5 benefícios do sistema de gestão de contratos para gerenciar fornecedores

Com um sistema de gestão de contratos você armazena, compartilha e pesquisa seus contratos com fornecedores em um repositório central. E rastreia datas, gastos e riscos de forma muito mais fácil.

A gestão dos fornecedores beneficia a cadeias de suprimentos

Se você gerencia ou é proprietário de uma empresa em expansão, você já deve ter percebido que grande parte do sucesso do seu negócio depende do desempenho dos seus fornecedores.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, 79% das empresas com cadeias de fornecimento de alto desempenho obtêm um crescimento de receita superior a média de outras empresas do mesmo setor.

Outro dado surpreendente é que cadeia de suprimentos – ainda considerada uma das mais desafiadoras da gestão estratégica de negócios – costuma consumir até 90% dos custos gerais de negócios.

Vale ressaltar que faz parte da cadeia de suprimentos, entre outras atividades relacionadas às compras, transporte e distribuição, a negociação com fornecedores. 

Sua proxima escolha inteligente

Portanto é essencial manter a colaboração e um relacionamento mais sólido com os principais fornecedores para minimizar as perdas de receitas que podem ocorrer na cadeia de suprimentos e, por conseguinte atrapalhar o atendimento aos clientes.

Tudo isso nos leva a um ponto muito importante: toda e qualquer organização precisa focar no processo de contratação de seus fornecedores.

Por isso, cada uma das seções seguintes neste post destaca como elementos específicos de um sistema de gestão de contratos pode contribuir para o sucesso da sua empresa. Continue a leitura e acompanhe cada um dos benefícios.

Benefício 1 –  Todos os seus contratos em um repositório central

Você já imaginou como seria encontrar todos os contratos de seus fornecedores sempre disponíveis em qualquer lugar que você estiver?

Um sistema de gestão de contratos pode oferecer essa comodidade facilmente para qualquer pessoa que tiver o acesso autorizado.

Todas as informações podem ser acessadas com segurança de qualquer lugar com dispositivos móveis.

Com um repositório central na nuvem, ninguém precisa pesquisar pilhas e pilhas de papel para achar um contrato, visto que os documentos online passam a substituir a documentação física.

Em resumo o sistema traz uma nova realidade às empresas que transforma toda a gestão: Examinar contratos digitalmente, a partir de uma visão geral central.

Benefício 2 – Procedimentos padronizados

Uma das vantagens mais significativa de um sistema de gestão de contratos é o fato de que você poderá regular os termos e condições contratuais e tornar sua relação com os fornecedores mais consistentes.
Paralelo a isso, você poderá se informar rapidamente sobre o que você compra e o que deve comprar de seus fornecedores.
Assim se reduz o risco de compras independentes (o que aumenta os custos) e também amplia o seu poder compra.
Da mesma forma, todo o gasto realizado com seus fornecedores é acessado facilmente para a organização de custos e dimensionar todas as compras relacionadas aos contratos.
Ou seja, ao obter um maior controle por meio de relatórios e análises, você tem o poder de

Benefício 3 – Renovação ou rescisões dentro dos prazos

Um sistema de gestão de contratos é uma ferramenta poderosa para fechar melhores negócios e obter preços mais competitivos.

Isso acontece por que ao se manter sempre atualizado sobre as datas críticas, você impede que um contrato seja estendido automaticamente.

Além disso, faz parte da gestão eficaz de contratos visualizar as datas de vencimentos como uma oportunidade ideal  para revisar o contrato com o fornecedor.

Mas claro se essas datas não forem devidamente documentadas, é quase impossível ser notificado e agir no prazo – para melhor ou cancelar um contrato.

Neste ponto, as notificações e alertas automáticos que podem ser configurados pelo sistema são um grande aliado dos negócios.

Benefício 4 – Mensurar o desempenho do fornecedor

De acordo com um estudo realizado pelo grupo Aberdeen, as empresas com melhor desempenho que implementaram iniciativas de gestão de contratos dos fornecedores obtiveram uma economia média de custos de cerca de 12%.

Isso acontece por que o monitoramento de compras paralelo ao gerenciamento de contratos garante que as empresas negociem com os melhores fornecedores e as obrigações dos contratos sejam cumpridas.

Além disso, como todos os dados estão disponíveis na nuvem, as empresas reúnem informações e obtém insights sobre o desempenho de seus fornecedores.

O desempenho por fornecedor pode ser medido por KPIs qualitativos e quantitativos, a partir do resumo do contrato. Dessa forma, se evita transações que podem colocar em risco à empresa.

Benefício 5 – Aumenta a colaboração

Como já mencionado, é essencial trabalhar em colaboração, pelo menos com fornecedores principais para minimizar os riscos comuns à cadeia de suprimentos. minimizar a incerteza da cadeia de suprimentos .

A colaboração entre sua empresa e seus principais fornecedores pode resultar em parcerias estratégicas que trabalham juntas para buscar melhores oportunidades para ambas as partes.

Por isso, se você usar o gerenciamento de contratos para manter linhas de comunicação abertas e claras e usar
a revisão de contrato para resolver problemas ou avaliar os objetivos em médio e longo-prazo, você sempre estará a largos passos à frente da concorrência.

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