Por que a gestão de contratos é crucial para enfrentar os impactos do COVID-19?

Implementar uma gestão de contratos eficaz para enfrentar os desafios comerciais da crise COVID-19 pode ser vital para as empresas. 

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Por que priorizar a gestão de contratos no momento atual?

Quando ocorre uma crise, como a pandemia do novo coronavírus, toda a cadeia de suprimentos sofre. Os contratempos que surgem são para os dois lados: compradores e fornecedores.

Portanto, quando as empresas incorporam uma estratégia de gestão de contratos é menos doloroso trabalhar com interrupções e mitigar riscos relacionados aos contratos de negócios.

Isso é possível porque as empresas quem gerenciam contratos de forma eficaz têm melhor visibilidade dos seus contratos ativos e informações precisas para tomar decisões mais rápidas.

As empresas que já aliam prática e tecnologia sabem exatamente quais fornecedores, locais, serviços e produtos estão em risco e podem se mover mais rapidamente.

Portanto, no cenário atual e futuro, não há mais como negligenciar a importância de processos de contratação estruturados, livres de erros e seguros. 

Visto que os contratos praticamente ditam os pontos críticos das transações comerciais, como datas, preços, informações de parceiros de negócios, fornecedores e clientes. Assim como o relacionamento com os colaboradores.

Por exemplo, em meio a crise atual, muitas empresas precisaram encontrar seus principais acordos e entrar em contato com gerentes de projeto, líderes comerciais, gerentes de fornecedores e outros para localizar contratos e documentos relacionados.  

Está ocorrendo uma necessidade crescente de avaliar serviços, produtos ou outras obrigações fornecidas pelas contrapartes para avaliar a capacidade do cumprimento de obrigações diante da crise.

E as empresas sem visibilidade ou transparência em seus processos, estão encontrando dificuldades para abordar e mitigar seus riscos. Ou mesmo encontrar as informações de seus contratos mais relevantes para uma revisão legal e reformular rapidamente sua estratégias.  

Em vista da complexidade, trabalho e esforço que envolve a criação, assinatura e cumprimentos de obrigações de um contrato, vamos mostrar neste artigo como um processo estruturado pode ajudar a eliminar riscos e, inclusive, aumentar a receita mesmo em tempo de crise. Acompanhe

Objetivos de um processo estruturado de contratos

Um processo estruturado de gestão de contratos baseia-se no planejamento, organização e direção dos acordos que uma organização forma com terceiros, incluindo fornecedores, clientes e prestadores de serviços.

Entre os principais fundamentos deste processo estão criar valor, garantir a qualidade, gerenciar a produtividade e a conformidade.

Entretanto, um processo eficaz está longe de práticas manuais ou arquivos em papel, vaivém de documentos por  e-mails e assinaturas tradicionais.

Fluxos de trabalho estruturados, como todos sabem, são ativados por tecnologia. E com o gerenciamento de contratos, não é diferente.

Por isso, quando se trata de contratos, em um primeiro momento, é preciso observar as tendências de soluções projetadas para erradicar a longa lista de tarefas de criação e revisão de documentos, assim como a capacidade de utilizar os dados dos contratos para diminuir despesas e aumentar a receita.


De acordo com um relatório da empresa Ernst & Young Global Limited, uma organização pode economizar entre 5 a 15% dos gastos criando contratos comercialmente eficientes e gerenciando-os de forma eficaz durante todo o ciclo de vida da operação e minimizando o desperdício nas atividades de negócios com fornecedores.


Recursos  do software e desempenho do contrato

Em um primeiro momento,  os recursos do software de gestão de contratos ajudam a manter negócios atentos às necessidades do mercado.

Evitam o desperdício de tempo dos colaboradores com tarefas desnecessárias, mantendo as equipes na mesma página mesmo quando remotas e assinando contratos rapidamente.

Em longo prazo, graças a recursos de análise, trilha de auditoria e aplicação da conformidade, as empresas podem aumentar o desempenho de seus contratos em toda a sua cadeia de valor.

Dessa forma, é possível otimizar o retorno de investimento de cada nova negociação. Caso contrário,  a governança ineficaz de contratos  pode causar vazamento de receita que varia de 17% a 40%, segundo um estudo da KPMG Research. 

E mais do que nunca, os contratos precisam ser capazes de se adaptar às regulamentações em constante mudança, alertando as partes sobre os novos requisitos de conformidade.

O que as estatísticas afirmam sobre a gestão de contratos:

  • 71% das empresas não conseguem localizar até 10% dos seus contratos. (Abeerden)
  • As empresas economizam 2%, no mínimo, ao eliminar erros e não-conformidade com a gestão de contratos. (IACCM)
  • 70 a 75% dos projetos que falham têm como causa principal problemas contratuais. (Abeerden)
  • A automação de contratos pode acelerar os ciclos de negociação em 50%.(Goldman Sachs)
  • Profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam de 35 a 50% do seu tempo pesquisando informações. (IDC)
  • As empresas alcançam melhorias de eficiência de 70 a 80% após remover processos manuais para adotar tecnologias digitais. (IDC)
  • As empresas que ficam sem papel reduzem seus erros de processamento em uma média de 90%. (BPTrends)
  • 77% das empresas geralmente sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada. (IACCM)
  • 55% experimentam problemas com as responsabilidades contratuais quando falta organização. (IACCM)
  • 48% das empresas têm desafios relacionados às alterações de preços e prazos de entrega. (IACCM)

Para finalizar, vale destacar que, segundo a Gartner, até 2023, a inteligência artificial trará 30% mais eficiência ao processo de negociação de contratos e conclusão de documentos em organizações que implantam as principais soluções de gestão de contratos. 


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