para as equipes colaborar, negociar, aprovar, acompanhar e renova todos os contratos em um único fluxo.

Aqui estão os principais recursos da Juridoc:

  • Ferramentas para a redação mais rápida de contratos → editor rico de autoria e formatação de contratos
  • Alertas automatizados → recursos que permitem configurar alertas com base em qualquer campo de dados capturado no contrato.
  • Recursos para controle de alterações e controle de versão → funções de segurança personalizadas que permitem configurar o acesso e as permissões de usuários.
  • Fluxos trabalho de aprovação → recursos de controle de alterações, versão automática, recursos de colaboração, como comentários e bate-papo.
  • Repositório para centralizar seus dados→ armazenamento centralizado de todos os documentos.
  • Painéis e relatórios → visibilidade em todo o escopo de seus processos de contrato.
  • Assinaturas eletrônicas seguras e protegidas→ assinaturas digitais juridicamente vinculativas.

O Gerenciamento de contratos substitui um departamento jurídico?

Embora um sistema de gerenciamento de contratos ofereça ferramentas para um fluxo mais rápido e com menos interrupções, o processo ainda envolve sua equipe jurídica.

Por exemplo, as cláusulas e modelos individuais devem ser elaborados e aprovados pelo seu advogado, que garante que os termos estejam em conformidade com as leis e regulamentos atuais.

Portanto, o software simplifica o processo, permitindo que sua equipe faça vendas com mais rapidez e eficiência, acelerando o processo de documentos em até 75% e liberando sua equipe jurídica para resolver outros problemas mais críticos e/ou funções mais estratégicas.

Quanto tempo leva a implementação?

Uma plataforma SaaS é um serviço que entrega seus serviços pela internet. Ou melhor, é armazenada na nuvem. Por isso, dispensa a aquisição, instalação e manutenção de softwares e equipamentos, uma vez que tudo fica disponível online. Portanto, a implementação é imediata.

Quais integrações estão disponíveis?

Para criar integrações personalizadas que gerem resultados para os seus principais objetivos de negócios, o software de gestão de contratos Juridoc tem integração com Salesforce e, em breve, Docusign e Pipedrive.

Como devo estruturar minha equipe para usar a solução Juridoc?

Primeiro, é necessário determinar como o sistema será utilizado e como processo é ou será estruturado em sua empresa Por conseguinte, identifique os colaboradores que precisam ter acesso a esse sistema.

Então, determine quem ficará com a responsabilidade total às informações do contrato. Ou seja, quem será o administrador. Dessa forma, será mais fácil mapear as suas necessidades e números de usuários.

É possível configurar quem aprova os contratos?

A solução Juridoc oferece permissões e funções de usuários para configurar administradores e colaboradores de acordo com seus processos.

Também é possível incluir fluxos de trabalho de aprovação que facilitam a atualização de aprovações com uma ou mais pessoas e enviam alertas automáticos para todas as partes em segundos.

Onde estão os dados; como é feito o backup?

A Juridoc protege os dados do usuário e seus arquivos confidenciais em uma das plataformas de documentos em cloud mais sofisticadas do mundo. As informações dos usuários da Juridoc são completamente criptografadas, com backups regulares e armazenados constantemente para garantir acessibilidade e segurança.

Por que eu devo usar um software de gestão de contratos?

  • O software de gestão de contratos oferece uma variedade de funções que podem enriquecer o seu processo de contratação.
  • Além de obter o máximo valor de seus contratos, a automação torna sua empresa mais dinâmica e as equipes mais produtivas.
  • Funcionalidades que fazem a diferença no seu dia-a-dia:
  • Armazenamento de arquivos ilimitado e seguro.
  • Automação do ciclo de vida do contrato.
  • Fluxo de trabalho inteligente.
  • Assinaturas eletrônicas fáceis de usar.
  • Ferramentas de atribuição de tarefas
  • Recursos de negociação on-line
  • Ferramentas de pesquisa e geração de relatórios
  • Alertas automáticos de e-mail
  • Histórico de versões de contratos
  • Monitoramento da conformidade
  • Um repositório de contratos seguro ajuda as equipes jurídicas
  • Pesquisar, rastrear e armazenar vários contratos com facilidade.
  • Relatórios transparentes de desempenho de contratos.
  • Recursos de controle de versão e trilha de auditoria.
  • Alertas de e-mail e tarefas.
  • Modelo de documento e bibliotecas de cláusulas.

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