Compliance: a importância de manter processos e documentação em conformidade

Compliance: a importância de manter processos e documentação em conformidade

Empresas e organizações têm regras e regulamentos legais que precisam seguir. E Compliance corporativa é estar em conformidade com essas obrigações.

 Como alinhar o Compliance aos objetivos da sua empresa?

O conjunto de processos que uma empresa usa dentro de uma organização para que as normas e regras internas e  externas sejam seguidos chama-se Compliance.

O termo origina-se do verbo em inglês “to comply”, o que significa “agir de acordo com uma ordem, um conjunto de regras ou um pedido” (Cambridge English Dictionary).

De modo geral,  compliance pode ser considerado sob dois níveis de responsabilidade. O primeiro refere-se à conformidade com as regras externas que são impostas a uma organização como um todo.

o segundo nível relaciona-se com a conformidade com sistemas internos de controle que são impostos para alcançar a conformidade com as regras impostas externamente.

Por isso, em um sistema de compliance é possível incluir os valores da sua empresa, sua política de ética, o manual do funcionário e as políticas para cumprir as obrigações ambientais, trabalhistas, tributárias e regulatórias, além de questões legais e éticas que envolvem a concorrência.

É importante ressaltar que a conformidade faz parte dos deveres de qualquer organização seja pequena, média ou grande. Todas estão sujeitas a cumprir as regras e regulamentos aplicáveis caso estejam voltadas para o crescimento.

Por isso, independente do porte de sua organização, se você ainda não incorporou essa prática em sua empresa, este pode ser o momento de conhecer melhor os benefícios do compliance para os seus negócios. Vamos lá!

Principais benefícios de adotar o Compliance

Em toda setor, sempre há um requisito de conformidade, uma atualização ou outra exigência do sistema. Embora isso pareça algo pouco animador, manter a conformidade não serve apenas para proteger a empresa de riscos.

À medida que um programa de Compliance tem a função de monitorar e assegurar que todos os envolvidos com uma empresa estejam de acordo com as práticas de conduta da mesma. Neste sentido, esse conjunto de processos pode:

– Reduzir o risco organizacional e individual;
– Permitir mais clareza e agilidade na tomada de decisões;
– Obter informações e dados qualitativos para melhores decisões;
– Melhora a eficiência e economias de escala;
– Amplia a organização interna de uma empresa;
– Contribui para a realização das metas e missão empresarial;
– Melhora as relações com fornecedores, clientes, investidores;
– Ajuda a atrair e reter talentos e garantir o engajamento dos funcionários.

Em resumo, quando há conformidade nos processos organizacionais, uma empresa pode usufruir de diversos benefícios. Por outro lado, em longo prazo também serve como um incentivo para as empresas adotarem o rigor e as melhores práticas com o objetivo de cortar custos.

Quer saber como começar a implantar esse sistema em sua empresa? Você descobre logo abaixo.

Como gerenciar a conformidade em sua empresa?

Agora que você já sabe o que é Compliance e alguns dos seus benefícios, vamos falar um pouco sobre gerenciamento de conformidade.

Esse é o processo que garante que um conjunto de pessoas esteja seguindo um determinado conjunto de regras. De modo geral, as regras são referidas como padrão de conformidade ou referência de conformidade. Já o processo é o que gerencia sua conformidade.

O gerenciamento de conformidade pode incluir políticas, procedimentos, documentação, auditoria interna, auditorias de terceiros, controles de segurança e aplicação de tecnologia.

Entre boas práticas de conformidade destacam-se, por exemplo, a proteção da privacidade, boa manutenção de registros e processos de TI.

O ideal é não esperar por uma auditoria externa ou uma multa para que uma organização comece a revisar as suas práticas de governança corporativa.

Por isso, antes de tudo, o gerenciamento de conformidade inicia com a forma como você faz a manutenção de seus registros, fundamental para um forte programa de Compliance.

Os registros de negócios fornecem as evidências para demonstrar a conformidade com os órgãos reguladores, auditores e o seu público.

Quando há um gerenciamento de dados adequado, as informações podem ser melhor consolidadas, categorizados e analisadas.

Sempre que uma empresa tiver fácil acesso a dados e informações que ofereça uma visão geral de suas obrigações de conformidade será mais fácil minimizar riscos e tomar decisões estratégicas.

Algumas das áreas em que você precisa avaliar seus riscos: 

Produtos e serviços;
Clientes e entidades;
Localizações geográficas;
Oportunidades de negócios e parcerias;
Risco de transação. 


Gerenciando padrões e controle?

Mesmo que sua empresa não esteja em um setor altamente regulamentado, como saúde ou finanças, ter uma estratégia de conformidade em vigor pode ser benéfica, ajudando você a gerenciar riscos.

O estabelecimento de padrões e controles eficazes podem abranger código de conduta, normas e políticas e procedimentos aplicados.

Você pode criar procedimentos da empresa para garantir que esteja em conformidade com os requisitos regulamentares e garantir que todas as funções de negócios sejam responsáveis ​​pela manutenção da conformidade em suas áreas.

Para começar, todas as suas informações devem ser centralizadas e armazenadas em uma plataforma de gerenciamento de online. Assim é mais fácil determinar suas necessidades, obter consenso interno e externo e avaliar regularmente se os controles corretos estão em vigor.

Uma das formas de fazer isso de forma simples e sem custos excessivos para a sua empresa é adotar ferramentas de gerenciamento que ajudem a organizar, armazenar e eliminar erros em seus documentos. Abaixo mostramos um pouco mais dos benefícios dessa solução para você.

Gestão de contratos eficiente e a conformidade

Sem dúvidas, a gestão de contratos eficaz ajuda a aumentar a conformidade. Quando o processo de contratos é conduzido com o objetivo de gerenciar riscos e como reduzir, uma empresa já está no caminho certo.

Criar, enviar, negociar, acompanhar enviar documentos nunca foi tão facil.

Além disso, a conformidade é um dos aspectos mais importantes de um contrato. Portanto, esse documento precisa ser pensado desde o primeiro rascunho até as renovações.

Gerenciar todo o ciclo de vida do contrato ajudará uma organização a aprimorar os aspectos de conformidade em todos os setores da empresa e prosperar não apenas nos processos contratuais, mas levar a sua empresa a ter mais clareza e transparência nos seus relacionamentos com fornecedores, clientes e funcionários.

Dessa forma, você simplifica a implantação de um programa de Compliance, ao mesmo tempo, que aumenta a sua produtividade.

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