Como a extração de texto e a mineração de dados facilita a análise de contratos?

A pesquisa, a revisão e a consolidação de informações de contratos são tarefas extremamente repetitivas e demoradas. E ferramentas inteligentes podem facilitar esse processo.

Análise de contratos: uma única solução para uma tarefa intensiva

Contratos. Contratos. E contratos. Sem dúvidas, um fato da vida comercial das empresas é lidar com centenas e centenas de documentos.

Entretanto, se os contratos são são úteis para garantir que as cláusulas sejam respeitadas, os pagamentos sejam entregues e o trabalho seja feito e assim por diante, a interação com este documento pode nem sempre ser tão amigável.

Principalmente se o responsável pela revisão destes contratos precisar verificar cláusula por cláusula, buscar informações específicas de preço, data ou alteração de informações em documentos de forma manual ou usando ferramentas que ainda consomem muito tempo.

Em primeiro lugar, esse trabalho intensivo resulta em improdutividade. Dados da International Data Corporation (IDC apontam que profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam de 35 a 50% do seu tempo pesquisando informações em contratos e documentos.

Isso acontece porque ao longo do tempo, a revisão de documentos tem sido historicamente uma tarefa manual e, por conseguinte, uma tarefa desafiadora e entediante.


Desafiadora, porque revisar os termos e as cláusulas do contrato é uma tarefa que exige muito tempo, foco e esforço das equipes jurídicas.

De modo geral, os advogados que trabalham em um departamento jurídico de uma organização lidam com uma grande quantidade de trabalho e são pressionados para concluir rapidamente o processo de negociação e assinatura do contrato.

Por outro lado, precisam evitar que as cláusulas indesejadas ou associadas a riscos sejam incluídas em um acordo.
Em princípio, apenas um assistente inteligente para lidar com a entrada e a extração de dados do contrato e o rastreamento de contratos pode resolver esse problema para os advogados.

Por isso, vamos mostrar neste artigo como o software de gerenciamento de contratos, compatível com IA e aprendizado de máquina, pode ser aproveitado durante o processo de revisão do contrato para obter melhores resultados.

Como a extração de texto e mineração de dados facilita a sua luta diária dos advogados?

Todos que lidam com o desafio de ter que monitorar um grande número de contratos estão cientes que os contratos não têm consistência e são difíceis de gerenciar, visto que a maioria das organizações não armazenam as informações em seus contratos em um banco de dados. Para além disso, não adotam nenhuma maneira eficiente de extrair essas informações.

Por exemplo, o ideal seria que quando se aproxima o prazo de validade de um contrato ou quando as alterações da legislação afetam um contrato, os escritórios de advocacia informem os seus clientes.

Mas como uma equipe jurídica que ainda trabalha em um processo manual poderá fazer isso com eficiência?
Com um software de gestão de contratos, muitas dessas tarefas podem ser automatizadas extraindo elementos específicos do contrato.

Entre essas informações podem estar, por exemplo, datas de rescisão, pagamentos acordados, referências de legislação, partes contratantes.

Em suma, os serviços de extração de dados de contratos, reconhecimento de cláusulas e ferramentas inteligentes de mineração de texto podem transformar o processo de gerenciamento de contratos de qualquer organização. 

Vale notar que não são somente as equipes jurídicas que anseiam por mais visibilidade em seus contratos. Corretores imobiliários, especialistas em RH para emprego, funcionários de hospitais, corretores financeiros também buscam
melhorar o processo de revisão de contratos.

Como melhorar a análise de contratos em qualquer organização empresarial?

Sobretudo, com ferramentas inteligentes, as empresas em geral podem  extrair dados do contrato muito mais rapidamente do que seria possível com uma grande equipe de advogados.

Além disso, os responsáveis pelo gerenciamento de contratos podem encontrar grandes quantidades de dados do contrato com maior facilidade, o que lhes permite aumentar o número de contratos que podem negociar e executar.

Para entender melhor, vamos descrever rapidamente como o processo de revisão acontece em uma empresa. Tudo começa quando os contratos são redigidos e encaminhados para um responsável jurídico que terá como tarefa revisar o contrato.

Por sua vez, ele vai buscar termos que podem causar algum risco aos negócios e prejudicar a empresa e também terá que inserir outros requisitos importantes para a negociação.

Mas se o responsável legal perder uma cláusula prejudicial e falhar em removê-la ou alterá-la? Ou esquecer de incluir uma cláusula exigida? Mesmo assim a empresa poderá estar em risco.

É neste contexto que a uma solução de software pode auxiliar no processo e ajudar o departamento jurídico a aliviar o estresse e a mitigar riscos.

Por exemplo, as ferramentas de automação inteligente podem ajudar as equipes a sinalizar quais frases são e o que identificar em relação a nomes pessoais, locais, datas de validade e etc.

Ou seja, o mecanismo de software do contrato atua como um assistente, aprendendo por meio da configuração e dos dados já existentes no seu sistema de contrato.

Por fim, é possível configurar o fluxo de trabalho de aprovação do contrato em toda uma organização . Isso ajuda a rotear tarefas e notificações de alerta para novas solicitações de contrato.

Dessa forma, os funcionários podem enviar facilmente novas solicitações de contrato usando um formulário de admissão de solicitação de contrato on-line e o sistema encaminhará as tarefas para o revisor jurídico apropriado usando os fluxos de trabalho.

Conclusão

Um sistema de gestão de contratos aumenta a eficiência, a produtividade e economiza custos. A saber, um estudo da Harvard Business Review revelou que “contratos ineficientes fazem com que as empresas percam entre 5% a 40% do valor em um determinado negócio”.

Então, como benefício imediato sua empresa poderá conquistar uma redução significativa no tempo e esforço necessários para extrair dados estruturados de grandes volumes de documentos.

Por conseguinte, esses dados podem ser necessários para cálculos financeiros, verificações de controle interno, entre outros insights, dada a qualidade de dados que é possível extrair com ferramentas de automação inteligente.


Para obter mais informações sobre gerenciamento de contratos, entre em contato conosco pelo hello@juridoc.com.br ou no Chat. Teremos o maior prazer em responder às suas dúvidas e agendar uma demonstração grátis para você conhecer a solução para contratos da Juridoc.  

Avalie este post
Artigos que possam ser de seu interesse
Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?
Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais

No Comments

Post A Comment